Una auditoría es básicamente una
investigación. Siendo así, ¿qué es investigar? Como primera aproximación al
término “investigación”, se puede hacer referencia a la etimología de la
palabra. La misma proviene del latín in (en) y vestigare (hallar, inquirir,
indagar). Por su parte, investigare proviene de vestigium, que pudiera señalar
“en pos de la huella”, es decir, “en busca de una pista” para ubicar, localizar
o encontrar algo. De ello parte el uso básico del término en el sentido de
“averiguar o descubrir algo que se desconoce”. Corresponde entonces, la palabra
investigar, a un término asociados a la idea de indagar averiguar, buscar,
escudriñar, con el propósito de saber algo acerca de una cosa.
El trabajo del auditor, que
consiste en el examen integral de la organización, o una parte de ella, se
realiza siguiendo criterios específicos que pretende ofrecer objetividad a los
resultados que se obtienen. El auditor efectúa su trabajo con el propósito de
emitir una opinión razonable con respecto a lo que observó durante su labor.
Dicha opinión se debe sustentar en un conjunto de evidencias que recabó en su
oportunidad luego de la aplicación de las pruebas de auditoría. La evidencia de
auditoría es la información que recoge el auditor dentro de su trabajo de
investigación, con la cual le es posible llegar diversas conclusiones
(Estupiñan, 2007). Ellas son una suerte de elementos probatorios que comprenden
documentos físicos o virtuales, así como registros y otros elementos que
confirman lo que se sustenta en el informe de auditoría.
Las evidencias de auditoría son los
elementos probatorios que permiten sustentar las opiniones que emite el
auditor. Ellas se obtienen al aplicar las distintas pruebas que se realizan
durante el trabajo de investigación. La Norma de Auditoría Internacional (NIA) 500,
en el punto 5 “De las definiciones”, literal c, precisa como evidencia la
“información que usa el auditor para obtener las conclusiones en las que se
basa su opinión como auditor”. También señala que “la evidencia de auditoría
incluye la información contenidos en los registros contables que subyace a (sic)
y/o es soporte de los estados financieros y otra información”. Como sustentos
de la auditoría las evidencias deben ser verificable, es decir que cualquiera
puede comprobar su existencia, pertinencia y objetividad. Esto asegura la
transparencia e imparcialidad del trabajo que se realizó, así como de las
conclusiones a las que se llegó. Por tanto, las evidencias deben ofrecer la prueba
de la existencia de lo que el auditor afirma, obtuvo en su examen o
investigación de campo o documental.
Para Arens, Elder y Beasley (2007),
las evidencias de auditoría son “cualquier tipo de datos que utiliza el auditor
para determinar si la información que está auditando ha sido declarado de
acuerdo con el criterio establecido” (p.5). Esto indica que el rango o los
tipos de evidencias que puede recopilar el auditor son muy amplios. En tal
sentido, las evidencias pueden ser testimonios orales del auditado o cliente,
las comunicaciones escritas que se obtiene de fuentes externas, las
observaciones que efectúa el auditor al constatar los registros, libros,
inventarios, procedimientos y tareas realizadas en la empresa, entre otros. Son
muchas las fuentes que pueden generar evidencias. Todo va a depender de los
objetivos del auditor y de la información que desea obtener.
Como menciona la NIA 500 las
evidencias de auditoría son importantes debido a que sustenta la opinión del
auditor en el dictamen relativo. Las evidencias manifiestan en sí misma la
transparencia, objetividad y profesionalismos con el cual el auditor cumplió
sus funciones. Cada opinión, información o juicio que emite el auditor debe
estar suficientemente respaldado con medio probatorios. Por tanto, las
evidencias resultan de suma importancia para sustentar la pulcritud y calidad
del trabajo llevado a cabo en el proceso de auditoría. Son la columna vertebral
o materia prima con la cual el auditor ofrece un producto acorde a los
principios y normas que respalda la precisión de lo que el auditor expresa en
su informe de auditoría.
Por su parte, para Fonseca (2007), la evidencia
es acumulativa y se encuentra constituida por libros contables, registros y un
conjunto de documentos que él llama “sustantivos”, tales como: cheques,
transferencias bancarias, facturas, contratos, entre otros. En fin, las
evidencias que recaba un auditor pueden ser de muchas fuentes y de diversos
tipos. Lo importante es que las evidencias sean pruebas tangibles, verificable,
y demostrable su existencia, para que sean útil en el sustento de lo que el
auditor comunica de manera formal. Solo así, quedará demostrado la seriedad,
objetividad y calidad de la auditoría que se llevó a cabo.
