Limitaciones de los Sistema de Costos Tradicionales

 

Los sistemas de costos tradicionales

Las empresas para generar beneficios deben incurrir en una serie de costos y gastos que son necesarias para el desarrollo de sus operaciones. Para poder vender un producto y obtener ingresos con ello debe suceder un conjunto de actividades previas, las cuales exigen el consumo de recursos, como, por ejemplo, la adquisición de los insumos y de los materiales requeridos para su fabricación, el pago del personal directamente involucrado, la puesta en almacén de los materiales e insumos, entre muchas otras. El seguimiento y control de esas erogaciones resulta en una tarea fundamental para la directiva de cualquier organización. Es por ello la relevancia de contar con sistemas de costos eficientes para la medición, que permita tener una correcta información con respecto a cuánto cuesta producir determinados bienes y servicios. Esto es importante para decidir cuáles son los precios de ventas que aseguren la adecuada rentabilidad del negocio. Sin embargo, los actuales sistemas de costos tradicionales muestran limitaciones que pueden afectar la exactitud de la información que se tiene para la toma de decisión.

Para el control de los costos se necesita establecer un conjunto de mecanismos que hagan posible conocer en un momento dado cuántos son en los que incurre la empresa para lograr obtener cada unidad monetaria que le ingresa por la venta de un producto o la prestación de un servicio. La carencia de esos controles pone en riesgo a la institución debido a la falta de información precisa y oportuna. El desconocer realmente los costos en los cuales se causan para elaborar un producto o prestar un servicio dificultan la determinación del precio que se debe asignar a los mismos, que sea suficiente para cubrir las erogaciones y asegurar la necesaria rentabilidad del negocio.

En este sentido resulta conveniente contar con un sistema de costos, el cual, según Cascani (2002) se define como:

el sistema de acumulación de costos es el conjunto de procedimiento, estructurado de acuerdo con las necesidades de cada caso en particular, mediante el cual se procede a la determinación, registro y análisis de los sacrificios económicos incurridos en pos de un objetivo determinado, así como del resultado alcanzado. (p. 37)

El sistema de costo, siguiendo a Jiménez, F. y Espinoza, C. (2007), tiene como objetivos relevantes los siguientes:

• Proporcionar información sobre los costos del servicio o producto.

• Determinar costos por productos, unidades, departamento, proceso y proyecto.

• Control de costos de producción, distribución, administración y financieros.

• Información para la toma de decisiones.

• Información para la planeación y control.

Los sistemas de costos desde el punto de vista práctico pueden clasificarse, de acuerdo con Jiménez, F. y Espinoza, C. (op. cit) de la siguiente manera:

1.- En atención a la fecha que se obtienen:

• Históricos o reales. Absorbente o directos.

• Predeterminados; estimado o estándar, a su vez, estos poder ser absorbentes o directos.

2.- En atención a la forma en que operan dichos sistemas.

• Absorbentes.

• Directos, marginales o variables.

3.- De acuerdo con las características de la producción.

• Órdenes de producción o proyectos, los cuales a su vez pueden ser históricos o predeterminados, estos últimos pueden ser absorbentes o directos y los predeterminados: estándar o estimados.

• Por proceso; históricos o predeterminados, estos a su vez absorbentes o directos y los predeterminados en estándar o reales.

Para determinar el precio de venta necesario para obtener utilidad exige a las empresas tener claro cuáles son sus costos de producción. Para ello deben manejar mecanismos de seguimiento y control que haga posible calcular de manera precisa los costos unitarios de cada producto que elabora. A estos se deben sumar otros gastos administrativos que se deben cargar al precio de ventas.

Para el manejo de los costos unitarios de producción es posible la utilización de dos métodos ampliamente conocidos, uno es el de costeo por absorción y el otro costeo directo o variable. Al respecto del costeo por absorción, conocido también como costeo total o convencional, Hansen (2007) menciona que en el mismo “se distribuye todos los costos de manufacturas, materiales directos, mano de obra directa, costos variables indirectos y una parte de los costos fijos indirectos en cada unidad de producto” (p. 925). Por otro lado, el costo directo acumula para el cálculo de los costos unitarios del producto lo concerniente a los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación variables, excluyendo los costos fijos. Este último punto es el elemento diferenciador de ambos métodos. El tratamiento de los costos fijos.

Existen criterio que permiten defender uno u otro método de control de costos. Los que consideran que los costos por absorción es el más adecuado, piensan que todos los costos se deben incluir, debido a que sin la existencia de los costos fijos es imposible que exista producción alguna, debido a que estos son parte integral del proceso productivo. A su vez, quienes se inclinan por el costo directo sostienen que los costos fijos se deben excluir debido a que los mismos ocurren exista o no producción, lo cual demuestra que carecen de asociación directamente con la misma. Ellos afirman que los costos fijos se relacionan más con el tiempo que con la fabricación de productos, por lo cual se deben contabilizar como gastos del periodo en el que se incurren.

