La gestión del conocimiento es un enfoque estratégico y sistemático que se centra en la creación o identificación, captura, almacenamiento y uso efectivo, primero, de la información y luego del conocimiento que esta genera dentro de una organización (Rodríguez-Ponce, 2007). Este conocimiento puede incluir información, habilidades, experiencias y perspectivas que son valiosas para el éxito de la empresa. La gestión del conocimiento implica el uso de tecnología, procesos y políticas para facilitar la cooperación, el aprendizaje y la innovación dentro de la organización. Según Alavi y Leidner (2001), la gestión del conocimiento se define como un proceso de captura, distribución y utilización del conocimiento para crear valor para la organización. El mismo involucra la identificación de conocimientos críticos, la codificación y la transferencia de estos conocimientos a través de sistemas de información y la creación de una cultura de formación y colaboración. La administración del conocimiento es fundamental para las empresas que buscan mantenerse competitivas en un entorno empresarial cada vez más complejo e incierto. Al aprovechar el conocimiento y la experiencia de sus empleados y socios, una organización puede ser más innovadora, ágil y efectiva en la toma de decisiones.
La gestión del conocimiento es crucial para el desempeño exitoso de las empresas en el entorno competitivo actual. Esto implica el aprovechamiento de la base del conocimiento colectivo que se genera en la compañía, aunque ello pasa, en principio, por el nivel tácito o individual. En la era de la información y la tecnología, las habilidades, destrezas y competencia del personal son elementos cruciales para el éxito de cualquier organización. En tal sentido, el conocimiento es un factor clave y las empresas que se distinguen por generar mayores de niveles de conocimientos son la que poseen ventajas competitivas sostenibles y una mejor posición en el mercado. Ellas son capaces de combinar y coordinar sus recursos tradicionales de un modo distinto, por lo cual pueden entregar un valor diferencial a sus clientes (Rodríguez-Ponce, 2007). Esto supone que la gestión del conocimiento tiene un papel fundamental en los resultados provechosos de la entidad en un entorno competitivo y dinámico, ya que ayuda a las empresas a mantenerse al tanto de los últimos avances tecnológicos y tendencias de mercado. Es tal su relevancia que debe ser una función vital para la dirección de la corporación.
La gestión del conocimiento como acto estratégico va más allá de intentar de generar nuevos productos o servicios, incentivar la innovación o fomentar la creatividad interna de la organización. Incluso supera la búsqueda de mejores resultados en la productividad o reducción de costos. Todo esto es fundamental y por supuesto que se logra con más y mayores conocimientos; sin embargo, el manejo del conocimiento como propósito esencial de la empresa conduce, como señala Rodríguez-Ponce (2007), al diseño e implantación de estrategias novedosas que tienen como consecuencia el logro de ventajas competitivas en la compañía. Todo esto significa un salto que aparta a las organizaciones del modo tradicional de llevar a cabo sus negocios a otro en el cual el talento humano y los activos intangible cobran protagonismo, por encima de los activos físicos o el propio capital financiero (Bravo y Muñoz, 2021). Aquí entra en juego el binomio humano-tecnología, como factor determinante en el éxito corporativo.
La gestión del conocimiento es un proceso continuo que abarca tanto la creación como la acumulación y la transferencia del mismo. Según Rodríguez-Ponce (2007), siguiendo a Nonaka y Takeuchi-1995, el conocimiento nuevo surge de forma individual, es decir, el sujeto lo crea o adquiere como un hecho personal, pero al difundirlo a otros se transforma en elemento valioso para la organización de la cual forma parte. Es justamente ese compartir lo que justifica la relevancia del conocimiento como factor de cambio y transformación. Todo conocimiento que existe, pero que por alguna razón se retiene, es inútil tanto para el individuo, como para la sociedad. Entonces, gestionar el conocimiento se inicia de una dinámica de interacciones que resulta en una espiral que se encuentra en constante crecimiento. Es un sistema que se transforma y se muestra en incesante movimiento dentro de las organizaciones y que se traduce en un desarrollo permanente de las mismas.
Según Pedraja-Rejas et al. (2006), la gestión del conocimiento encuadra tres fases. La primera, la creación, que corresponde a explorar, combinar y descubrir el conocimiento por medio de la práctica. El personal de una empresa en su labor rutinaria generar novedosos conocimientos por medio de intercambio de ideas o experiencias, procesos de comunicación y por la propia interacción con otros individuos con los cuales conviven. Otro modo de producir conocimiento se logra en virtud de la investigación sistemática. En segundo lugar, se encuentra el compartir el conocimiento. Esto supone la transferencia y el difundir lo que se conoce o se sabe. En esta instancia el conocimiento se transforma en un bien valioso y útil para la compañía y para los propios individuos. Es la suma de las partes, que resulta de mayor valor que el conocimiento parcelado e individual (Rodríguez-Ponce, 2007). Por último, se aplica el conocimiento. Ello implica, lograr que el conocimiento genere las sinergias necesarias para que se transforme en resultados útiles, tales como nuevos bienes o servicios, o mejoras de los existentes. Adicionalmente, el uso de ese conocimiento se puede traducir en una mejor capacidad para tomar decisiones informadas, lo cual fortalece la calidad de la misma.
