Estudio de Caso: Mueblexito, C.A. y su Sistema Contable

 

Introducción

A través del análisis se puede identificar la necesidad de crear un sistema, sustituir o complementar un sistema ya existente. Este proceso comprende el diseño ideal en el que no se consideran restricciones de tiempo ni de recursos porque el resultado de mejora o implementación del sistema producirá los beneficios esperados con el tiempo. Por lo general, el análisis de un sistema contable existente se lo realiza con la finalidad de confirmar que los datos y la información procesados se encuentren acorde con los requerimientos establecidos por la empresa. En la actualidad la necesidad de tener un sistema de acuerdo con los estándares de la empresa es un factor imperante, ya que el entorno cambiante exige de las empresas un análisis firme y efectivo de las nuevas situaciones, así como adoptar un diseño práctico que permita proyectar las ventajas competitivas de la organización acorde con las nuevas realidades.

Como menciona Montero (2012), el sistema contable dentro de una empresa es una herramienta fundamental porque permite mantener control de las negociaciones comerciales y financieras que realiza la empresa además de cumplir con los requerimientos de información para lograr obtener un mayor aprovechamiento de todos los recursos disponibles. Por tanto, un sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

El objetivo del presente artículo es realizar el análisis sobre la forma en la cual el sistema contable de una empresa seleccionada procesa los datos suministrados, analizando además la interfaz en el sistema y su relación con las políticas contables implementadas por la empresa, en comparación con las NIC adoptadas en Venezuela.

Este escrito se divide en la presente introducción, el desarrollo que permite alcanzar el objetivo principal de esta actividad, unas conclusiones, las respectivas referencias bibliográficas.

Estudio de Caso: Mueblexito, C.A. y su sistema contable

Mueblexito, C.A. (empresa real a la cual se le cambio el nombre) es una empresa dedicada a la producción y comercialización de muebles para el hogar, ubicada en Caracas, Venezuela, con una tienda de venta en el Centro Comercial Boleíta Center y una fábrica en la zona industrial Maturín de Guarenas. Posee en el mercado más de 10 años y durante el año 2021 tuvo ventas por US$ 80.000. Posee 15 personas como integrantes de la organización. De ellos dos conforman el área de contabilidad, uno como asistente contable y otro como contador general, quienes se encargan del registro de las transacciones económica financiera y la emisión de los estados financieros de la entidad. Adicionalmente, Mueblexito lleva dentro de su sistema contable la correspondiente contabilidad de costos, aunque esta la realiza de forma manual, basada en Excel.

La empresa lleva su contabilidad de forma automatizada, por lo cual usa el programa Profit Plus que adquirió hace tres años. El mismo le permite llevar los registros diarios, los de mayor para el posterior resumen en los estados financieros. Es un sistema contable bastante completo más para una entidad pequeña como la que se menciona en el presente análisis.

En los sistemas de información los insumos se llaman datos y los productos información. Para que pueda procesarlos y convertirlos en información, el sistema debe recibir los tipos de datos que requiere. Un sistema de contabilidad comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa. Para Catacora (1997), un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común. Tal como ilustra Gómez, (1.997), todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene tres características básicas: supra sistemas, sistemas y subsistemas.

Según lo expone Catacora (1997), en la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa, el proceso de toma de decisiones se basara necesariamente en la información generada por los sistemas de información gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la información generada es un factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.

Como menciona Gómez. F. (2003), un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo-beneficio. Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Asimismo, un sistema de información debe cumplir con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. La importancia de los sistemas contable radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información.

Señala Gómez F. (2003) las partes de los componentes de cualquier sistema son los siguientes:

• Insumos: Constituyen los componentes que ingresan (entradas) dentro del cual se van transformando hasta convertirse en producto de (salidas).

• Procesador: Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas, en productos o salidas.

• Productos: Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los fines y las metas del sistema. En la administración los productos serán los bienes y servicios.

• Regulador: Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo humano. En la administración el regulador estará constituido por los niveles   directivos y gerenciales que establecen las “reglas del juego”, por medio de políticas que se instrumentan en planes, estrategias y tácticas.

• Retroalimentación: Mediante la Retroalimentación los productos inciden en el sistema superior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar en el sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas.

Para Catacora (1997) el ciclo de vida de los sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de información computarizados. Un sistema que se compra o se desarrolla, se pone en funcionamiento y generalmente, su rendimiento se degrada en la medida en que se van usando, en razón del crecimiento del volumen de transacciones a procesar y las necesidades de información de los usuarios. Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de los sistemas son los siguientes:

• Análisis Previo: Viene como consecuencia del surgimiento de un problema o requerimiento de algún usuario o grupo de usuarios en la empresa.

