Influencia del entorno en los cambios organizacionales

Lo que pasa fuera de la organización importa mucho, por ser relevante y vital. Al igual lo que sucede dentro de ella. Vista como un sistema abierto la misma depende de su interrelación con su entorno para prosperar y desarrollarse. De acuerdo con las condiciones de su ambiente será el grado de estabilidad de la institución. Si la entidad se mueve en un contexto estable, es probable que pueda llevar a cabo una gestión con cierto sosiego, previsible en sus actuaciones y resultados. Ahora bien, si por el contrario convive en un escenario turbulento, lleno de incertidumbre, que es la condición que prevalece en la actualidad, es seguro que deba gerencia con crisis frecuentes y responder a cambios constante que le exige el mercado como requisito para sobrevivir. Siendo las empresas sistemas abiertos dependen del intercambio de información y productos que pueden realizar con su contexto ambiental. Ello implica un efecto de influencias mutuas. Cada uno ejerce de modo bidireccional acciones que las benefician o perjudican. De allí la relevancia de su comprensión para el correcto manejo estratégico de los eventos que ocurren a las afuera de la corporación. Según Hellriegel at al. (2009), la situación externa obliga el ente a tramitar situaciones cambiante que transmutan los escenario previstos. Ellos ponen como ejemplo el desarrollo de internet que empujó a la mayor parte de las industrias a replantear sus modelos de negocios, lo cual implicó una conversión radical en la manera en cómo funcionan.

Las organizaciones en la actualidad enfrentan un contexto dinámico y cambiante que les obliga a adaptarse de manera incesante (Perozo, s/f; Robbins y Judge, 2009). Todo lo que sucede en el medio empresarial en los diversos campos de acción muestra la capacidad de influir en los resultados de las empresas. Es más, tanto es la magnitud de ello que la incapacidad de gestionar esa realidad pone en riesgo la estabilidad y supervivencia de las instituciones. Los hechos económicos, financieros, políticos, sociales y otros tantos, pueden impactar en la gestión que ejecutan los directivos organizacionales. Esta situación requiere de atención, diagnóstico, análisis y evaluación continua para determinar la actuación adecuada ante las distintas circunstancias.

Como menciona Alfonzo y Ventocilla (2001), los cambios que se observan en el entorno se traducen en mayores niveles de incertidumbre. La misma es producto de la diferencia que existe entre la información necesaria para actuar y la que realmente se encuentra disponible al momento de la acción (Alfonzo y Ventocilla, 2001). Esa situación se traduce en el incremento de los riesgos organizacionales que atenta contra la solidez de las empresas. Las transformaciones que ocurren en medio ambiente empresarial pueden en una determinada circunstancia originar pérdida de la viabilidad del sistema que se utiliza para atender las necesidades del mercado. Es por ello, que se debe estar atento a esos movimientos en todo momento. Nunca es demasiada la atención que se le preste al contexto externo. Se debe recordar que afuera existen oportunidades, pero también amenazas. Las primeras deben aprovecharse y la segunda gestionarse de forma inteligente, con una visión estratégica.

Todo cambia. Esa es una idea que es obvia para cualquiera. El cambio es una certeza que acompaña a los seres vivos a lo largo de su existencia. Se nace, crece, madura y muere. Ello es suficiente prueba de lo continuo de los cambios. Es una verdad propia no solo para los individuos, sino que aplica también a las organizaciones como creaciones sociales. Sin embargo, tratar de comprender este fenómeno de transformación es intentar de entender un conjunto de fenómenos, movimientos, hechos y procesos continuos de una complejidad tal que resulta una tarea abrumadora. Es una realidad perenne que interviene en la vida de todos, incluyendo a las instituciones. Siempre ha estado allí, aunque que en el pasado su significancia era menos perceptible. En un ambiente estable, poco complejo, de algún modo monótono, previsible y de escaso desarrollo, las transformaciones que se evidenciaban eran en periodos relativamente largos. Pero eso cambió con el advenimiento de la tecnología y el desarrollo de una sociedad de mayor complejidad en su estructura y comportamiento. En la actualidad las transiciones son cada vez más aceleradas y en plazos muchos más cortos.