La administración del conocimiento como sistema organizacional debe articular los elementos humanos, organizativo y tecnológico (Núñez y Alfonso, 2023). Esto origina una sinergia creativa que fortalece la vida de la empresa y la prepara para contar con las herramientas necesarias para enfrentar un entorno complejo y lleno de incertidumbre. Una adecuada administración del conocimiento genera las condiciones ideales para mejorar el desempeño y lograr ventajas competitivas. Como explican los autores mencionados, se debe describir y diagnosticar el contexto de la entidad y luego crear un plan de acción que oriente al personal en cómo gestionar la información y transformarla en conocimiento útil para alcanzar los objetivos de la corporación. Ello supone que el manejo del conocimiento empresarial es una actividad consciente, formal y planificada. Es decir, debe existir una intencionalidad por parte de la dirigencia para servirse de los conocimientos que emanan de la compañía. Crear, almacenar, reproducir y aprovechar los saberes corporativos es fundamental para el destino del negocio, más en un medio ambiente en el cual la competencia se basa en el capital intelectual, más que en los activos tangibles.
La tecnología desempeña un papel vital en el manejo del conocimiento de las empresas. Ello debido a que la tecnología se puede utilizar como una herramienta para la creación, almacenamiento y transferencia del conocimiento dentro de la organización. En la actualidad el manejo de información es un factor clave de éxito y los medios tecnológicos facilitan la tarea de transformarla en conocimiento útil. Además, permite su procesamiento, distribución y comprensión de un modo ágil y eficiente. Los sistemas de información gerenciales son poderosos apoyo para la toma de decisiones informadas. Asimismo, el conocimiento es un activo para la entidad, intangible, pero esencial para su supervivencia y desarrollo. La misma se encuentra disponible en forma de documentos, métodos, procedimientos, habilidades que se plasman en manuales u otros tipos de escritos, relaciones, experiencia y demás fuentes que se protegen con el uso de tecnologías, tales como repositorios internos, intranet, minerías de datos, sistemas web y colaborativos, sistemas de bases de dato, entre otros (Núñez y Alfonso, 2023).
El conocimiento en las organizaciones puede ser explícito y tácitos. El primero es relativamente fácil de reproducir, debido a que se encuentra generalizado en la corporación y se tiene disponible por medios formales dentro de ella. La mayoría puede acceder a ese conocimiento cuando lo requiera y usarla para sus fines personales u organizacionales. Esta clase de saber no depende de un individuo en particular. Por su parte, el tácito es un conocimiento que existe y se maneja, pero que carece de formalización como componente de la estructura organizacional, debido a que pertenece a las personas que conforman los equipos de trabajo. Es propiedad del sujeto que lo posee como elemento propio de su intelecto. Al respecto, señala Padilla-Ornelas y Martínez-Serna (2018), que este es subjetivo, complejo e intuitivo. Se vincula con la percepción de los individuos y depende de ellos compartirlo con los demás. En tal sentido, la dirección empresarial debe generar los mecanismos de incentivo y motivación que impulsen a los propietarios de ese conocimiento a transferirlo y que forme parte de los activos intangibles organizacionales. La democratización del conocimiento debe ser un rasgo esencial de la cultura de la entidad.
La cultura y la motivación son esenciales para el éxito de la gestión del conocimiento. Es fundamental para el desempeño exitoso contar con conocimiento novedoso, continuo y actualizado. Ello significa que la empresa debe fomentar una cultura de aprendizaje y de incentivo para la creación y uso del conocimiento de un modo que implique el uso del pensamiento crítico y reflexivo, más que pasivo o mecánico. Es decir, se debe buscar que la adquisición del conocimiento sea por vía activa, participativa; que supere el paradigma de la educación repetitiva y con poco sentido de pertenencia o de verdadera internalización (Rojas, 2012). Al respecto, se debe motivar y recompensar al personal por esa acción creativa que permite cultivar los saberes, las destrezas y habilidades en lo que ejecutan. Por su parte, la cultura organizacional, como lo expresa Rojas (2012), es la capacidad de la dirigencia de una entidad de movilizar, reforzar o modificar los valores, actitudes y creencias del grupo y amalgamarlos al conjunto de ritos, ceremonias, símbolos y mitos que se ajusten a logro de los objetivos estratégicos. Dicha estructura cultural busca ser un elemento de unión e identificación propia de cada institución. Con ella se pretende adherir a sus integrantes a fines u objetivos comunes de la organización que le permita a esta conducirse como un único cuerpo social.