De
acuerdo con la NIA 500 las evidencias deben ser suficientes y apropiadas. Para
ello el auditor debe realizar las pruebas que consideren pertinentes y apropiada
a los eventos o circunstancias que se investigan. Al respecto Estupiñan (Op
cit) opina que se deben usar pruebas selectivas o sistema de muestreo
estadísticos y no estadísticos, que permita extraer información de la revisión
que se realiza. Con esto será posible lograr una seguridad razonable en cuanto
a los procesos, procedimientos, actividades, cifras y presentación de los
estados financieros que permitirán emitir una opinión que se plasmará en el
informe de auditoría.
Al
momento de diseñar y aplicar los procedimientos de auditoría es necesario tener
en cuenta la confiabilidad, relevancia y pertinencia de los elementos
probatorios que forman parte de las evidencias. Para ello, se debe considerar
la fortaleza del sistema de control interno que posee la empresa. Mientras que
el control interno sea más robusto, mayor será el grado de seguridad que tendrá
el auditor con respecto a las evidencias que recaba y el valor probatorio de
las mismas. Caso contrario cuando el control interno es deficiente. En esa
circunstancia debe extremar las medidas para obtener elementos probatorios
pertinentes. Ello le exigirá el cuidado en cuanto al diseño y aplicación de las
pruebas, así como el control de las mismas.
Las
evidencias de auditoría se obtienen luego de aplicar algún tipo de prueba,
sujetas a un determinado método. Dicho método se refiere a los procedimientos
de auditoría que son el grupo de técnicas que utiliza el auditor para recopilar
la información que necesita para cumplir con su labor de investigación. Cuando
se habla de técnica se hace referencia a las herramientas e instrumentos de
trabajo que se utilizan dentro del examen que ejecuta el auditor (Mendivil,
2010). Tales herramientas pueden ser,
por ejemplo, cuestionarios, guía de entrevistas, guías de observación, cuadros
resumen, análisis de datos, entre otros. Entonces, los métodos de auditoría
definen los procedimientos y técnicas empleadas para obtener las evidencias.
Para Hurtado de Barrera (2010), las técnicas corresponden a los procedimientos
y actividades que ejecuta el investigador, en este caso el auditor, con el
objetivo de recopilar la información necesaria que le permita alcanzar el
conocimiento suficiente para llegar a conclusiones pertinentes. Debido a ello
el auditor tiene la posibilidad de emitir una opinión razonable con respecto a
las circunstancias o hechos que se examinan.
Los
procedimientos de auditorías incluyen dos tipos de pruebas, la de control y las
sustantivas. La primera son aquellas que se realizan para obtener evidencia de
auditoría sobre la adecuación del diseño y operación efectiva de los sistemas
de contabilidad y de control interno. La otra prueba se lleva a cabo para
obtener evidencia de auditoría para detectar representaciones erróneas de
importancia en los estados financieros.
Las
evidencias forman parte de los papeles de trabajo que forma el auditor. Las
pruebas que realiza, sus actividades y tareas, así como todo aquello que sea
relevante se debe registrar para que exista la constancia de la labor que lleva
a cabo el auditor. Esto es fundamental para documentar que los procedimientos y
técnicas que se emplean durante la auditoría se ajustan a los principios y
normas que rigen la materia. Esto permite tener la seguridad razonable de la
calidad de los resultados que el auditor logra con su trabajo y que le permite posteriormente
emitir su opinión en el informe de auditoría. Los papeles de trabajo son los
documentos en los cuales el auditor registra, asienta y respalda los datos e
información que recopila en el transcurso del examen o investigación que
realiza (Mendivil, 2010). Los resultados de las distintas pruebas que el
auditor aplica se reseñan en sus papeles de trabajo. Esos resultados se deben
respaldar con suficiente evidencia, que debe ser, además, apropiada a la
circunstancia. Con esto se puede demostrar la transparencia y confiabilidad de
la labor que el auditor ejecuta.
El
auditor debe obtener suficientes evidencias en el desarrollo de su trabajo.
Además, debe estar seguro que las mismas sean apropiadas. Con ellos es posible
que reduzca de manera aceptable los riesgos que existen en
cualquier auditoría. Al lograr esto existe la posibilidad cierta de emitir una
opinión razonable, así como derivar conclusiones ajustadas a los hechos. Por
tanto, es muy importante el diseño y aplicación de los procedimientos de
auditoría acorde con la naturaleza de la tarea que realiza. En tal sentido,
debe prestar especial atención en las pruebas que realiza, las cuales deben
estar apegadas a estrictos controles de calidad que permita tener la seguridad
razonable de los resultados que arroja. En todo caso, es fundamental que el
auditor considere los factores relevantes y utilice su buen juicio profesional.