• Fijación de Requerimientos: Determinar las necesidades y objetivos del sistema.

• Diseño y Desarrollo del Sistema: Especifica la forma lógica como ira a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos componentes.

• Implantación del Sistema: Una vez diseñado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la implantación del mismo, es decir ponerlo en funcionamiento.

• Madurez y Mantenimiento: Modificaciones menores para mantener la operatividad del sistema.

Por su parte, Kendall y Kendall (2011), señala que también se tiene que diseñar la interfaz que conecta al usuario con el sistema, lo cual es muy importante, pero sin dejar de diseñar los archivos o base de datos que guardaran la mayor parte de los datos necesarios para la toma de decisiones de la organización, ya que una base de datos bien organizada es la base para todos los sistemas de información. En esta fase también se trabaja con los usuarios para diseñar la salida (pantalla, impresora), que satisfaga con relación al desarrollo del sistema. El mencionado autor establece que es aquí donde se trabaja con los programadores para desarrollar cualquier software original, que se necesita, así como se trabaja con los usuarios para desarrollar la documentación efectiva para el software incluyendo manuales de procedimientos.

Mueblexito, C.A. maneja con un plan de cuenta que extrajeron del libro “Reexpresión de Estados Financieros” de Fernando Catacora (2009). Un plan de cuentas se constituye como modelo de información y control de una realidad económica concreta. El mismo debe servir como medio capaz de suministrar información cualitativa y cuantitativa de la situación patrimonial de la entidad, así como de las corrientes o flujos en términos monetarios reales que provocan o pueden provocar alteraciones en dicha situación patrimonial. El Plan de Cuentas establece la clasificación, distribución, y agrupación de las cuentas, según la naturaleza de los elementos que la integran y de operaciones que se realizan o vayan a realizarse, agrupando las cuentas por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación económica del ente o empresa en un momento dado. (AJRIOSPY, 2015).

Las operaciones que lleva cabo Mueblexito, C.A. son los cambios registrados en el activo, pasivo y el patrimonio. Una operación tiene carácter financiero, se expresa en término de dinero, y por lo general, da por resultado la transferencia de valores entre parte. Esos movimientos se registran en las distintas cuentas que conforman el sistema contable, que son segmentos sistemáticos que indican los efectos de las operaciones en una partida específica del activo o del capital. Se lleva una cuenta por separado para cada activo, pasivo, ingreso o gastos, así como el capital.

El sistema contable que utiliza la empresa hace una clara distinción entre las cuentas reales y nominales. Las primeras son el activo, el pasivo y el capital social, además de los apartados en el estado de situación financiera. Las cuentas nominales son los ingresos y gastos y aparecen en el estado de ganancias y pérdidas. Esta últimas se cierran al final del ejercicio, mientras que las cuentas reales no. Como señala Catacora (1997), un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no deben tomarse de forma aislada; indispensablemente un Hardware donde se procesa la información, un software propiamente dicho, recurso humano y políticas y normas contables adoptadas por la entidad. Un sistema contable que funcione correctamente dentro de la empresa debe contar con un recurso humano aunado a procedimientos, un programa computarizado y la aplicación de políticas y normas establecidas por la gerencia.

Por otra parte, el sistema contable maneja todos los asientos en el libro diario en el cual se registran inicialmente los hechos y las cifras esenciales asociados con todas las operaciones. Los diversos importes se transfieren del libro de asientos originales al libro mayor. Este último, que es un listado de computadora, es en donde aparecen los saldos generales de cada una de las cuentas que controlan las operaciones del negocio. El mayor general es una recopilación de todas las cuentas de activo, pasivo, capital social, de ingreso y de gastos. En el sistema que usa la entidad existe un mayor auxiliar que comprende un conjunto de cuentas que conforman los detallas que corresponden una cuenta especifica del mayor general.

Para que los registros del libro diario se contabilicen en el mayor de la empresa se debe realizar el pase al mayor. Este es el proceso automático que consiste en transferir los hechos, las transacciones y las cifras esenciales del libro de asiento original a las cuentas del mayor. Con todos estos registros el sistema emite el balance de comprobación, que es una lista de todas las cuentas abiertas del mayor y de sus saldos. En cualquier momento la administración de la empresa puede pedir al área de contabilidad un ejemplar de este documento contable. Si se elabora inmediatamente después de que todos los ajustes se han pasado al mayor, se le denomina balance de comprobación ajustada; si se elabora inmediatamente después de que se han pasado los asientos de cierre, se le denomina balance de comprobación posterior al cierre.

