La Gestión Administrativa

La Gestión

La sociedad actual confronta serías dificultades para atender sus múltiples necesidades, siendo los recursos disponibles para satisfacerla escasos por naturaleza. Cada día se habla con mayor fuerza de mejorar la productividad y la eficiencia. Se incentiva a la sociedad de ser más equilibrada en el uso de los recursos. Ello es cada vez más relevante, por lo cual se encuentra bajo escrutinio constante.

En este escenario las organizaciones pasan a tener un rol fundamental. Son ellas las llamadas a atender las exigencias de la sociedad. Son las organizaciones las principales protagonistas de la sociedad moderna. Son oferentes y consumidores al mismo tiempo. Son la suma de talentos, que supera ampliamente cualquier esfuerzo individual. Por tanto, de las organizaciones se espera que alcance sus objetivos y metas.

Las organizaciones para el logro de sus objetivos, que le permita su supervivencia y desarrollo deben ejecutar cotidianamente un conjunto de actividades que tienen que estar enmarcados o guiados por una intencionalidad que le haga posible entender el entorno con la cual convive, utilizando, además, los recursos y talentos proveniente de su interior. Todo para buscar satisfacer las necesidades de diversos grupos de interés.

Ello es posible cuando se efectúa una gestión administrativa eficiente, eficaz y efectiva. Ahora bien, se entiende por gestión administrativa al proceso que comprende la ejecución de determinadas funciones y actividades, que se efectúan en las organizaciones para que en las mismas se pueda dirigir, administrar, dinamizar, organizar y aprovechar los recursos, así como al talento humano que haga posible la consecución de los objetivos organizacionales. Para Terry, citado por Hurtado (2008), a través de la gestión administrativa que, es un arte, se alcanzan resultados utilizando ciertas habilidades. Dichas habilidades se sustentan en el conocimiento, la aptitud y actitud, de los dirigentes de una organización. Por su parte Chiavenato (2008) define a la gestión administrativa como “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales” (p. 10).

El esfuerzo coordinado de un conjunto de individuos, muchas veces con interés y fines distintos, se logra por medio de la gestión administrativa. Es por este medio que la sociedad puede contar con los elementos necesarios para lograr sus objetivos. Por tanto, existe una relación indisoluble entre los objetivos que se desean alcanzar y cómo hacer para lograrlos de un modo eficiente y eficaz, esto es optimizando el uso de los recursos. El lograr hacer, combinando los esfuerzos ajenos es campo de la administración. Para Hampton (2006), un elemento fundamental la gestión administrativa al ejecutar debidamente sus procesos favorece la eficiencia y la eficacia. Esos procesos básicos son la planificación, organización, dirección y control.

La gestión administrativa con la cual la organización puede generar y manejar las energías necesarias para lograr sus fines, es producto de la acción humana. Es el factor humano quien en definitiva conduce por medio de diversas combinaciones de decisiones a las instituciones por el sendero previsto, en la mayoría de los casos, que hace posible cumplir con su visión y misión.

La importancia de la gestión administrativa radica en que la misma permite la confluencia de diversos factores que juntos hacen posible el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles para ofrecer resultados que de otra manera sería menos eficientes y eficaces para la sociedad. Dicho de otra manera, una correcta y adecuada gestión de los insumos organizacionales tiende a la optimización de los resultados, sean estos bienes o servicios requeridos para satisfacer las necesidades de los consumidores, tanto internos como externos.

En definitiva, la gestión administrativa es un proceso ejecutado de forma deliberada por una persona, o conjunto de ellas, que buscan, partiendo de una situación dada y contando con limitados recursos, generar proceso de transformación que permitan alcanzar determinados resultados que modifiquen la situación de partida.

El proceso administrativo requiere, según lo denota la teoría tradicional de por los menos cuatro aspectos fundamentales, que son la planificación, la organización, coordinación y el control. Todos ellos, desde la perspectiva de sistemas están concatenados, siendo la función del control el eje transversal de la gestión administrativa.

Las funciones administrativas

Como se ha mencionado fundamentalmente son cuatro las funciones administrativas. Ellas son: la planificación, la organización, coordinación (dirección) y el control.