La gestión del conocimiento contribuye a la innovación y creatividad en las empresas. El conocimiento es un aspecto crucial para el desarrollo de nuevas habilidades, destrezas y competencia del personal. También es fundamental para la inventiva, creación, mejora, o transformación de productos o servicios que entrega la entidad a sus clientes. Es un factor de fortalecimiento continuo que se traduce en ventajas competitivas sostenibles. Ello es una facultad esencial para estar a tono en un ambiente complejo, volátil y lleno de constante cambio. El manejo eficiente del conocimiento en la corporación ofrece la posibilidad de generar alternativas de trabajo novedosas que permiten agregar valor (Rojas, 2012). Dicha actividad se debe articular con los planes estratégicos, los objetivos y metas institucionales. En tal sentido, no debe ser un proceso marginal que desarrolla alguna dependencia o que se deba dejar a la suerte o producto de iniciativas individuales. Es tanta su relevancia que debe ser un movimiento liderado por la alta espera del negocio. Debe ejecutarse con la convicción necesaria para solidificar la estructura competitiva de la compañía. Se debe tener presente que la gestión del conocimiento posibilita la adaptación al modelo global del entorno (Rojas, 2012) y asegura alcanzar estándares superiores de calidad.
La creación o captura, acumulación, almacenamiento, transmisión y uso del conocimiento tiende a mejorar la eficiencia de los procesos de negocio. Investigaciones llevadas a cabo por Padilla-Ornelas y Martínez-Serna (2018) y Bravo y Muñoz (2021), han demostrado que existe una relación directa entre la gestión del conocimiento y el desempeño de las empresas. Estos autores indica que estudios realizados por Darroch (2005), Estrada y Dutrénit (2007), Giampaoli et al. (2017) y Migdadi, Zaid, Yousif y Almestarihi (2018), muestran resultados empíricos positivos en cuanto al vínculo que hay entre la gestión del conocimiento y el éxito de las organizaciones. Con el adecuado manejo y aplicación del conocimiento es posible fortalecer los procedimientos, actividades y tareas que se ejecutan habitualmente en la empresa. Saber qué y cómo hacerlo de forma oportuna, con el menor costo y con los mínimos errores o desperdicios son producto de la experiencia y el conocimiento que de ella se genera. Esta fortaleza crea flujos de trabajo más productivos y menos redundante en todas las etapas. Así, se tiene la certeza de lo que se debe realizar y una mayor seguridad en los resultados que se esperan. Por consiguiente, apropiarse del conocimiento para su uso en las distintas áreas de la organización es fundamental para incrementar los niveles de desempeño.
Para finalizar, la gestión del conocimiento requiere un liderazgo fuerte y comprometido. El liderazgo debe ser capaz de establecer una visión clara y un plan de acción para la gestión del conocimiento, y motivar a los demás a apoyar las iniciativas de aprendizaje y trabajar juntos para alcanzar los objetivos empresariales. Es preponderante que la dirigencia de la empresa asuma la responsabilidad de la formación permanente de su talento humano. Ello es fuente de captación y apropiación del conocimiento, en principio, tácito, pero en función a las estrategias organizacionales y su propia cultura se transforma en explícito o colectivo. La formación del personal permite el desarrollo de su creatividad y genera en ellos una capacidad de pensamiento crítico que nutre la posibilidad de innovar y transformar la realidad. Otra tarea elemental del liderazgo debe ser la búsqueda de la sistematización de las experiencias de trabajo que se acumulan en su entidad (Rojas, 2012). Aquí se encuentra un causante de conocimiento robusto y abundante. Sistematizar se trata de ordenar, clasificar e interpretar la información que se produce de la vida cotidiana y se transforma en información tangible, estructurada, clasificable, categorizada y, por ende, posible de relacionar y analizar para su posterior teorización y conversión en conocimiento útil.
Referencias
Alavi, M., & Leidner, D. E. (2001). Gestión del conocimiento y sistemas de gestión del conocimiento: fundamentos conceptuales y cuestiones de investigación. MIS Quarterly, 25(1), 107-136.
Bravo Cedeño, M y Muñoz Salgado, R. (2021). Gestión del Conocimiento para elevar niveles de desempeño laboral en las Pymes. Revista E-IDEA Journal of Business Sciences, 3(9), 1-12. https://doi.org/10.53734/eidea.vol3.id8
Núñez Marín, G. y Alfonso, I. (2023). Modelos de Gestión del Conocimiento en las Instituciones de Educación Superior: una revisión de literatura. Gecontec: Revista Internacional de Gestión del Conocimiento y la Tecnología, 11(1), 1-16. https://gecontec.org/index.php/unesco/article/view/126/114
Padilla-Ornelas, P. y Martínez-Serna, N. (2018). Gestión del conocimiento y su influencia sobre el desempeño organizacional en las empresas de Aguascalientes. Investigación y Ciencia, (26)75, 55-65. https://www.redalyc.org/journal/674/67457300007/html/
Pedraja-Rejas L, Rodríguez-Ponce E y Rodríguez-Ponce J (2006). Sociedad del conocimiento y dirección estratégica: Una propuesta integradora. Interciencia. 31, 570-576.
Rodríguez-Ponce, E. (2007). Gestión del conocimiento y eficacia de las organizaciones: un estudio empírico en instituciones públicas. Interciencia, 32(12), 820-826. Recuperado en 18 de abril de 2023, de http://ve.scielo.org/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0378-18442007001200006&lng=es&tlng=es.
Rojas, C. (2012). Cultura organizacional y gestión del conocimiento: un abordaje desde las Ciencias Sociales. Novum, (2), 114-125.
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