Una de las debilidades más notorias que muestran las pequeñas empresas es el creciente saldo de sus cuentas y efectos por cobrar (Patuan y Hermawan, 2023). Las ventas a créditos, en muchos casos, son una forma de llevar a cabo negocios que son parte de las prácticas del sector. Sin ellas, la capacidad de generar ingresos tiende a bajar. Al mismo tiempo, se incrementa el riesgo de no poder cobrar algunas deudas comerciales en el momento que se planea, sino que después o, peor aún, no poder cobrarla. Es por ello, que la corporación debe diseñar e implantar mecanismos de control interno para la gestión de sus cuentas por cobrar. Esto para facilitar el proceso de administrar y supervisar las cuentas que una entidad tiene derecho a cobrar de sus clientes. Se entiende que un manejo inadecuado de las cuentas por cobrar puede conllevar un aumento en los saldos de deudas incobrables. Para ese fin, el diseño y puesta en ejecución de medidas de control interno resulta relevante para el éxito de la compañía.
Las cuentas incobrables son aquellas deudas comerciales pendientes de cobro que posee la entidad y que no se estima que se hagan efectivas en las condiciones que se plantearon (Patuan y Hermawan, 2023). Ello se espera, sea así, sin importar la gestión de cobranza que se lleve a cabo. Esta situación puede afectar la liquidez de un negocio y disminuir su utilidad neta. Con respecto a dicha realidad, existen estudios que demuestran que la falta de un control interno adecuado contribuye a la acumulación de deudas incobrables.
En tal sentido, las prácticas de control interno pueden ser un medio para minimizar el riesgo del incremento de las cuentas incobrables. Este es un proceso que diseña y delega la alta dirección para proporcionar una garantía adecuada del logro de la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de los informes financieros y el cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables (Ajala et al., 2023). Ahora bien, según Aguilera et al. (2023), el control interno, visto desde la perspectiva sistema, se define como el conjunto de políticas, normas y procedimientos que establece una entidad para garantizar que la información contable sea confiable y que sus activos estén protegidos. Agregan estos autores, que la organización pretende, con el uso del control interno, contar con la seguridad razonable de que sus objetivos se logren de forma adecuada. A ello se suma el propósito de mitigar los riesgos.
Los sistemas de control interno eficaces requieren un entorno de control sólido, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión (Alayli, 2022). El entorno de control se refiere a la actitud, la conciencia y las acciones generales de una organización con respecto a la importancia de los controles internos. Incluye los valores, la ética y el liderazgo de la organización, que marcan la pauta para el control interno. La evaluación de riesgos implica identificar y analizar los riesgos potenciales que podrían influir en la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos. Este proceso ayuda a la gerencia a determinar la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo y priorizarlos en consecuencia.
Para la correcta gestión de la empresa se deben evaluar de forma constante los riesgos. Dicha evaluación consiste en un proceso de identificación, valoración y priorización de los mismos para lograr los objetivos de un negocio u organización. En tal sentido, el control interno efectivo se utiliza para reducir los riesgos que implica poseer una cartera de clientes que se conforme por deudas incobrables. Ello se traduce en una mejora de la liquidez de la compañía y el fortalecimiento de su utilidad o ganancia.
El control interno es fundamental en la gestión de las cuentas por cobrar. Por su intermedio, se puede asegurar que los procesos se lleven a cabo bajo el direccionamiento de la empresa (Patuan y Hermawan, 2023). Así, el mismo posibilita que la aprobación de los créditos comerciales se realice en función a políticas, normas y procedimientos prescritos previamente, Que, además, los beneficiaros cumpla con ciertas características de riesgos, que su historial sea adecuado o que la verificación de sus antecedentes sean completos y objetivos. También facilita que se acaten los mecanismos de seguimiento y cobranzas en los plazos y condiciones que se diseñan para tal fin. Entonces, el control interno guarda relación con el éxito en la sanidad de la cartera de clientes y permite contar con un manejo del negocio con cierto grado de certidumbre en un entorno cada vez más complejo. Por su puesto, que en ninguna circunstancia se contará con el entero dominio de la situación. Siempre existirá un margen de falla que escapa de las buenas intenciones de la gerencia.
Los beneficios que el control interno arroja a la organización son muchos (Aguilera et al., 2023). Por ejemplo, es una forma de aseguramiento de la eficiencia operativa. El mismo coadyuva a garantizar que los procesos operativos que tienen relación con las cuentas por cobrar se ejecuten de modo eficiente y efectivo. En tal sentido, se requiere que existan políticas, normas y procedimientos formales. Ello implica que se encuentre debidamente documentados. Esto reduce la ocurrencia de errores en las actividades y tareas y evita el uso de criterios personales en la realización del trabajo rutinario. Además, en este escenario existe la probabilidad de reducir las deudas incobrables. Resultado que se explica por la práctica de evaluación continua del comportamiento de la cartera de clientes. Cuando se verifica la existencia de fallas es posible recurrir a las acciones correctivas que sean necesarias, según lo requiera el seguimiento de las cuentas por cobrar. Entonces, el uso pertinente del control interno beneficia la salud financiera del negocio y asegura el fortalecimiento de su gestión.
Entonces, como forma de control interno, el monitoreo y valoración de la administración de los compromisos comerciales de los clientes de la firma es crucial para mantener los niveles de cobranzas de acuerdo con lo que desea la compañía. Además, otro aspecto positivo que emana de su aplicación resulta en fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas, Su uso promueve la claridad en el manejo de las acreencias con la organización. Esto supone conocer quiénes son los deudores, qué monto adeudan, a cuáles plazos y cómo se encuentra en cuanto al cumplimiento de las condiciones que le establecieron. Dicha fortaleza es fundamental para conservar la confianza de los accionistas y demás interesados. Asimismo, con una gestión eficiente la toma de decisiones se facilita. Gracias a que se tiene información precisa y oportuna sobre la situación de las cuentas por cobrar. Esta realidad posibilita decidir con mayor precisión sobre las políticas crediticias y de planificación financiera de corto plazo. En definitiva, el control interno es crucial para la administración de las cuentas por cobrar, en virtud de que asegura la eficiencia operativa, reduce el riesgo de deudas incobrables, permite el monitoreo y evaluación continua, mejora la claridad y optimiza la toma de decisiones.
