Toda empresa es un sistema abierto que de forma explícita o implícita posee una visión y una misión. La primera le da sentido de perdurabilidad, la segunda criterios de acción, su razón de ser. Para lograr su visión es necesario que cumpla su objeto a cabalidad, superando los obstáculos o barreras que pueden surgir a lo largo del tiempo. El logro de la misión de la institución solo será posible por medio de la ejecución de sus procesos operativos internos. Todo se encuentra supeditado a ello. Los planes, las estrategias, las tácticas, el cumplimiento de los objetivos y metas. Sin los procesos es inviable la existencia de la organización.
Un proceso consiste en la transformación de elementos de entradas por medio de uno o varios sistemas operativos en productos resultantes. En esta etapa ocurren un conjunto de iteraciones racionales que permiten la combinación de factores y recursos con el objetivo de obtener medios para la satisfacción de los usuarios o clientes del proceso.
Cuando se mencionan a los elementos de entradas se hace referencia al personal, el capital, los materiales, recursos, información, opiniones o cualquier insumo que se utilice en la transformación de un proceso.
Los productos resultantes son aquellos que se originan luego del proceso de transformación del input o entrada del mismo. Estos pueden ser bienes tangibles, o intangibles como los servicios que se prestan a un cliente. Otra salida puede ser la información que se entrega a terceros. Un producto resultante es posible que sea a su vez el insumo de otros procesos. Es conveniente resaltar que los productos resultantes deben tener un valor intrínseco que es medible para el cliente, el cual debe satisfacer sus necesidades.
Los sistemas operativos son las cadenas de actividades o secuencias interrelacionadas de las mismas que se deben llevar a cabo para transformar una entrada en un producto final o resultante. Se debe entender como una cadena de actividades interrelacionadas aquella en la cual se ejecutan un conjunto de acciones o tareas homogéneas de una forma secuencial en diferentes instancias del proceso. Este grupo de tareas concatenadas forman parte de lo que se denomina procedimientos operativos. Los mismos se realizan con el propósito de generar un producto o servicio que se debe entregar a clientes internos o externos.
Los procedimientos son secuencias lógicas, o cronológicas, de las diferentes etapas, operaciones, pasos o tareas que conforman un proceso y que pretenden alcanzar un fin. Los procedimientos establecen de manera formal quiénes lo ejecutan, cuándo, dónde, cómo, con qué, y para qué. Con ellos se busca alcanzar un objetivo preestablecido. Prescriben formas de llevar a cabo los trabajos dentro de la empresa. Los distintos procedimientos relacionados entre sí configuran un determinado proceso. La sumatoria de estos últimos componen al sistema, o el todo; a la organización productiva como tal. Cada procedimiento consta de un apropiado método que es una forma preestablecida y rutinaria en cómo se ejecutan los pasos o tareas. Justamente ese método es lo que alimenta los manuales de normas y procedimientos que forman parte del control interno.
Una empresa es un sistema, que a su vez la sumatoria de un conjunto de procesos. En ella suceden dos tipos de procesos: los de negocios y los de soportes. Los primeros son aquellos que se ejecuta con el objetivo primario de atender al cliente. Se inician y finalizan con el fin de agregar valor al cliente. Los otros son de apoyo a la gestión principal que lleva a cabo la organización. Sin embargo, sin esto sería casi imposible generar los procesos de negocios. Las ventas son ejemplo de los procesos de negocios. La gestión de personal es una muestra de los procesos de soportes.
Generalmente, los procesos de negocios son aquellos que resultan en factores claves de éxito para la organización. Es decir, son los necesarios para que la empresa puede sobrevivir y a los que debe prestar mayor atención si quiere permanecer en el mercado. Son de tal importancia que debe buscar las mejoras continuas por medio de revisiones periódicas que hagan posible su fortalecimiento, eficiencia y eficacia en la transformación de las entradas que realiza.
Del autor:
Jesús Rodolfo Andrade León, es licenciado en Administración de Empresa y Contador Público Colegiado (UJMV). Especialista en Finanzas de Empresa (USM) y en Gerencia Pública (UNIMET). Maestría en Gerencia de Empresarial y Especialista en Moneda e Instituciones Financiera (UCV-Pendiente de Trabajo de Grado). Diplomado en Investigación (UPEL). Ha realizado más de 60 cursos de formación Fue contralor municipal en el estado Miranda, cargo que ocupó por más de seis años. Se ha desempeñado como auditor, jefe de auditoría, jefe de administración y finanzas, director de administración, entre otros importantes cargos, del sector público y privado.
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