Planificación. Esta es la primera de las funciones que acompañan la gestión administrativa. La planificación se relaciona con las previsiones que hace una organización con respecto a las acciones que debe tomar en el futuro. Es un mecanismo utilizado para el manejo de la incertidumbre. Con ella se establecen los objetivos organizaciones, su misión, se estiman los posibles escenario y alternativas de acción, se visualizan las posibles estrategias y se determinan cursos de acción. Todo ello significa, que la planificación permite a los gestores tomar decisiones de forma anticipada, lo cual posibilidad la gerencia proactiva, más que la reactiva.

La planificación, desde la perspectiva de la gestión administrativa, son un conjunto de acciones sistemáticas que se vale de herramientas e instrumentos intelectuales que permiten el desarrollo de modelo que pretenden estimar anticipadamente diferentes escenarios en los cuales la organización debe desenvolverse. Existiendo esa previsión es posible en consecuencia responder adecuadamente, evitando con ello la improvisación y la crisis en la toma de decisión.

La planificación visto como herramienta, permite enfrenta la complejidad, la incertidumbre y el conflicto. El actual entorno en el cual se desenvuelven las organizaciones y sus integrantes es cada vez más complejo, producto de constante cambio sociales, tecnológico, políticos y económicos. Esto agrega mayores niveles incertidumbre a la gestión administrativa y le exige más previsión y sensatez en su accionar, que haga posible la supervivencia y trascendencia de las organizaciones. La coexistencia de complejidad e incertidumbre, genera tensión a las instituciones en la cual se suceden intercambios que bajo una realidad cada vez más difícil de manejar tiende a la activación de conflictos múltiples.

Castellano (2008), explica la causa de esta complejidad por el transitar de la modernidad como etapa histórica hacia la postmodernidad como marco de comprensión de las dinámicas sociales. Menciona este autor a la modernidad como una etapa madura los movimientos filosóficos del siglo XVIII, en el cual se le da al trate a las ideas de que Dios lo gobierna todo y ofrece la perspectiva de que nada es estático, todo fluye en constante cambio. Es la liberación del hombre y el advenimiento de la tecnología y la ciencia como medio de transformación y desarrollo de la sociedad. Es el triunfo de la razón sobre las ideas veneradas e inmutables. Es el fin de la certidumbre y la imposición de la incertidumbre.

Para Antonio Francés (2006), la planificación es un proceso en el cual se establecen los lineamientos, o como él lo denomina “líneas maestras”, por medio de la cual las organizaciones desarrollan guías detallas de acción, que permiten la asignación de recursos de forma óptima. Ese proceso de creación intelectual debe ser plasmado en un documento llamado “plan”.

Organización. Es la función que pretende la unión o conjunción de individuos para que los mismos mediante su esfuerzo concatenado logren alcanzar los objetivos propuesto por la organización.

La importancia de la organización en la sociedad es radical. Tal vez de forma individual sea posible alcanzar algunos objetivos sociales, las artes, los deportes y en algunas ocasiones las ciencias y otras áreas lo han demostrado. Sin embargo, ha sido por medio de las organizaciones que los seres humanos han logrado conseguir objetivos más trascendentales. Ello ha sido demostrado a lo largo de la historia de la civilización. Fueron más éxitos los intentos de caza para la supervivencia de la especie, cuando se realizaba en equipo que cuando ello era un esfuerzo individual. En equipo, cada uno organizado, ofrecía su fortaleza personal, que en conjunto, era muy superior a las individuales, por lo cual todos se beneficiaban al lograr los objetivos planteados.

La organización permite que el esfuerzo para alcanzar las metas y satisfacer las necesidades individuales sea más eficiente. Por ejemplo, la construcción de un hospital que puede beneficiar a toda una sociedad con toda seguridad será más racional realizarla con el apoyo y esfuerzo de un nutrido grupo de persona, que con una que intente esa proeza. Tal vez ese individuo pudiera intentarlo, pero desistirá por no contar con los medios necesarios y suficiente para hacerlo.

En la sociedad moderna las organizaciones son mucho más que mero instrumentos para lograr objetivos. También son una forma de vida. Casi todos los seres humanos viven en organizaciones, la familia, los centros de trabajo, las iglesias, los centros de compra, la propia sociedad, son ejemplo de ello. La organización, está imbuido en casi todo lo que significa ser un humano. Ciertamente, una persona puede decidir es un ermitaño, pero ese estilo de vida lo hará carente de un conjunto de bienes y servicios que solo las organizaciones pueden ofrecer de manera eficiente.