Cuando
se indica que las evidencias deben ser apropiadas, la NIA 500 la asocia a la
medida de la calidad de las mismas. Por su parte, la calidad se asocia a la
relevancia y confiabilidad de las evidencias en cuanto a la posibilidad de
proporcionar los soportes para las conclusiones que justifican la opinión del
auditor. La confiabilidad de las
evidencias depende de su fuente de origen y su naturaleza, relacionada con las circunstancias particulares existente al momento de su obtención. Con respecto a la suficiencia de las
evidencias, Estupiñan (Op. cit) señala que ocurre cuando la cantidad de las
mismas sirve como medio de prueba de una determinada opinión del auditor.
Además
de lo que se señala en la NIA 500 con respecto a que las evidencias deben ser
suficientes y apropiadas, Arens et al (Op. cit.) indica que adicionalmente las
mismas deben ser competentes o confiables, y además relevantes. “La competencia
de la evidencia refiere al grado en que las evidencias pueden considerarse como
creíble o digna de confianza” (p. 164). Las evidencias competentes permiten al
auditor llegar a conclusiones sobre la imparcialidad de la información que se
presentan en los estados financieros. Para los mencionados autores, los
términos competentes y confiables son sinónimos. Por su parte, la relevancia
ocurre cuando las evidencias se encuentran relacionadas o son relevantes para
el objetivo de la auditoría. Es decir, que los elementos probatorios permiten
lograr el objetivo que se persigue en el examen que se realiza. Justamente, el
objetivo o finalidad de la auditoría influirá en el alcance, así como en el diseño
de los procedimientos que ejecutará el auditor. De acuerdo al objetivo que se
plantea se aplicará determinada prueba, técnica y herramientas.
Al respecto, para
Gustavo Cepeda (1997), las evidencias que obtiene el auditor en el transcurso
de su trabajo deben ser válidas, apropiadas y consistentes. Se refiere el autor
a la validez de las evidencias cuando las mismas se recopilan de una fuente
independiente a la empresa. Esta situación permite tener mayor confianza de la veracidad de la
información. Asimismo, existe menos posibilidad de manipular las evidencias
cuando ellas se reciben de fuentes externas. Por ejemplo, una confirmación de
saldos bancarios obtenido del banco que maneja la cuenta de la empresa, tiene
mayor seguridad que si se recaba del propio cliente. De igual manera, cuando
las evidencias se obtienen de una organización que tiene un control interno
satisfactorio, las mismas generan mayor confianza, que cuando la institución
posee un control interno deficiente (Cepeda, ibidem). Adicionalmente, las
evidencias que recaba el auditor por medio de la aplicación de procedimientos
de auditoría que emplea de forma directa, es mucho más confiable que la que obtiene
de manera indirecta. Cuando la evidencia la recopila el auditor luego de
aplicar un examen físico, una inspección u otra técnica, tiene la certeza
razonable de que la información que obtiene es consistente con los hechos. Asimismo,
su opinión será diferente si la información se la suministra un tercero dentro
de la empresa. Pudiera tener una duda razonable de la confiabilidad de la misma.
El
auditor basa sus conclusiones, opiniones y dictamen en las evidencias que
recaba. Por ellos debe asegurar que las mismas sean suficientes y oportunas. La
mayor parte de su trabajo consiste en obtener y evaluar esas evidencias, por lo
cual debe prestar especial atención con esta actividad. Ello le exige la
planeación, diseño y aplicación de los procedimientos de auditorías que sean
necesarios. De acuerdo a la NIA 500, los procedimientos de los que puede
valerse en auditor son, entre otros: las inspecciones, observaciones,
confirmación, recálculos, reproceso y procedimientos analíticos. En todo caso,
es fundamental la gestión que realiza el auditor para proveerse de las
evidencias necesarias que sustente su trabajo. De ello depende el éxito de su
labor y de la calidad del servicio que presta a su cliente. Ningún esfuerzo
adicional estará demás.
Referencias Bibliográficas
Ander Egg, E. (2011). Aprender a investigar: nociones básicas para investigación social. 1ª
ed. Córdoba-Argentina: Editorial Brujas.
Arens, A., Elder, R. y Beasley, M. (2007). Auditoría. Un enfoque integral. 11va ed.
México: Pearson Educación.
Cepeda, G. (1997). Auditoría
y control interno. Santafé de Bogotá: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
Fonseca Luna, O. (2007). Auditoría gubernamental moderna. 1ª ed. Lima: Instituto de
Investigación en Accountability y Control-IICO.
Hurtado de Barrera, J. (2010). Metodología de la investigación: guía para la comprensión holística de
a ciencia. 4ª ed. Caracas: Quirón Ediciones.
Norma Internacional de Auditoría (NIA) 500. Evidencia
de Auditoría.
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