Es conveniente señalar que los asientos de ajuste son los que se llevan a cabo al finalizar el periodo contable con el propósito de actualizar todas las cuentas sobre una base contable acumulativa, de manera que se puede formular los estados financieros con información correcta. Por su parte, los asientos de cierre es el proceso por medio del cual se reducen a cero todas las cuentas nominales y se determinan y transfieren a la cuenta de patrimonio la utilidad o la pérdida neta del ejercicio. El contador denomina a este cierre como “cierre del mayor”, “cierre de libro” o simplemente cierre, como suele señalar.

El balance de comprobación ajustado y con el respectivo cierre de cuenta permite la elaboración de los estados financieros de la empresa. En estos se muestra la recopilación, tabulación y resumen final de los datos contables. Básicamente la empresa cuenta con cuatro estados financieros: 1.- estados de situación financiera, que muestra la posición financiera de Mueblexito al finalizar el ejercicio contable, 2.- el estado de resultado, que mide los resultados de las operaciones realizadas durante el año, 3.- el estado del flujo de efectivo, que señala los recursos aportados durante el periodo y el uso que se les dio y 4.- el estado de las utilidades retenidas, que concilia el saldo de la cuenta de utilidades retenidas desde el principio hasta finales del año.

El sistema contable de Mueblexito de acuerdo con el análisis que se le efectuó permite asegurar la integridad de los datos, así como un adecuado registro y procesamiento de las operaciones de la empresa. Esto significa que los registros se realizan de acuerdo con las normas y procedimientos aprobados por la dirección de la entidad. Ello es fundamental debido a que en caso de no poseer este tipo de pautas se corre el riesgo de que originen errores de inconsistencia en la información financiera por el peligro que se corre si las operaciones similares son tratadas en forma diferente. De forma adicional, se observó que se presenta la información financiera de manera confiable y oportuna, lo cual brinda una seguridad razonable a los usuarios de la misma y permite además la toma de decisión sustentada en bases sólidas.

El sistema contable de la empresa objeto de análisis cumple con las siguientes tareas: permite el ingreso de datos que se efectúa por medio de un comprobante de diario. Cada uno de ellos contiene al menos dos. Los anota de débitos y créditos se denominan asientos de diario, de esta manera un comprobante está conformado con al menos dos o más asientos de diario. Este registro es objeto de la correspondiente validación que una tarea que permite la verificación que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para el control de entrada desde el punto de vista de su consistencia, es decir asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los mismos. El sistema también posibilita la actualización de los registros, que consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas de mayor. Previo a la actualización de los datos del mayor, la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. Asimismo, el sistema emite los reportes que se considera una de las funciones fundamentales de un programa de contabilidad y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada.

Otro aspecto esencial del sistema contable que se analizó es comprobar que el mismo facilita la emisión de los informes contables o estados financieros que reflejan en última instancia todos los principios de contabilidad generalmente aceptados como aplicables y los procedimientos contables derivados de éstos. De acuerdo con Catacora (1997) los estados financieros son el resultado final de todo el proceso contable, de los principios aplicables y de los procedimientos de registros desarrollados. Según el autor en referencia son los estados financieros en donde se registran los juicios y criterios que una gerencia tiene de una entidad. Ellos deben reflejar razonablemente las cifras de la situación financiera y de resultados de una entidad como Mueblexito y con base a los mismos tomar una serie de decisiones que son absolutamente cruciales para usuarios tanto internos como externos.

Se tuvo la oportunidad de observar dentro de su investigación el procedimiento contable que desarrolla de manera rutinaria Mueblexito. Al respecto, Catacora (1997), define las operaciones contables como aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad afectando las cifras de los estados financieros; mientras que las operaciones no contables llamadas también administrativas se re presentan por aquellas que afectan las cifras de los estados financieros, como el documentar y comunicar las decisiones de la empresa.

En la empresa se pudo constatar la ejecución de los siguientes procedimientos u operaciones:

•          Procedimientos del efectivo.

•          Procedimiento de compra y cuentas por pagar.

•          Procedimientos de facturación y cuentas por cobrar.

•          Procedimiento de inventario.

•          Procedimientos de nómina.

•          Procedimientos para gastos generales.

•          Procedimientos de ajustes y cierres.

Según lo conversado con el responsable del área contable de Mueblexito ellos llevan de forma manual lo que corresponde a su contabilidad de costo. En tal sentido utilizan una hoja Excel y continuamente revisan los resultados para tener presente el valor de fabricación de los muebles que producen y venden.