Como se puede constatar, en el método de costeos directos para determinar los costos de producción se incluyen los mismos elementos que se utilizan en el costeo por absorción, pero se excluyen los costos de fabricación fijos que no se relacionan con los volúmenes de producción. Al respecto, Matz y Usry (1980) menciona que “bajo el método de costeo directo se cargan los productos únicamente con aquellos costos que varían directamente con el volumen. Sólo los costos primos…más los gastos variables de la carga fabril se usan para asignar costos” (p. 774). Se debe recordar que los costos primos son la suma del costo de los materiales directos más la mano de obra directa.

Al unísono, Mendoza (2004) explica que “los fundamentos básicos de este método (absorción) son incluir dentro del costo del producto todos los costos de la función productiva, independientemente de su comportamiento como fijo o variables” (p. 116). Asimismo, Polimeni et al (2003) expresa que “el costeo por absorción carga todos los costos a la producción excepto aquellos aplicables a los gastos de venta, generales y administrativos” (p. 523). Explican estos autores que se deben incorporar los costos de producción, tales como, depreciación de la fábrica, alquileres de equipo para la producción seguros, impuesto a la propiedad y otros tantos costos fijos.

Sistema de costo tradicional

Los sistemas de costos lo que pretenden es la correcta asignación de los costos a los productos que elabora la empresa, con el propósito de determinar cuánto fue el esfuerzo monetario necesario para su fabricación y a qué precio se debe colocar para recuperar esas erogaciones y además obtener beneficios. Es un sistema de información contable que permite la toma de decisión racional y el control de parte del proceso productivo de la firma. Cuánto cuesta producir un bien es el primer paso para el análisis de su ciclo productivo que puede permitir efectuar las acciones de mejoras en aquellas áreas en la cual sea posible. Todo con mira de reducir los costos y mejorar la eficiencia y la productividad, sin sacrificar la calidad del producto.

El sistema de contabilidad costo tradicional, de amplio uso en el mundo empresarial, presenta múltiples deficiencias que hacen que el mismo muestre de manera incorrecta la asignación de los costos indirectos en el cual unos productos subsidian a otros. Esto ocurre debido al uso de factores o causantes de costos inadecuados que poseen poca relación con la cadena de valor que describe el proceso productivo. Los sistemas de costos tradicionales utilizan pocos factores, o causantes de costos, los cuales generalmente se basan en cantidades de producción. Asimismo, de forma habitual estos sistemas contabilizan los costos bajo la perspectiva de que los productos consumen costos más que actividades.

El sistema de costo tradicional, según Jiménez, F. y Espinoza, C. (2007), “es aquel que solamente usa bases unitarias de actividades para asignar costos” (p. 153). En el sistema de costo tradicional el traslado de los costos a los productos se realiza en función de atributos referidos a una cantidad individual, por ejemplo, número de horas de mano de obra directa necesaria para elaborar una unidad de producto, costo de materia prima por unidad de productos, entre otros. Estas imputaciones varían de forma directa y proporcional al volumen de las unidades producidas.

Los sistemas tradicionales utilizan medidas del volumen de producción tales como, horas de mano de obra directo, cosos de la mano de obra directa, hora máquinas, costos de los materiales directos como base de asignación para atribuir los costos indirectos de fabricación a los productos. Sin embargo, este método de imputación de costos resulta impreciso cuando las actividades de producción dejan de estar ligadas directamente al volumen de bienes producidos. Algunas de ellas pueden ser ingeniería, tareas de apoyo, compras, procesamiento de pedido, mantenimiento de máquinas y equipo, etc. Al asignar estos costos en función al volumen, la información resultante se tiende a presentar con distorsiones, lo cual afectan la toma de decisión.

En la siguiente figura puede verse esquemáticamente el proceso del sistema de costo tradicional. 

Como se puede notar se asignan los costos totales a los centros de costos de producción utilizando, para este caso, la base de horas máquinas en un centro de costo y en otro las horas de mano de obra directa, ello, sin tener en cuenta las actividades que se debieron desarrollar para al final producir el bien que se debe vender.

Las tasas de asignación que se diseñan para cada departamento solo hacen referencia al volumen de producción como única variable para distribuir los costos indirectos de fabricación, lo cual no garantiza que ello sea correcto. Este problema es más notorio en aquellos casos en los que las empresas tienen un amplio rango de operaciones que difieren en volumen y complejidad en sus procedimientos productivos, que puede conducir a que productos con alto volúmenes de producción puedan quedar sobrevaluados (sobre aplicado) y viceversa. Significa esto que, productos de bajo volumen de fabricación se pueden favorecer en términos de imputación de costos. En realidad, la situación de la injusta asignación de los costos proviene del uso de una unidad de medida única, a partir del supuesto insuficiente de la homogeneidad de los centros de costos productivos. Al respecto de los que se ha comentado, Jiménez, F. y Espinoza, C. (2007) mencionan que “dentro de los problemas principales que plantea el uso del sistema tradicional de costos se tiene que asignar costos insuficientes a productos de bajo volumen y costos excesivos a productos de mayor volumen”. Indican estos autores que

en general los productos de alto volumen, o son sobrevalorados en costo, o representan márgenes aparentemente bajos. Por el contrario, los productos de alto volumen subsidian a los de bajo volumen, pero el sistema contable no lo valora. Lo mismo ocurre con los productos grandes y pequeños. Aunque los productos grandes consumen mayor cantidad del insumo relacionado con el volumen, consumen igual cantidad del insumo no relacionado con el volumen. Los sesgos introducidos pueden surgir también por la diversidad de complejidades, diversidad de materiales y diversidad de preparaciones. (p. 168)

