La gestión del conocimiento es vital para poder sobrevivir en el actual entorno dinámico y competitivo. Este se convierte en factor clavefactor clave para la sostenibilidad de la organización y su éxito. Por tanto, es básico que las empresas tengan la capacidad de capturar, organizar, compartir y utilizar de modo efectivo el conocimiento. Con esta habilidad les será posible lograr ventajas competitivas sostenibles y diferenciarse de la competencia (Ruizalba, Vallespín y Pérez-Aranda, 2015). Es indudable la relevancia del conocimiento como variable esencial para el desarrollo de cualquier negocio. La misma permite impulsar la innovación, fortalecer la toma de decisiones informada dándole su carácter racional (De Bem Machado et al., 2022). Además, facilita la adaptación a los cambios que el medio ambiente exige con cada vez mayor frecuencia. En consecuencia, la administración del conocimiento debe ser un proceso imprescindibleconocimiento debe ser un proceso imprescindible que deben estimular los dirigentes y que se torna primordial por su valor estratégico. Algo, que sin lugar a duda, marca la diferencia en la era de la información y la nueva economía que se basa en lo intangible más que en los bienes materiales.
El conocimiento organizacional se define como una "creencia personal justificada"(William R. King, 2002). Se distingue dos clases conocimientos: el tácito, que reside en la mente de las personas y es difícil de articular. Este es de carácter subjetivo, intuitivo, el cual se basa en las ideas del individuo que proviene de su experiencia, solución de problemas y observaciones cotidianas como parte de su rutina (Choo, 1996). Se tiene el conocimiento explícito, que es formal, pertenece a la entidad y existe en forma de palabras, frases, documentos, datos organizados, programas informáticos y otras formas explícitas (Choo, 1996). En principio, la mayoría del conocimiento es tácito en la organización y se desarrolla hacia el explícito, más estructural, a lo largo del tiempo a través de ensayo y error. Según Choo (1996), la empresa crea conocimiento gracias al reconocimiento de la relación sinérgica entre lo tácito y lo explícito del saber. Esto se suma al diseño de los procesos sociales que ocurren en el interior de la compañía. Ello sucede por la conversión del conocimiento tácito a explícito.
Los procesos de gestión del conocimiento incluyen la adquisición, creación, refinamiento, almacenamiento, transferencia, intercambio y utilización del conocimiento (Añez, 2010). Estas acciones ocurren como parte de la función del manejo del conocimiento en la organización. Cada empresa desarrolla unas metodologías y sistemas para respaldarlos. Con ello buscan motivar a los colaboradores a participar en el proceso. Los objetivos de esta forma de gerencia son aprovechar y fortalecer los activos de conocimiento de la entidad para incrementar su desempeño, robustecer los comportamientos organizacionales, lograr decisiones más acertadas y un rendimiento empresarial superior. Entonces, este proceso se centra en el uso de los conocimientos que respaldan la innovación, el aprendizaje individual y colectivo, así como, la toma de decisiones colaborativa, con el propósito de optimizar el rendimiento general de la compañía.
Según William R. King, (2002), existen dos estrategias ampliamente definidas de gestión del conocimiento: "codificación" y "personalización". La primera se aplica, por lo general, en forma de sistemas de documentos electrónicos que codifican y almacenan conocimiento. Esto facilita su difusión y reutilización. Dicha estrategia se basa en la "economía de reutilización", con la cual se invierte una vez en la creación o adquisición de un activo de conocimiento y se reutiliza muchas veces (William R. King, 2002). Por otro lado, la otra se fundamenta en el desarrollo de redes que posibilitan la transferencia y el intercambio de conocimiento entre los individuos. Se apoya en la "economía de expertos", que canaliza la experiencia individual de unos a otros con menos experiencia para promover los objetivos de la organización. Además, se cuenta con sub-estrategias que se orientan a la codificación y la personalización, como sistemas, procesos, comerciales y estratégicos para la codificación, y cartográficas, organizacionales y sociales para la personalización.