Es importante reseñar que la empresa carece de manuales de normas y procedimientos en materia contable. Las tareas y actividades que se realiza en el área de contabilidad se derivan a prácticas rutinarias que llevan a cabos desde hace varios años atrás. Adicionalmente, también muestra otras debilidades de control interno por la inexistencia de otros documentos que regulen o guíen la gestión que ejecuta la entidad.

La ejecución contabilidad manual puede abrumar rápidamente a cualquier empresa. Por tal motivo, contar con un buen sistema contable automatizado, que permita a la entidad tener la información contable de forma oportuna o en el momento que se requiere, es una medida clave de éxito. Ello se comprueba en la actualidad cuando el cúmulo de información es cada vez mayor y excede con creces la capacidad humana de gestionarla de modo eficiente. Se debe tener en cuenta que los sistemas contables manejan un conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta estructura, por sus características, contribuye a la toma de decisiones en el ámbito de la gerencia.

El sistema contable que posee la empresa en la actualidad no se encuentra integrado con otros módulos que conforman la gestión administrativa, situación que debilita la capacidad de control todas las operaciones de la entidad de un modo eficiente. Por ejemplo, los proceso de ventas y de compras se efectúan de modo manual y la documentación que se genera luego se transforma en comprobantes que alimenta la contabilidad del negocio. Esta debilidad de los distintos interfaces del sistema complica la uniformidad del proceso administrativo y pone riesgo la integridad de la información distinta a la contable. Aquí se observa un problema de control interno.

Otra debilidad que se constató en la empresa es que la misma carece de la experticia necesaria para ajustar sus políticas y normas a lo establecido en las VEN-NIF, debido a que continúa utilizando los principios de contabilidad de aceptación general en Venezuela o VEN-PCGA a pesar que las mismas estuvieron vigentes hasta el año 2007. Es decir, que la entidad ha hecho caso omiso al proceso de transición para la adopción de la NIIF.

Se recomendó a la gerencia de la empresa que se analizó que realizasen las acciones necesarias para la adopción de las VEN-NIF. La realización de cursos, talleres y otras actividades que faciliten la tarea.

Conclusiones

Los sistemas contables son instrumentos muy importantes para el desarrollo exitoso en los negocios utilizando como un conjunto la información, permitiendo la entrada, el proceso y realimentación en el transcurso de sus operaciones. Dentro de los negocios se desempeñan funciones como comprar, almacenar, producir, vender, facturar, entre otros para las cuales se diseñan sistemas que permitan el registro y controlen operativamente los procedimientos que llevan a cabo. La razón principal que impulsa la implementación de cualquier sistema dentro de un negocio es controlar operativa y efectivamente los procedimientos administrativos de cada área o función empresarial; es así que todas las empresas modernas utilizan una variedad de procesos automáticos y sistemas que abren oportunidades para mejorar sus áreas operativas, optimizar el uso del tiempo laboral y generar información veraz facilitando de esta forma la toma de decisiones. Una de las áreas más importante dentro de cualquier empresa es el departamento de contabilidad por tal razón toda institución moderna depende y se apoya en gran medida con sistemas contables para procesar esta información; un sistema contable no es más que un proceso técnico mediante el cual se ingresan y encausan datos financieros a fin de obtener resultados acerca de la situación económica de la empresa en una fecha determinada.

En el caso de la empresa Mueblexito, C.A. se constató que posee un sistema contable que le permite emitir información oportunidad, confiable y útil para la toma de decisión; sin embargo, la misma se encuentra alejada a los criterios que actualmente exigen las NIIF y en especial las VEN-NIF. A la fecha ella no ha adoptado la transición que en Venezuela se estableció para las empresas del país.

Referencias bibliográficas

AJRIOSPY (2015). https://ajriospy.files.wordpress.com. Obtenido de https://ajriospy.files.wordpress.com:https://ajriospy.files.wordpress.com/2011/07/plan-de-cuentas.doc.

Catacora, F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial McGraw Hill.

Catacora, F. (2009). Reexpresión de estados financieros. Caracas: Comunidad Virtual de Contadores F y A, C.A. RedContable Publicaciones.

Gómez Rondón, F. (2003). Contabilidad I semestre "Teoría y Práctica". Barcelona.

Kendall, K. y Kendall, J. (2011). Análisis y diseño de sistema. 8va ed. México: Pearson Educación.

Montero Jiménez, M. B. (2012). Diseño de un sistema contable financiero aplicado a la empresa de "Protección y Seguridad Internacional PROSEI CIA. LTDA".