El Sistema de Costo Basado en Actividades (ABC)

Las empresas para producir los bienes y servicios que ofrece a sus clientes asumen una serie de gastos y costos que significan sacrificios financieros. Son recursos que se consumen para poder cumplir sus objetivos. Sin ello, sería imposible generar ingresos, atender sus compromisos internos y externos y lograr ganancias. Por tanto, una de las funciones de mayor relevancia para su supervivencia y éxito es la gestión de sus costos. En tal sentido, debe calcular de una forma eficiente lo que le cuesta la producción lo que vende o el servicio que presta, determinar los ingresos que obtiene por las ventas e implantar un sistema de costos (Eslava-Zapata et al., 2022). Para esto necesita diseñar la estructura de costos y manejar los presupuestos correspondientes. Se requiere que pueda reunir, organizar y comunicar toda la información posible con respecto a sus operaciones (Rojas Ruiz et al., 2016). Al final, se busca contar con herramientas que posibiliten conocer los costos unitarios, los precios de venta y la consecuente rentabilidad. 

Un sistema de costos adecuado permite a una empresa el control que requiere para facilitar el logro de sus metas y objetivos (Rojas Ruiz et al., 2016). Con el mismo se busca obtener información precisa y oportuna para la toma de decisiones, tanto operativas como estratégicas. En tal sentido, como señalan Rojas Ruiz et al. (2016) y Gallegos et al. (2023), el sistema de costo se compone de un conjunto de procedimientos, técnicas, registros y documentos formales que se estructuran en función a una teoría contable de aceptación general. Los sistemas de costos se pueden clasificar en diversas categorías (Gallegos et al., 2023). Se tiene el costeo histórico o predeterminado. En otros casos, se gestiona como costos estimados o estándar, o según su comportamiento en variables y fijos o semivariables. También se encuentran los costos directos o por absorción. Además, de acuerdo con las prácticas de acumulación de los costos, se identifican como costos por órdenes de producción o pedido de trabajo, por proceso, híbrido y sistema de costo basado en actividades (Arias Montoya et al., 2010; Gallegos et al., 2023). Con respecto a este último se ofrecen algunos comentarios. 

El sistema de costo basado en actividades, también conocido como ABC por sus siglas en inglés (Activity-Based Costing), es una poderosa herramienta que permite a las empresas medir con precisión sus costos y la eficiencia del desarrollo de sus actividades (Arias Montoya et al., 2010). Además, fortalece la gestión de sus recursos. Con esta metodología los costos indirectos y gastos generales se asignan a las actividades que forman parte del proceso de producción en función al consumo real de recursos que cada una de ellas amerita (Arias Montoya et al., 201; Coronel y Zapata, 2022). Ello implica que la distribución de costos indirectos no se realiza de modo uniforme como ocurre en los métodos tradicionales. Con el sistema ABC las empresas identifican con mayor certeza las actividades que generan costos y calculan con más exactitud el impacto de las mismas en el costo total de producción. Esto les facilita tomar decisiones con información de calidad acerca de qué actividades se podrían optimizar, eliminar o externalizar para reducir costos y mejorar la eficiencia operativa. Asimismo, al asignar los costos con mayor razonabilidad a los productos o servicios, las compañías pueden establecer precios adecuados que reflejen mejor el valor real de ellos.

En los sistemas de costos tradicionales, tanto por órdenes de trabajo o por proceso, se conoce la veracidad de los costos directos de materiales y mano de obra, no así, los costos o gastos indirectos de fabricación. En el sistema ABC también resulta evidente asignar los costos directos a los bienes o servicios que se producen. Sin embargo, aquí la distribución de los indirectos se realiza con mayor eficiencia y exactitud (Saeed et al., 2023). Ahora bien, con los primeros, los indirectos se calculan y se prorratean a los productos en función una tasa como base de asignación que, en muchos casos, guardan poca relación con las características o condiciones del producto. Algunos de esos criterios de aplicación son la cantidad de horas de trabajo que se necesitan para transformar la materia prima, las horas máquinas, la cantidad de materiales, entre otros. Ello conduce a debilidades como la sub o sobre estimación de costos. Es decir, existen productos que se le asigna costos por debajo de lo que corresponde y a otro se les castiga con costos superiores a los que debería recibir como parte de su estructura. Por otro lado, en el sistema ABC se asignan los costos de fabricación de acuerdo con el consumo de recursos de cada una de las actividades requeridas para la conversión de la materia prima o la generación del servicio.

El sistema ABC emplea generadores de costos para cada una de las actividades. En este, los recursos se asignan primero a las actividades específicas que causan el costo, ello independiente de si se vinculan, o no, de modo directo con la producción (Sabogal-Rivera, 2023). Luego, los costos de estas actividades se relacionan con los productos o servicios según su consumo o uso de recursos. Es decir, se busca establecer una "relación causa-efecto" entre las actividades que se realizan y los costos en los que se incurren (Sabogal-Rivera, 2023). Señala Sabogal (2023) que una de las características más importantes del ABC es su enfoque jerárquico en la asignación de costos. Se parte de identificar las actividades que requieren recursos, para después determinar cómo estos costos se transfieren a los productos o servicios finales. Se hace hincapié en lo fundamental de las actividades como consumidoras de recursos, en lugar de los productos o áreas específicas. Es aquí en donde radica la clave del sistema. En realidad, quienes consumen recursos y, por tanto, representan costos son las actividades que se ejecutan para producir los bienes o servicios. 

