Limitaciones del control interno

El sistema control interno es fundamental para permitir una gestión administrativa transparente. Se requiere como mecanismo de administración de los riesgos implícito en la acción organizacional. Es necesario para que su aplicación contribuya al logro de los objetivos, siendo, por tanto, un factor clave de éxito de la gerencia de las instituciones públicas y privada. Sin embargo, dicho sistema dista de ser infalible y se encuentra sujeto a múltiples limitaciones que pueden afectar su efectividad y eficiencia. Es por ello que solo ofrece una seguridad razonable a la dirección de la empresa en cuanto a la mitigación de los riesgos.

El sistema de control interno, según Rebaza y Santos (2015), por sí misma carece de la posibilidad de garantizar la eficiencia y eficacia de las acciones que se llevan a cabo en las organizaciones. Ello se debe a que el control interno “puede verse afectada por causas asociadas a los recursos humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno” (p. 55). Ciertamente, el control interno son un conjunto de medidas estructurales que diseña e intenta implantar la administración de una organización para minimizar la posibilidad de fallas, errores y hechos fraudulentos o de corrupción, pero son el factor humano quienes en definitivas deben aplicar esos controles. Siendo, en consecuencia, el control interno efectivo en la medida en que los miembros de la organización decidan utilizarla correctamente. Dependen entonces de un elemento cuya complejidad escapa del diseño del propio sistema de control.

Es importante que el talento humano, quienes ejecutan el control interno en su gestión cotidiana, entienda los alcances del mismo. Se debe contar con personas íntegras y adecuados valores éticos. Ello significa que una de las primeras acciones de control interno ocurre en el proceso de reclutamiento y selección del personal que ingresa a la organización. Sin embargo, sería ingenuo pensar que solo eso asegura la eficiencia de la aplicación del control interno. En muchos casos, las personas, sin importar sus características personales, su nivel educativo o condición social, puede ser objeto de presiones que la tienten a realizar actos que contravienen las medidas de control. Las razones de esto último caen en el campo de comportamiento humano, en la psicología y en el de otras disciplinas, que escapan de los límites del presente artículo. Pero es fundamental tener en cuenta que esa realidad existe.

Los sistemas de control interno lo ejecutan los seres humanos. Ese hecho explica muchas de las limitaciones que poseen como mecanismo que permite ofrecer una seguridad absoluta a la organización. No obstante, cuando está bien diseñado e implantado, sí ofrece una seguridad razonable. Dentro de las acciones más frecuentes y de mayor importancia que ejecutan las personas se encuentra la toma de decisiones. Esto resulta especialmente relevante en los niveles más altos de la empresa. Aquí entra en juego el juicio del tomador de decisiones, que muchas veces se encuentra sujeto a tiempo de respuesta apresurado, información incompleta o presión por los resultados que se esperan. Todo esto hace posible que exista importante margen de error que en muchos casos el control interno es incapaz de resolver.

Los seres humanos se encuentran propensos a cometer errores en la ejecución de sus tareas. Esos errores pueden suceder por descuido, desmotivación, desconocimientos, ignorancia o por cualquier factor que se asocia a la propia condición individual. En esta situación el control interno poco puede hacer. En este caso, la directiva debe diagnosticar estos problemas y tomar las medidas correctivas necesarias. Por ejemplo, motivar al personal, ofrecerle oportunidades de adiestramiento o darle el conocimiento suficiente con respecto a los procesos. En resumida cuenta, el control interno será tan eficiente como lo sean las personas que lo ejecutan. En ello existe una correlación directa.