La gestión del conocimiento en la era de la informaciónera de la información, y en esta nueva economía, resulta fundamental. La misma es fuente de ventajas estratégicas sostenibles. El conocimiento es un soporte crucial para las organizaciones que pretenden mantenerse competitivas en un entorno empresarial cada vez más dinámico y globalizado. En esta nueva economía que se sustenta en la información, la capacidad de adquirir, crear, compartir y utilizar el conocimiento de modo efectivo se vuelve básico para el éxito a largo plazo de la entidad.
La gestión del conocimiento proporciona a las organizaciones una serie de ventajas estratégicas sostenibles que les permiten ser diferentes y destacarse en un mercado complejo e incierto. Así, es fuente de innovación continua, debido a que ese saber individual y colectivo puede impulsar la búsqueda creativa de soluciones a situaciones que puede afectar al negocio. Nuevos productos, servicios o proceso, o simplemente las mejoras de ellos, es posible gracias a uso del conocimiento. Esto posibilita la adaptación ágil a las exigencias del entorno y a las preferencias de los clientes. Con el suficiente conocimiento la entidad posee la capacidad de transformar su realidad en función a sus objetivos y en beneficios de la sociedad a la cual atiende.
Con mayor conocimiento la organización puede mejorar su proceso de toma de decisiones. Las mismas se puede sustentar en información de calidad, reciente, más precisa y acertada. Con ello se incrementa su racionalidad y minimiza la falla en los resultados. Si se cuenta con conocimiento adecuado se tiene la posibilidad de tomar decisiones eficaces y eficientes a lo largo de todo el proceso administrativo. Esta fortaleza genera ventajas tanto de tiempo como económicas. Con mejor información las decisiones se agilizan, lo cual tiende a reducir costos. Además, se agrega la reducción de potenciales fracaso en la selección de opciones viables.
Por otra parte, en virtud de lo relevante del conocimiento y de su debida gestión es crucial el apoyo de la alta gerencia a este proceso. Debe existir un compromiso real de los líderes formales de la organización para crear una cultura organizacional en la cual se valore el conocimiento como fuente de ventajas competitivas para el negocio (Añez, 2010; Ruizalba, Vallespín y Pérez-Aranda, 2015). Ello es un factor crítico de éxito. Fomentar el aprendizaje continuo de todos los miembros de la institución es una acción determinante. Esto implica promover la capacitación del personal, su desarrollo integral y la promoción de ideas y de construcción de conocimientos. Se debe valorar el conocimiento y a quienes lo poseen. Es perentorio incentivar a los individuos a compartir y actualizar lo que saben. Solo así, el conocimiento tendrá un efecto positivo y será origen de innovación y de creatividad. Es decisivo que la alta dirección cohesione la administración del conocimiento con los objetivos estratégicos del negocio. Deben identificar las áreas críticas donde el conocimiento puede generar mayor valor y ventaja competitiva, y enfocar los esfuerzos en esas direcciones. Con eso se asegura que la gestión del conocimiento esté debidamente priorizada y que sus beneficios se traduzcan en resultados tangibles para la firma.
La corporación debe procurar transformar el conocimiento tácito en explícito. Ello se logra si se comprende que el conocimiento colectivo es fuente de beneficios para todos y que se encuentra disponible para su aprovechamiento. Los líderes deben dar el ejemplo en cuanto a compartir conocimientos y aprender de los demás. Su comportamiento modelará la cultura organizacional y enviará un mensaje claro sobre la importancia que la empresa le otorga a la gestión del conocimiento. Es una necesidad fundamental que la organización documente de forma constante todo el conocimiento que considere relevante y acorde con sus lineamientos estratégicos. Esto implica creación de manuales, instructivos, informes, guías y otros documentos técnicos. Asimismo, esta es una práctica que fortalece su sistema de control interno. El conocimiento de este modo se transforma en explícito y permite retener el capital intelectual dentro de la corporación. Entonces, consolidar base de datos que contenga el conocimiento del negocio es elemento transcendental para su futuro en un medio lleno de incertidumbre de cambio continuo.