Según Collerette (2001), el cambio “es toda modificación de un estado a otro, que es observada en el entorno y posee un carácter relativamente perdurable” (p. 30). Entonces, resulta que es un recorrido de una realidad actual a otra diferente. Por su parte, Hodge, Anthony y Gales (2003), indican que un cambio es una alteración estructural del contexto que ocurre de modo constante. El solo hecho que transcurra el tiempo ya ello lleva implícito un proceso de renovación relativa. Cada momento siempre es distinto, o como diría Heráclito: nadie puede bañarse dos veces en un mismo río. No obstante, de ser esto una realidad para los fines prácticos de la organización únicamente es de interés aquellos movimientos transformadores que son significativos por su relevancia o impacto. Siendo así, cuando se expresa el concepto de cambio organizacional se refiere a aquellas alteraciones que se puede constatar en la cultura o estructura del sistema de la institución que tiene una incidencia en la vida de la misma de forma permanente (Collerette, 2001). En ello coinciden Hellriegel at al. (2009), quienes manifiestan que toda transformación es aquel que se evidencia en el diseño o funcionamiento de la corporación. Esta circunstancia implica que las modificaciones que afecten a la empresa deben convertir la percepción o visión de sus integrantes en cuanto a la situación que viven en ella.

El medio ambiente organizacional experimenta frecuentes cambio. Esta característica dificulta la gestión de cualquier organización. Se debe administrar desde la perspectiva de las exigencias de un entorno volátil que ofrece pocas posibilidades de estabilidad en cuanto a los planes y objetivos que se trazan para atender los requerimientos del mercado. Los gerentes deben manejar escenarios cada vez más complejos. Surge en consecuencia un dilema: cómo lograr cierta seguridad en la empresa, pero permitiendo que la misma posea la capacidad de adaptarse de manera creativa a las fuerzas externas (Beckhard y Harris, 1988). Ello es una condición fundamental para la supervivencia y el desarrollo. Es difícil, si bien es una tarea imprescindible, especialmente en un mundo con mayor competencia, con límites difusos, continuos avances tecnológicos, crisis recurrentes y clientes con expectativas de servicios superiores que en el pasado. Como mencionan los autores ante señalados: “ni siquiera el futuro es lo que solía ser”. Se quiera o no, esta realidad hace que lo único seguro es el cambio.

El cambio como fenómeno ineludible para la organización es un hecho natural, continuo y progresivo. Es tal su relevancia que si se gestiona de modo adecuado puede apoyar a la sobrevivencia y el crecimiento de la misma. Ello es plausible siempre y cuando exista la capacidad de adaptarse a un contexto ambiental complejo y en muchas ocasiones turbulento e impredecible. Debe entenderse que el entorno se encuentra en persistente variación por lo cual modifica sus características, circunstancias y estructura que obliga a la empresa a buscar los ajustes necesarios para mantenerse acorde a sus nuevas condiciones. El ambiente en un factor de influencia que mueve los cimientos de la institución con regularidad. En tal sentido, es esencial aprender con el soporte en las experiencias que haga posible el éxito en cualquier proceso de transformación organizacional. El aprendizaje es un objetivo relevante que facilita entender la presión ambiental, debido a que ofrece las herramientas que se requieren para atender los cambios que se necesitan.