Formalmente, la organización es la estructura en la cual se encuentra designadas las responsabilidades, actividades y tareas que deben ejecutar los individuos. Es una suerte de límites o fronteras establecidas, en la cual cada uno debe ofrecer su aporte para el logro de los objetivos.

Desde la perspectiva de la gestión administrativa, la organización como función se trata del diseño de los cargos y de las tareas específicas que en ellos se desarrollan, sus responsabilidades y atribuciones, así como la contribución que cada uno efectúa a la institución. También trata de la estructura, siendo el organigrama la señal más evidente de este concepto. Se establece en esta etapa la definición de los recursos que se asignan, las políticas y los procedimientos.

Es parte importante de la función organizativa, como componente del proceso administrativo, lo relacionado con el manejo de los tipos de poder, formales e informales que existen dentro de las organizaciones. Cómo se ejerce ese poder y cómo controlar que el mismo genere fuerzas creativas que procuren el fortalecimiento de la organización. En fin, debe entender claramente cual el comportamiento de la organización que se administra.

Dirección. Es la función que permite ejecutar lo planificado por medio de uso del talento humano, el cual debe ser impulsado por el liderazgo, los factores motivacionales y las expectativas racionales o emocionales, de acuerdo a las circunstancias. En todo caso, la dirección implica los esfuerzos que realizan los individuos en las organizaciones, para que esta logre sus objetivos, sin que ello implique la renuncia de los suyos por parte del personal. Justamente este el meollo del asunto, como alinear los objetivos individuales con los organizacionales, logrando con ello el máximo esfuerzo de los integrantes de la organización.

Resulta que la función de dirección debe buscar motivar al personal, diseñar e implantar un sistema de comunicación acorde con las necesidades de sus integrantes, manejar de forma acertada los conflictos latentes o evidentes, que puede existir en la organización. Es necesario que existan mecanismo para la evaluación y mejora del desempeño, que permita la administración de sanciones y recompensas que hagan posible el incremento de la productividad y el mantenimiento del orden y la disciplina.

Uno de los elementos fundamentales en la función de dirección el fenómeno del liderazgo. Para María Palomo (2010), dirigir por medio del liderazgo permite la gestión de personal. Según esta autora existe una vieja discusión entre lo que es el liderazgo y lo que es ser un dirigente. Mientras los primeros movilizan por convicción los últimos lo hacen por medio del poder. Los líderes son creativos, inspiradores, transmiten ideas y comparten una visión que es compartida. Los dirigentes, por el contrario, son cortoplacista, trabajan por lo resultados, en muchos casos tienen una visión distinta a la del equipo y basan sus acciones en las facultades del cargo que desempeñan. Es interesante mencionar a Warren Bennis (2003), citado por Palomo (2010), quien establece un conjunto de diferencia entre un dirigente y un líder. El señala que

El dirigente administra, el líder innova. El directivo es una copia, el líder es un original. El dirigente mantiene, el líder desarrolla. El directivo se centra en los sistemas y la estructura, el líder se centra en las personas. El dirigente se basa en el control, el líder en la confianza... (p.17P.

Con respecto al liderazgo existen múltiples teorías que intenta explicar este evento organizacional; sin embargo, a la fecha existe poco acuerdo con respecto al tema. El dilucidar ese tema escapa de la intención de la presente investigación, por lo cual será suficiente entender el liderazgo resulta un factor fundamental en la función de dirección y en su importancia para movilizar a las personas dentro de una organización.

Control. Esta función administrativa se refiere a la verificación y comprobación de las acciones que se llevan a cabo en la organización. Dicha tarea se realiza con el propósito de comprobar que los resultados que se están obteniendo o que se han logrados, estén conforme a los planificado o deseado. Tiene un propósito correctivo, debido a que si se observan desviaciones importantes deben realizarse las acciones pertinentes para resolver la diferencia existente. Es por esto que el control debe ser una función transversal dentro de la gestión administrativa, debido a que en cada una de las etapas de las mismas se generan acciones que pudieran suscitar fallas, lo cual pudiera poner en riesgo la posibilidad de alcanzar los objetivos organizacionales.