El sistema de costos ABC también destaca por su capacidad para abordar los costos indirectos con mayor precisión. En lugar de asignar estos a los productos o áreas, primero se relacionan con las actividades que los consumen (Coronel y Zapata, 2022). De esta forma, se puede identificar de modo más claro el verdadero impacto de cada actividad en los costos totales de la empresa. Es un sistema que sobresale por su capacidad para gestionar con exactitud los costos de fabricación. En los métodos tradicionales agregan estos costos de forma directa a los productos o áreas (Sabogal-Rivera, 2023). Pero en el ABC los vinculan primero con las actividades que los consumen. Con esta metodología se identifica con claridad el efecto real de las distintas actividades en los costos totales de la entidad. Ello supone alcanzar un mejor control de costos, conocer con certeza razonable lo que cuesta producir un determinado bien y, por ende, contar con información de calidad para tomar decisiones. 

En el entorno empresarial actual, donde la competencia es feroz y la eficiencia es clave para el éxito, el sistema de costo ABC emerge como una herramienta invaluable. Al entender no solo los costos directos que se relacionan con la producción, sino también los costos indirectos que se asocian con actividades específicas, las organizaciones poseen la posibilidad de tomar decisiones estratégicas más informadas (Saeed et al., 2023). Al adoptar el ABC, las corporaciones pueden describir los costos en función de las actividades que realmente los generan. Esto proporciona una visión más detallada de cómo se utilizan los recursos y dónde resulta posible efectuar mejoras para optimizar la eficiencia y reducir los costos innecesarios. Dicho sistema representa un avance en la contabilidad al ofrecer un panorama más preciso y concreto de cómo se distribuyen los costos en una entidad. Al identificar y relacionar los costos indirectos con las actividades pertinentes, las organizaciones fortalecen su toma de decisiones, controlan su rentabilidad y logran mantenerse competitivas en un mercado en constante evolución. 

Como se puede inferir, los beneficios del sistema ABC son numerosos. Permite recopilar información detallada y precisa para la toma de decisiones estratégicas (Saeed et al., 2023). Asimismo, posibilita descubrir actividades que disminuyen valor a los procesos productivos de la empresa. Cuando se logra su identificación es posible modificarlas, mejorarlas o eliminarlas si las mismas se consideran superfluas (Gallegos et al., 2023). Con ello se posee un medio impulsar la calidad de la gestión operativa. El manejo de datos correctos de los costos impide asignar de forma injusta costos y gastos indirectos a los bienes o servicios de la compañía. Así, se evita sub o sobre estimar costos en grupos de productos. Además, conocer con certeza la estructura de costos facilita tomar decisiones con respecto a políticas de precios, márgenes reales de rentabilidad, rendimiento en el uso de recursos y eficiencia en los procesos productivos. Al final, esto puede contribuir al logro de ventajas competitivas sostenibles. 

Si bien este sistema no resuelve por completo las carencias de los métodos tradicionales de costo, su empleo prudente y gradual puede llevar a sustanciales mejoras en la gestión de costos y procesos dentro de una entidad. Su implantación se recomienda en ambiente de alta competencia, donde la comprensión profunda de los costos resulta crucial para la supervivencia y el crecimiento de los negocios. También se justifica su aplicación cuando los costos indirectos son parte relevante de la estructura del producto y su control merece el esfuerzo. El uso de este sistema es más oneroso que los métodos tradicionales. Ello por la cantidad de tareas que implica y el estricto seguimiento de cada actividad. No obstante, lograr un manejo eficiente de los costos de producción se puede traducir en una ventaja competitiva que merece aprovecharse en un entorno complejo, en el cual cualquier mejora incremental es fundamental. 

En definitiva, el sistema de costo basado en actividades es una poderosa herramienta que puede transformar la manera en que las empresas gestionan sus procesos productivos y toman decisiones estratégicas. Su enfoque en las actividades como consumidoras de recursos y generadoras de costos lo convierten en una opción atractiva para aquellas organizaciones que buscan mejorar su rentabilidad y eficiencia operativa.

Referencias

Arias Montoya, L.;  Portilla de Arias, L., y Fernández Henao, S. (2010). La distribución de costos indirectos de fabricación, factor clave al costear productos. Scientia et Technica Año XVI, No 45. Universidad Tecnológica de Pereira. 79-84. ISSN 0122-1701.

Coronel Ortega, Z. V., y Zapata Sánchez, P. E. (2022). Influencia de la gestión de costos en los indicadores financieros de las empresas manufactureras. Ingenium Et Potentia, 4(6), 93–124. https://doi.org/10.35381/i.p.v4i6.1829

Eslava-Zapata, R., Chacón-Guerrero, E., y Parra-González, B. (2022). Relación entre los niveles de conocimiento y gestión de los costos de producción de los gerentes del sector gastronómico colombiano. Revista de Investigación, Desarrollo e Innovación, 12 (1), 35-44. doi: https://doi.org/10.19053/20278306.v12.n1.2022.14204.

Gallegos, C., Rodríguez, E. y Ortiz, V. (2023). Métodos de acumulación y asignación de costos en la práctica empresarial. Revista Perspectiva Empresarial, 10(1), 60-74. doi: https://doi.org/10.16967/23898186.739

Rojas Ruiz, E. S., Molina de Paredes, O. R., & Chacón Parra, G. B.  (2016). Un sistema de acumulación de costos para las empresas del sector agroindustrial frigorífico. Revista de la Facultad de Ciencias Económicas: Investigación y Reflexión, (24)2, 111-132. DOI: http://dx.doi.org/10.18359/rfce.2215

Saeed, A.; Widyaningsih, A.; y Khaled, A. (2023). Activity-Based Costing (ABC) in the Manufacturing Industry: A Literature Review. Journal of Developing Economies (JDE), (8)2, 261-270. p-ISSN: 2541-1012; e-ISSN: 2528-2018. https://doi.org/10.20473/jde.v8i2.40426.