La empresa se encuentra sujeta a fuerzas externas de cambio (Stewart, 1992). Ellas son lo que Stewart (1992) denomina ambiente operativo, que representa los elementos externos a la organización que influyen y condicionan su estabilidad y crecimiento. Dichos factores se deben reconocer de manera constante. Variables sociales, políticas, económicas, tecnológicas, poblacionales, culturales, ecológicas, entre otras, presentan una gran relevancia en el diseño de las estrategias de la institución y de su manejo racional. De forma adicional, para Hellriegel at al. (2009), los principales impulsores de transformación que provienen del ámbito exterior son fundamentalmente los clientes con sus exigencias de atención, la tecnología, los competidores y los trabajadores. A ello se le debe sumar la globalización, los avances tecnológicos y la presión que puede ejercer los grupos de interés, tales como los accionistas, entes reguladores, sindicatos, y demás (Hellriegel at al., 2009). Identificar y comprender que ocurre o cambia fuera de la frontera empresarial es clave para el manejo del negocio. Ello es el primer paso para responder de modo apropiado ante los ajustes o transformaciones que se suscitan en el entorno. Solo así será factible la supervivencia y el desarrollo sostenido. El carecer de esas habilidades puede ser catastrófico a tal punto que ponga en riesgo la existencia de la compañía en el mercado. De ello existen muchos ejemplos. O tienes la capacidad de cambiar y adaptarte o mueres en el intento.

Según Robbins y Judge (2009) existe al menos seis impulsores externos que inducen los cambios en las organizaciones. Ellas son: la naturaleza cambiante de la fuerza de trabajo. En la actualidad los colaboradores provienes de escenarios multiculturales, algunos son inmigrantes o repatriados, y en muchos casos prestan sus servicios como subcontratados. El siguiente elemento a considerar es la tecnología que modifica el diseño de los puestos y de la propia organización a una velocidad que resulta difícil de manejar. Esta realidad es una oportunidad y también una amenaza de obsolescencia. De igual forma, los factores económicos (Perozo, s/f) impulsan cambios fundamentales. La situación del mercado y su economía genera eventos que afectan la prosperidad financiera y económica de las empresas, lo cual puede hacerlas inviables, en el mediano o largo plazo. Le sigue la competencia, que es un causante de transformaciones fundamental. Ella muestra continua alteración en sus características esenciales tal como lo indican Robbins y Judge (2009) que plantea continuos retos. Por su parte, la globalización implica enfrentarse a otros en el medio local o en otros países. Un aumento de la rivalidad comercial exige una capacidad superior de adaptación a los requerimientos de los clientes, de producir con mayor rapidez nuevos y mejores bienes y servicios, de un modo más eficaz. Todo ello se debe traducir en el incremento de la flexibilidad organizacional.

Otro factor impulsor de cambio lo representan las tendencias sociales que son dinámicas, en continuo movimiento. En la actualidad existen orientaciones que se asocian a las nuevas tecnologías de la información, como el internet, por ejemplo, que permite la conmutación de datos, conocimientos, noticias y hasta entrenamiento que moldea el comportamiento del colectivo. Hoy existe el mercadeo directo por redes en la cual si un servicio o un producto son insatisfactorios para los usuarios ello se hace del conocimiento público y perjudica la credibilidad de la empresa. Con mayor frecuencia los negocios se realizan por medio de canales virtuales y disminuye la propensión de ir a lugares físicos de intercambio. Es común efectuar compra en línea y pagar por esa misma vía. Esta característica obliga a las organizaciones a adaptarse y generar nuevos modelos de gestión y operaciones.

Asimismo, siguiendo a Robbins y Judge (2009), se tiene la política mundial. Se visualiza el cambio organizacional en un entorno global, ello en función de las transformaciones que han ocurrido en el contexto de política mundial (Perozo, s/f). Circunstancias potenciadas por el proceso de globalización que involucra a todas las organizaciones y que motivan a realizar transformaciones significativas.

