Las empresas son creaciones humanas que existen para resolver problemas y atender necesidades de la sociedad, vista como esta como un mercado. En las mismas confluyen seres humanos, que, junto con el uso de recursos físicos y financieros, generan procesos de transformación que agregan valor. Por ser estas organizaciones confluencias de individuos surge la necesidad de comunicarse entre sí para ponerse de acuerdo, coordinar acciones, tomar decisiones y trabajar en equipo de una forma coherente. Se deben racionalizar los procesos, procedimientos y actividades, por lo cual es necesario el intercambio de ideas, mensajes e información. Sin ello, sería imposible organizarse y lograr objetivos. En el desarrollo de la comunicación se produce un mensaje que contiene trozos de información bajo un determinado código, que emite uno o más individuo, para que sea recibido y descodificado por otro u otros similares. El mismo puede ser oral o escrito. En el primero se utiliza los códigos sonoros directos para compartir el mensaje y en la segunda se realiza a través del uso de formas indirecta de transmisión, como papel, pantallas u otras tecnologías. Ahora bien, ambas buscan el objetivo de informar (Román, 2011). Así pues, la comunicación escrita en el ámbito organizacional resulta de suma importancia debido que es el modo crucial de transmitir información relevante para la gestión exitosa y funcionamiento óptimo de las firmas. Es el mecanismo fundamental de recepción de datos, procesamiento y cambio que propicia las decisiones que marcan el rumbo y marco de acción de los negocios. La información es poder, en tanto y cuanto, se disponga de ella y sea posible utilizarla de una manera racional, productiva y oportuna.
La comunicación escrita tiene una relevancia central para la empresa puesto que ella contribuye a su funcionamiento (Román, 2011). Parte de la función administrativa se centra en coordinar y dirigir personas. Sin ese factor gerenciar sería imposible. Siendo así, la comunicación empresarial a lo interno facilidad la coordinación y la dirección de las operaciones corporativas, debido a que da a conocer información relevante y aclara a los individuos qué acciones realizar, cómo, cuándo, con quién, para qué y por qué. Sin lugar a duda, es una herramienta que permite la transmisión bidireccional de información que si se mantiene en el tiempo que es posible utilizarla en diferentes momentos para la toma decisión. Ello implica que se puede consultar en cualquier instante y tantas veces sea necesaria. Por esa característica es factible comprobar acuerdos y validarse en función a cómo comprende la información cada uno de los involucrados que tiene acceso al mismo mensaje. Esta situación supone que los diversos actores posean experiencia, conocimientos y criterios cognitivos similares para asimilar la información de un modo uniforme o con una comprensión homogénea.
Como señala C.M. van Riel (1997), la comunicación resulta tan importante para la gerencia de la empresa, como el manejo financiero, de la producción o de los recursos humanos. Como él mismo indica, ella alcanza la condición de herramienta de gestión valiosa, indispensable, para el logro de los objetivos organizacionales. Tanto, que muchas contratan especialistas en el área para su uso estratégico. La imagen corporativa, la propia identidad, así como la estrategia de la gerencia de la información son incididas por la forma como fluye la comunicación. Así pues, se está en presencia de un factor clave de éxito que el negocio debe tener en cuenta para su adecuada utilización. La comunicación en si misma crea o destruye valor. Su incorrecto uso puede ser causa de problemas que a la larga perturba la estabilidad de la corporación en el mercado.
El proceso de gestión empresarial se basa en la necesidad de comunicación. La misma, como señala Arquímedes Román (2011), es un medio que posibilita vincular distintos elementos de la empresa con su dirección, lo cual es imprescindible para el logro de sus objetivos. Es tal su importancia que la gerencia utiliza diferentes canales para difundir los mensajes contentivos de información necesarios para los fines empresariales. Por consiguiente, la comunicación escrita, por encima de la oral, es un apoyo decisivo para el manejo de la información, que a su vez genera el conocimiento fundamental para la toma decisión que permite la selección de aquel rumbo que facilite la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la organización.