No obstante, se deben tener presente que pueden existir debilidades en el control interno que atenúan su efecto positivo en los saldos de las cuentas a cobrar (Patuan y Hermawan, 2023). Dentro de las deficiencias más comunes se encuentran las siguientes:
La Ausencia de pautas técnicas preestablecidas. Esto supone la inexistencia de políticas internas o directrices de comportamiento que rijan de modo específico la administración adecuada de las cuentas por cobrar. Dicha circunstancia sugiere que la gestión no se sustenta en procedimientos previstos en manuales u otra clase de documentos que regulen las acciones de la corporación y que sirvan de guía para la toma de decisión. En esta instancia el trabajo es más reactiva, sujeta a menos planificación y con alto grado de improvisación.
Asimismo, se cuenta con posibles fallas en el monitoreo y la evaluación de los saldos de cuentas por cobrar. Ello, producto a que no se realizan de modo exhaustivo las actividades de seguimiento y control de las deudas de los clientes. Esto se origina por la existencia de una supervisión insuficiente para comprobar que las cuentas por cobrar se estén manejando de manera efectiva. Se carecen de normas y procedimientos que indiquen la forma en la cual se deben gestionar la cartera de clientes y los compromisos que los mismos poseen con la compañía.
Los esfuerzos de cobro directo limitados son limitados: significa que los esfuerzos para visitar directamente en el campo a los pagadores, para fomentar el cumplimiento de las obligaciones. Esta situación puede afectar la capacidad para cobrar las cuentas vencidas. Es verdad que las tareas de cobranzas no son tan efectivas como para que sean exitosas.
Por otra parte, se tiene las posibles Ineficiencias en la emisión de cartas de facturación: Existen problemas con la emisión oportuna de cartas de facturación, lo que puede influir en la actitud del pagador hacia el cumplimiento de sus obligaciones.
La existencia de debilidades en la evaluación de riesgos es otra posible situación que afecta el control interno: El proceso de evaluación de riesgos puede abordar de modo inadecuado el potencial de deudas incobrables, lo que indica un enfoque estratégico más en los logros de ingresos que en la gestión de cuentas por cobrar. La carencia de medidas de revisión de fortalezas y debilidades de clientes potenciales que solicitan créditos tiende a incrementar la posibilidad de aprobar beneficios crediticios a personas naturales o jurídicas que cuenten con baja capacidad de pago en el futuro de los montos adeudados a la entidad.
Otra debilidad puede constituir la carencia de actividades de control y monitoreo: Ello supone la inexistencia de procedimientos específicos para controlar las cuentas por cobrar y monitorear los logros de rendimiento del proceso de cobranza. Se tiene poca atención a las deudas que poseen los clientes con la compañía, debido a que se pone mayor interés en otros aspectos del negocio como las ventas, por ejemplo. Existe desinterés en realizar el correcto seguimiento, análisis y verificación de los vencimientos o maduración de la cartera de clientes que manejan deudas comerciales con la organización.
En conclusión, el control interno es un medio para la adecuada administración de las cuentas por cobrar de la empresa. Su correcta implantación puede reducir de forma significativa el saldo de las cuentas incobrables. Con ello, se protege la liquidez de la corporación, así como su utilidad o ganancia neta. La organización debe atender las debilidades que el sistema de control interno pudiera presentar, para contar con medios eficientes y efectivos para la gestión óptima de su cartera de crédito comercial.
Referencia
Aguilera, C. T., Niroula, T. W. y Zhang, C. K., (2023). Influence of Internal Control Systems on Promoting Governance: Case Study of Songshan District, Taiwan. Journal of Public Policy & Governance, 7(1), 11-21. https://doi.org/10.53819/81018102t5166
Ajala, T.O; Ololade, B.M.; Olaleye, J.O.; y Abass. K.B. (2023). Internal control systems and organizational performance in Small and Medium Enterprises (SMEs) in Nigeria. African Journal of Business Management. 17(4), pp. 65-73. DOI: 10.5897/AJBM2023.9445. http://www.academicjournals.org/AJBM
Alayli, S. (2022). The Impact of Internal Control Practices on Fraud Prevention: The Case of Lebanese Small-Medium Enterprises. European Journal of Business and Management Research. (5)7, 141-147. DOI: 10.24018/ejbmr.2022.7.5.1671
Patuan, I., y Hermawan, A. A. (2023). The Effect of Internal Control on the Receivables Management. International Journal of Contemporary Accounting, 5(1), 61-80. DOI: 10.25105/ijca.v5i1.17026
DEL AUTOR
Licenciado en Administración de Empresa y Contador Público Colegiado (UJMV). Especialista en Finanzas de Empresa (USM) y en Gerencia Pública (UNIMET). Maestría en Gerencia de Empresarial y Especialista en Moneda e Instituciones Financiera (UCV-Pendiente de Trabajo de Grado) y Maestría en Administración de Negocio (UNA). Diplomado en Investigación (UPEL). Ha realizado más de 80 cursos de formación Fue contralor municipal en el estado Miranda, cargo que ocupó por más de seis años. Se ha desempeñado como auditor, supervisor y jefe de crédito, jefe de auditoría, jefe de administración y finanzas, director de administración.
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