Por su parte, Cuervo Tafur y Osorio Agudelo (2006) expresan que en el sistema de costo tradicional se empeñan en separar los costos que se originan en las fábricas de los gastos que se generan en las unidades de apoyo a estas, necesarios, por demás en el desarrollo del negocio. Esto tiende a distorsionar la información que llega a los tomadores de decisión, debido a la inexactitud que esta práctica puede generar. Posiblemente asignar los costos directos de fabricación a varios productos sea relativamente sencillo, pero distinto es cuando corresponde determinar los gastos indirectos, que requiere de bases adecuadas para calcular su efecto en los mismos. Es realmente injusto imputar gastos indirectos entre varios productos sobre la base de una única tasa de horas de mano de obra directas, cuando unos productos requieren más horas máquinas y otras más horas hombre, por ejemplo.

El costeo tradicional, de nuevo siguiendo a Cuervo Tafur y Osorio Agudelo (2006), presenta un relevante conjunto de limitaciones, dentro de las cuales se tienen:

La asignación de los costos indirectos se efectúa de manera poco objetiva. Es posible que para imputar los costos indirectos se utilice un criterio cuyo efecto distributivo no sea el más conveniente de acuerdo con la naturaleza productiva de la empresa. Tal vez utilicen las horas de mano de obra para distribuir costo y en realidad utilicen muy poco de ella y fundamenten sus procesos productivos en el uso de tecnología. Esta situación generaría unos resultados pocos confiable para la toma decisión.

•    Lo que antes se plantea causan que los costos unitarios que se obtienen sean bastante inexactos, con lo cual existe el riesgo de contar con productos que en principio pudieran no parecer rentable, a pesar de serlo en realidad, lo cual tergiversa el análisis y con ello la toma de decisión de la permanencia o no de los mismos.

•    Esta práctica facilita el sistema de registro contable, debido a que su aplicación es menos compleja y requiere de menor esfuerzo administrativo. No obstante, ello se logra en detrimento de la exactitud del cálculo de los costos de producción reales. Se corre el riesgo de distorsionar la información lo cual afecta las decisiones que se deben tomar con respecto a la rentabilidad de ciertos productos.

•    El sistema de costo tradicional pone poco énfasis en la reducción costos y en la racionalización de los mismos. Lo importante resulta en asignar los costos indirectos, sin que ello implique un método correcto de contabilización, que afecta el adecuado análisis de la relación costo-beneficio.

•    El medio tradicional de costeo alienta escasamente a crear una cultura de costo. Los más importante son los registros adecuados, pero ello no genera la claridad suficiente en qué se debe mejorar, qué acciones se deben tomar y qué actividades son relevantes.

 En conclusión, los actuales sistemas de registro, control y asignación de costos que tradicionalmente utilizan las empresas presentan una serie limitaciones en cuanto a su exactitud que pueden afectar la calidad de la toma de decisiones. En momentos en los cuales la competencia se muestra más cercana, virulenta y cotidiana, es necesario contar con bienes y servicios que satisfagan los requerimientos del mercado. Es precisamente, el manejo de los precios una estrategia relevante para competir. No obstante, la determinación del valor monetario de los productos y servicios que se ofrecen a los clientes depende en buena medida de su estructura de costos. Es por esta razón, entre varias, por la que conocer las erogaciones reales de lo que se produce es un factor clave de éxito empresarial. En tal sentido, es imprescindible buscar mecanismos de mayor precisión para la gestión contable de los costos de producción y de las operaciones en general. Uno de ellos pudiera ser el “Sistema de Costos Basado en Actividades”. 

Referencias

 Cascarini, D. (2003). Contabilidad de costo. 3era ed. Bueno Aire: Ediciones Macchi.

 Cuervo Tapur, J. y Osorio Agudelo, J. (2006). Costos basados en actividad-ABC- Gestión basada en actividad-ABM. Bogotá: Ecoe Ediciones.

 Cuervo Tapur, J. y Albeiro, T. (2006). Costeo basado en actividad-ABC. Gestión basada en actividades. Bogotá: Ecoe Ediciones.

 Hansen, Don y Mowen, M. (2003). Administración de costos: contabilidad y control. México: International Thomson Editores.

 Jiménez, F. y Espinoza, C. (2007). Costos industriales. 1era ed. Cartago-Costa Rica: Editorial Tecnolica de Costa Rica.

Matz, A. y Usry, M. (1980). Contabilidad de costos. Planificación y control. Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co.

Mendoza Roca, C. (2004). Presupuesto para empresa de manufactura. Barranquilla: Ediciones Uninorte.

 Polimmeni, R, Fabozzi, F. y Adelberg, A. (2003). Contabilidad de costos. Concepto y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales (3ª ed.). Bogotá: MacGraw Hill Interamericana, S.A.