Por muy bueno que sea el diseño del sistema de control interno, este pudiera ser superado por medio de la colusión de dos o más personas. Es decir, pueden acordar acciones en conjunto para sacar provecho de la empresa de forma deshonesta. Pueden actuar de un modo concertado para eludir las medidas de control. Esto es posible sobre todo cuando conocen muy bien el diseño del sistema y detectan posibles fallas en el mismo. Esto es perjudicial en cualquier circunstancia, pero puede ser sumamente peligroso cuando ocurre en la cima de la organización. Que un grupo de trabajadores operarios se pongan de acuerdo para defraudar a la empresa genera pérdidas económicas que en muchos casos es de poca cuantía. Ahora bien, cuando esa acción deshonesta sucede en los altos niveles de la institución, generalmente de trata de montos muy elevados. En muchas oportunidades esa cuantía puede colocar en riesgo la estabilidad de la organización.

Siguiendo las ideas de Rebaza y Santos (op. cit.), el control interno también se enfrenta a limitaciones materiales. En muchas ocasiones la implantación de un sistema de control interno resulta costoso, pudiendo incluso superar los beneficios que este genera. Es esencial, entonces, determinar cuál es el objetivo preciso, que se busca con el diseño e implantación del control interno. Para esto se debe identificar los riesgos que se pretende minimizar, así como el costo e impacto de los mismos en el éxito de la gestión administrativa. Por ejemplo, adquirir un sistema informático de administración de la nómina que requiera actualizaciones periódicas y mantenimiento, que realiza un personal especializado, para controlar una organización en la cual laboran cinco personas sería un gasto excesivo. Ello si se observa y cuantifica el riesgo potencial que pudiera existir al efectuar los pagos al personal. Es decir, el pago ocasional de forma indebida a uno o varios trabajadores pudiera generar una perdida inferior que lo que se requeriría para el mantenimiento del sistema informático. Tal vez con una simple hoja de cálculo se pudiera manejar esa nómina. Con revisiones o exámenes periódicos luego se pudieran detectar las fallas en los pagos.

Otra limitación del control interno se relaciona con el entorno que influye en las organizaciones. Cada vez es más notable la presión que existe en la sociedad, en los grupos de interés, en los mercados y en todo lo que envuelve la competencia que se traducen en mayores exigencias que se hacen a las instituciones. Los cambios tecnológicos, políticos, económicos, culturales y de otra índole hacen que ocurran transformaciones a una velocidad tal que las empresas se les dificulta responder con prontitud. Esta realidad puede afectar a los sistemas de control interno que pudieran responder tardíamente ante esos cambios. Esa situación pudiera volver obsoletos al sistema de control interno. 

En conclusión, se debe tener presente cuando se diseñan los sistemas de control internos, que los mismos distan de ser las soluciones mágicas que resuelven de forma automática los problemas de riesgos a los cuales se enfrenta la organización. El control jamás puede ser infalible o absoluto. Evidentemente, ello es así debido a las limitaciones que estos sistemas poseen. Pero a pesar de todo, sería un grave error que producto de esas limitaciones se menospreciará la importancia y necesidad del control interno. Una institución pública o privada que carezca de un sistema de control interno, o posea uno débil o mal diseñado, tendrá alta probabilidad de ser víctima de múltiples riesgos que pondrán en peligro su estabilidad y supervivencia.

Bibliografía

Rebaza, C. y Santos, T. (2015). Factores administrativos-políticos que limitan la gestión del órgano de control institucional en el Gobierno Regional de La Libertad. Ciencia y Tecnología, Año 11, Nº 1, 53-70. [Fecha de consulta 01 de julio de 2015]. Disponible en: <http://revistas.unitru.edu.pe/index.php/PGM/article/viewFile/909/834>

DEL AUTOR

Licenciado en Administración de Empresa y Contador Público Colegiado (UJMV). Especialista en Finanzas de Empresa (USM) y en Gerencia Pública (UNIMET). Maestría en Gerencia de Empresarial y Especialista en Moneda e Instituciones Financiera (UCV-Pendiente de Trabajo de Grado) y Maestría en Administración de Negocio (UNA). Diplomado en Investigación (UPEL). Ha realizado más de 60 cursos de formación Fue contralor municipal en el estado Miranda, cargo que ocupó por más de seis años. Se ha desempeñado como auditor, supervisor y jefe de crédito, jefe de auditoría, jefe de administración y finanzas, director de administración.