Se debe promover la creación, captura, transferencia y uso efectivo del conocimiento como parte de la administración organizacional. En tal sentido, se deben establecer prioridades estratégicas. Es necesario alinear el manejo del conocimiento con los objetivos, metas y proyectos de la corporación. Para ello identificar las áreas críticas en la cual el conocimiento tiene un impacto positivo es fundamental. Es decir, reconocer en qué circunstancias el conocimiento tiene la propiedad de generar mayor valor y ser fuente de ventajas competitiva. Esta proceder en básico como forma gestionar, más en la actualidad de alta complejidad y competencia.
La alta gerencia debe asignar los recursos necesarios y suficientes para fortalecer el proceso de gestión del conocimiento. Es su responsabilidad direccionar los fondos que se requieren para que el manejo del conocimiento sea posible. Contar con personal con la suficiente preparación y en continua formación es un aspecto básico. Se deben crear las bases y estructura que motiven a la creación, captura, almacenamiento y uso del conocimiento (Añez, 2010). Ello requiere de tecnología que tiende a ser costosa. Sin embargo, es una inversión que puede tener resultados de corto, mediano y largo plazo que asegura la permanencia de la compañía en el mercado. Asimismo, potencia la capacidad de respuesta ante las exigencias del entorno. La posibilidad de innovar y de ofrecer nuevas soluciones a problemas que surgen en el mercado es posible gracias a la existencia un sólido andamiaje de conocimiento organizacional. Además, es una fuente para aprovechar las oportunidades o minimizar las debilidades interna de la empresa. Entonces, dirigir recursos para que el uso del conocimiento sea pertinente es una decisión de extremada relevancia.
El conocimiento y su gestión eficiente es un proceso crucial para la empresa. Ella es fuente de mejora en la productividad, de innovación y creación de soluciones a las necesidades del mercado. Por tanto, toda estrategia para mantener actualizada la base de saberes en la organización se considera central. De modo formal, la empresa debe centralizar su plataforma de conocimiento. Resulta conveniente aprovechar el conocimiento colectivo de la compañía. En tal sentido, es básico poseer un sistema que propicie almacenar la información para su posterior acceso. Es por ello, que el debido uso de los datos que facilite su procesamiento es clave. Por su puesto, ese conocimiento se debe actualizar periódicamente. El saber es dinámico y se encuentra en continua evolución. Como cualquier otro activo de la entidad que se busca conservar en buen estado de uso, lo mismo ocurre con el conocimiento que es, tal vez, el más relevante para la empresa.
La empresa debe motivar a sus miembros para que participen en el proceso de gestión de conocimiento. Ello es fundamental para el éxito del mismo. Debe ser una participación sin perjuicios, ni obligadas. Más bien, el colaborador debe sentir que su aporte se respeta y se tiene en cuenta. Sus ideas se deben valorar sin importar cuan acertadas son. Como se sabe la gestión del conocimiento trata de la captura, almacenamiento de información esencial, pero también concierne a cómo se comparte y utiliza o aplica ese conocimiento para mejorar el desempeño. En tal sentido, el involucramiento voluntario de los empleados facilita que el proceso sea exitoso. Resulta decisivo incentivar a los individuos por medio de reconocimientos, identificación y enaltecimiento por sus aportes de conocimiento a la compañía. Eso redundará en que todos sientan el deseo de aportar soluciones. La idea es convertir a la entidad en un organismo que aprende. Se debe crear una cultura que aprecie y recompense el intercambio de conocimiento (Añez, 2010). En definitiva, fomentar la confianza y la colaboración entre los integrantes cohesiona y permite que el conocimiento fluya.
La identificación del conocimiento crítico resulta fundamental para el logro de los objetivos organizacionales. Es por ello, que el proceso de gestión debe enfocar sus esfuerzos en esa condición. Se entiende como conocimiento crítico aquel que genera valor significativo a la empresa. El mismo tiende a ser escaso, único y difícil de reemplazar. Su identificación supone el análisis de las competencias claves, así como de los procesos distintivos. Ellas se sustentan en información estratégica que propicia el alcance de ventajas competitivas. Por tal motivo, se debe priorizar en capturar conocimiento que sea categórico y acorde a las necesidades de la compañía, además, coherente con sus objetivos estratégicos. Es un tipo de saber que permita potenciar la capacidad de innovación, eficiencia y productividad de la entidad. Entonces, la gestión del conocimiento exige que la información que se procesa sea la adecuada, pertinente y con la calidad necesaria, según los intereses y prioridades de la corporación. Esto es básico porque el manejo de información es costoso y la abundancia no asegura los mejores resultados.