La comunicación escrita se apoya en el arte de escribir y que se hace para informar. Se redactan documentos de diversos tipos para que llegue la información a los distintos estratos de la organización. Un gerente o supervisor emite un comunicado a sus subalternos para girar instrucciones, generar órdenes de acción que se deben realizar o para señalar resultados, entre otros motivos. En el ámbito de la gestión administrativa ocurren acciones de planificación, coordinación y control (Román, 2011). En cada una de ella se lleva a cabo actividades que exigen el comunicarse con los empleados y trabajadores de la empresa. Qué se debe hacer, cómo, con quiénes y qué se espera lograr, se informa de un modo eficiente por escrito.
La relación de la empresa con sus clientes también puede ocurrir por medio de la comunicación escrita. La emisión de ofertas y promociones, invitaciones, respuestas ante determinados requerimientos o dudas que los usuarios puedan presentar, entre muchas posibilidades, denota la importancia que escribir tiene para el negocio. Es otra manera de utilizar la información que se genera a través de la escritura para acercarse al mercado desde una perspectiva constructiva. El mensaje que se escribe pensando en el cliente debe ser claro, conciso y transparente para que este valore lo que se le quiere transmitir. Asimismo, crear los canales de comunicación para obtener del mercado datos que la firma necesita es un modo crucial para conocer que se piensa y cómo es posible atender sus exigencias de la mejor forma posible. Por tanto, la comunicación escrita favorece la creación de valor para la organización, directa o indirectamente.
Los documentos escritos que se generan en la empresa se pueden clasificar en menores y mayores. Según Arquímedes Román (2011), los mismos se determinan de acuerdo con su complejidad, extensión e inmediatez. Así, si lo que se escribe posee una baja complejidad en su estructura se considera que es uno menor. En cuanto a su extensión, un documento de 1 a 5 páginas también se clasifica como menor. Con respecto a su inmediatez, el impacto de un escrito menor se contempla como inmediato. Estos registros empresariales se pueden dividir en memorando, notas electrónicas, cartas comerciales, minutas y reportes, entre otros.
Dentro de los escritos menores, uno de los de mayor relevancia son los reportes. Estos son documentos que muestran información de los resultados de alguna actividad o tareas que se llevó a cabo en la empresa. Arquímedes Román (2011) señala que los mismos pueden tener un enfoque enumerativo, en el cual se comentan acciones hechos, materiales, movimientos, entre otros. También se redactan bajo un sentido descriptivo, en el cual se describen sucesos, características, situaciones, eventos, entre muchos aspectos. Con frecuencia los reportes se estandarizan y se normalizan a través de algún tipo de formato propio de cada negocio para facilitar su elaboración y minimizar posibles contradicciones de estilos, contenido y otros elementos que se asocian a criterios personales.
Por su parte, los escritos mayores son de mayor complejidad en su estructura, con extensiones mayores a 5 páginas y su impacto suele carecer de inmediatez. La preparación de los mismos exige planificación, así como cierto tiempo para su elaboración. Son documento que van más allá de proveer información, dado que también sirven para suministrar conocimientos a los lectores, comprender determinadas situaciones complejas y apoyar la toma de decisiones que se basan en situaciones de alta incertidumbre y múltiples opciones (Román, 2011). Existen varios tipos de estos escritos, tales como las monografías, las tesis, ponencias, propuestas, manuales e informes. Estos últimos, son aquellos propios del ámbito empresarial en el cual se detallan suceso, hechos o situaciones compleja o de riesgo que afectan la toma decisión organizacional de un modo relevante. Por lo general, como señala Román (2011, es de uso frecuente en grandes instituciones. En la de tamaño más reducido se acostumbra a valerse de los escritos menores como los memorandos o reportes, por ejemplo.
En definitiva, las empresas requieren de la habilidad necesaria para comunicar su información por escrito. Deben contar con la competencia suficiente para que la misma sea de manera clara, precisa, eficaz para todos los niveles de la organización. Ello es una práctica fundamental para la calidad en la toma de decisiones organizacional y la correcta dirección del negocio. Buena parte del desempeño y de los resultados que se obtengan corresponderán a la correcta gestión de la información, del uso que se haga de ella, así como la misma fluye dentro de la corporación. En consecuencia, el escribir de forma adecuada en los instrumentos idóneos es un favor clave de éxito que se debe tomar en cuenta. Como menciona Román (2011): “piense primero, escriba después”
Referencias Bibliográficas
Román, A. (2011). Piense primero, escriba después. Venezuela: Editorial Vadell Hermanos.
Van Riel, C (1997). Comunicación corporativa. Madrid: Prentice Hall.
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