Además de las fuerzas externas, también se encuentra impulsores internos de la organización que son desencadenantes de cambios. Dichos factores generalmente se asocian a dos tipos de debilidades: de conductas y procesos de gestión (Gibson et al., 2011). Los primeros, se constatan al observar el comportamiento de los miembros de la institución que afectan su eficiencia, eficacia y productividad. Baja moral, alta rotación, ausentismo laboral, son síntomas de dificultades al interior de la empresa que se deben atender con cuidado. Es esencial tener presente el potencial descontento del personal, sus quejas y sugerencias y todo aquello que desnude las deficiencias que se tienen que tratar con especial interés. Toda esta situación puede desencadenar en conflictos funcionales en un principio que podrían tender a convertirse en disfuncionales si se le presta poco compromiso. Dicha realidad por lo general desemboca en actos que generan transformaciones organizacionales crecientes. Los segundos motivadores son lo que se relacionan con fallas en la toma de decisión, deficiencia en las comunicaciones y defecto en las operaciones. En tal sentido, pueden existir decisiones que se efectúan a destiempo, no se toman o se realicen de modo inadecuado y con reducida calidad. Asimismo, puede ocurrir anomalía en la elaboración de los productos o prestación del servicio, que no se entreguen a tiempo o se dejen de cumplir con las normas señaladas por la empresa. En fin, es posible que existan vicios operativos que obliga a llevar a cabo medidas que subsanen los problemas intrínsecos, por lo que debe implantarse actuaciones de trasformación muchas veces radicales que propenda a superar los eventos adversos.

La organización ante la realidad que la obliga a gestionar de forma permanente las transformaciones que le exige el entorno debe buscar atender el dilema que encierra dicho proceso, que no es otro que equilibrar el cambio irremediable y la estabilidad necesaria (Beckhard y Harris, 1988). Según los autores en referencia esta búsqueda de equilibrio operativo se traducen en varios retos fundamentales. El primero, la adaptación en el diseño de las organizaciones como consecuencia del aumento de la competencia y la tecnología, mercado más dinámicos y complejos, clientes con mayor capacidad económica, menos leales y propenso a probar nuevas posibilidades de servicios. Segundo, elaboración de novedosas estrategias que implican modificación de su visión y su propia razón de ser. Tercero, alteración en el modo de realizar negocios en respuesta al incremento de la presión que ejerce el medio ambiente, que precisa de modificaciones sustanciales en la estructura, gerencia y estilos de liderazgo. Cuarto, transformaciones en la cultura organizacional producto del cúmulo de cambios a los que se somete la corporación, dentro de la cuales se encuentran las fusiones, absorciones, reestructuración, reingenierías de procesos, entre otros, que trastoca las creencias, valores, principios, normas, reglas, costumbre y todo aquello que describe la cultura institucional.

 Referencias bibliográficas

Alfonzo, R. y Ventocilla, E. (2001). La Gerencia del Cambio Cultural. Instituto Latinoamericano de Organización y Sistemas, ILOS, pp 1-9. Disponible en: http://dkvgroup.com/wp-content/uploads/2020/01/gerencia_del_cambio_cultural.pdf

Beckhard, R. y Harris, R. (1988). Transiciones organizacionales. Administración del cambio. 2da ed. México: Addison Wesley Iberoamericana.

Collerette, P. (2001). La planificación del cambio. Estrategias de adaptación para las organizaciones. México: Editorial Trillas, S.A. de C.V.

Gibson, J., Ivancevich, J., Donnelly, J. y Kompaske, R. (2011). Organización, comportamiento, estructura y proceso. 13va ed. México: McGraw Hiil/Interamericana Editores, S.A. de C.V.

Hellriegel, D., Jackson, S. y Slocum, J. (2009). Administración. Un enfoque basado en competencias. 11va ed. México: Cengage Learning Editores, S.A. de C.V.

Hodge, B. J., Anthony, W. y Gales, L. (2003). Teoría de la organización. Un enfoque estratégico. 6ta Ed. Madrid: Pearson Educación, S.A.

Perozo de Jiménez, G. (s/f). Cambio y desarrollo organizacional. Universidad Nacional Abierta. Material instruccional.

Robbins, S. y Judge, A. (2009). Comportamiento organizacional. 13va ed. México: Pearson Edición.

Sterwart, J. (1992). Gerencia para el cambio. Planeación, entrenamiento y desarrollo. Santafé de Bogotá. Colombia: Legis Editores, S.A.

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