El conocimiento es imprescindible para el éxito de la empresa en la era digital. El mismo tiene un impacto determinante en la consecución de ventajas competitiva en el tiempo (Ruizalba, Vallespín y Pérez-Aranda, 2015). En la nueva economía la materia prima y el factor preponderante es la información como el activo de mayor importancia para las organizaciones (Villegas González et al., 2015). Ella, una vez procesada, se transforma en conocimiento que es vital para permanecer en un entorno complejo y dinámico. Los negocios se mueven en ambientes cada vez más digitalizados, en los cuales los aspectos físicos o geográficos dejan de tener preponderancia. Entonces, el conocimiento se vuelve protagonista y su gestión adecuada en el modo básico de triunfar y diferenciarse de la competencia. Es así, que poseer la capacidad de capturar, organizar, almacenar, compartir y aplicar el conocimiento de manera efectiva se convierte en un aspecto central para innovar, tomar decisiones precisas y adaptarse a los cambios.
En conclusión, se trata de adecuar los conocimientos a los objetivos de la organización. Al respecto, es fundamental fomentar una cultura empresarial que valore y aliente la búsqueda del aprendizaje continuo y el desarrollo personal. Esto promueve la colaboración y recompensa el intercambio de conocimientos. Debe concretarse un liderazgo que reconozca y confíe en la importancia del conocimiento y lo trate como un activo estratégico. Esto impulsa el proceso de transformación de la institución en una que aprende y se adapta a un mundo complejo e incierto. (Ruizalba, Vallespín y Pérez-Aranda, 2015). Entonces, la gestión del conocimiento puede proporcionar una ventaja competitiva a largo plazo en la era digital si se da prioridad al conocimiento vital, se invierte en las capacidades necesarias y se fomenta la participación voluntaria de los empleados. Las organizaciones que dominan este proceso tienen más probabilidades de sobrevivir y prosperar en un mercado impredecible y dinámico..
Referencia
Añez H., C. (2010). Gerencia del conocimiento: modelo de creación de valor y apropiación de la creatividad del capital intelectual. Revista Venezolana de Gerencia, 15(49), 1-11
Choo, C. W. (1996). The Knowing Organization: How Organizations Use Information to Construct Meaning, Create Knowledge and Make Decisions. International Journal of Information Management, (16)5, pp. 329-340.
De Bem Machado, A., Secinaro, S., Calandra, D., & Lanzalonga, F. (2022). Gestión del conocimiento y transformación digital para la Industria 4.0: una revisión estructurada de la literatura. Investigación y Práctica de la Gestión del Conocimiento, 20(2), 320–338. https://doi.org/10.1080/14778238.2021.2015261
King, W. R. (2002). Knowledge Management and Organizational Learning. Katz Graduate School of Business, University of Pittsburgh.
Ruizalba Robledo, J., Vallespín Arán, M. y Pérez-Aranda, J. (2015). Gestión del conocimiento y orientación al marketing interno en el desarrollo de ventajas competitivas en el sector hotelero. Investigaciones Europeas de Dirección y Economía de la Empresa. (21)2, 84-92. http://dx.doi.org/10.1016/j.iedee.2014.03.001
Villegas González, E., Hernández Calzada, M., & Salazar Hernández, B. (2015). La medición del capital intelectual y su impacto en el rendimiento financiero en empresas del sector industrial en México. Contaduría Y Administración, 62 (1), 184-206. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.cya.2016.10.002
Le invito a leer mi más reciente artículo que forma parte de mi línea de investigación "Capital Intelectual y Gestión de Conocimiento". Espero lo lean y me ofrezcan su opinión.
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