El plan de negocios de una empresa describe su visión, misión y objetivos, señalando las estrategias y tácticas que se pretende utilizar para alcanzar sus fines corporativos. Este instrumento sirve como base para generar los presupuestos operativos, las metas asociadas a los objetivos, así como los propios indicadores de gestión de esas metas. También impulsa los programas, proyectos, describiendo además los procesos y procedimientos inmersos en el modelo de negocio. Esto conduce al diseño de un sistema de gestión eficiente que funciona como guía para la acción futura de la organización.
El propósito de todo plan estratégico es explorar las potenciales ventajas competitivas con la que cuenta la empresa. De poseerlas, el plan señala cómo aprovecharlas, potenciarlas e incluso, modificarlas, de ser necesario. Pero pudiera carecer de ellas, entonces, el trabajo es mayor. Debe crearlas si desea sobrevivir. Sin ventajas competitivas, sin elementos diferenciadores, sin propuesta única de valor que sean percibidas o apreciadas por los clientes y el propio mercado, las organizaciones lucrativas difícilmente puedan trascender en el tiempo. Entonces, resulta relevante contar con un proceso de planificación estratégica que ofrezca la oportunidad de buscar soluciones que coadyuven a la posibilidad de éxito empresarial. El plan de negocios que se obtiene es en consecuencia, un instrumento gerencial primordial para las pretensiones futuras de la institución.
Para el diseño del plan es preciso analizar el entorno, la situación actual de la empresa, sus clientes reales o potenciales, presentes y futuros. Se debe estudiar con detenimiento a sus competidores, proveedores y otros actores externos claves. Es fundamental determinar los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos y medioambientales que puede influir en la gestión organizacional. El cómo pueden impactar esas variables exógenas en el futuro de la institución debe determinarse con claridad y profundidad. El ambiente exterior ofrece oportunidades de negocios, así como amenazas a la consecución de los mismos. Por tanto, conocerlo, estudiarlo, aprenderlo y compréndelo son acciones de estratégicas de gran valor para la supervivencia de la corporación. Examinar la naturaleza de los entornos organizativos y sus componentes es un paso crucial para el éxito empresarial.
Las organizaciones son sistemas abiertos, por lo cual, lo que pueda ocurrir en el entorno las afecta de una forma positiva o no. En tal sentido, se deben establecer las estrategias necesarias para interactuar con el mismo. Toda empresa existe dentro de un ámbito externo que impacta a sus operaciones. Para algunas instituciones el ámbito externo tiene carácter local, para otra nacional y para unas un espacio internacional o global. Esta condición supedita el diseño de sus estrategias que deben adaptarse a los mercados a la cuales sirve. Por supuesto, que esto se refleja en el plan estratégico de la institución. De allí la necesidad de entender los factores que conforman el entorno y sus impactos en el ámbito de la planificación.
La organización se encuentra integrada por componentes de su entorno, desde la finalidad de la tecnología que maneja hasta los insumos y recursos que necesita, sus clientes o su misma definición de éxito. Es imposible para cualquier empresa ignorar su realidad externa. En todo momento y circunstancia lo que sucede fuera de su frontera institucional tiene impacto en su realidad, su gestión y resultados. Ello implica que cualquier decisión de interés que tome debe tener en cuenta como se relaciona con su medio ambiente externo.
El entorno organizativo lo constituyen factores externos que de una forma u otra se relacionan con la empresa. Ella, como sistema abierto, es permeable a la influencia de lo que ocurre fuera de sus límites. Lo que acontece en el ámbito local, regional, nacional e incluso internacional puede impactar su gestión. Decisiones políticas, situaciones económicas, transformaciones sociales y demográficos, de preferencias y gustos de los consumidores, modificaciones de leyes, avances tecnológicos, reclamos por los cambios climáticos, presión por uso de energías limpias, en fin, casi cualquier cosa que suceda en las afueras de la organización incide de manera determinante en las decisiones que deben tomar y en el manejo que se debe llevar cabo. Toda esta realidad se tiene que tomar en cuenta al momento del diseño del plan estratégico institucional.
El entorno presenta una dualidad que influye en la organización. Existen oportunidades y amenazas. En un lado, se encuentran las oportunidades que hay en el mercado, recursos y otras condiciones externas que la empresa puede explotar y aprovechar para crecer y prosperar. Por el otro, las amenazas son fuerzas del ambiente que pueden poner en peligro el crecimiento, desarrollo y el éxito de la institución, o inclusive su propia supervivencia. Por ejemplo, la existencia de un nuevo competidor que desafíe la posición en el mercado es una amenaza que debe tenerse en cuenta para poder actuar en consecuencia. Es conveniente tener en consideración que todas las organizaciones hacen frente a un entorno distinto, que le es propio a sus condiciones particulares. Los factores el medio exterior que amenazan a un negocio puede proporcionar beneficios a otro. Ello implica, que cada análisis de entorno que lleve a tomar decisiones estratégicas y que se plasmen en un plan debe adaptarse a la realidad característica de la organización.
Tanto es la importancia del entorno para la supervivencia de la empresa que hechos que ocurran en el mismo pueden afectarla a tal punto que le llevan a la quiebra. Es por ello que caracterizar sus elementos claves es una función determinante de los líderes de la organización. Al momento de planificar el destino de la institución sería absurdo hacerlos sin tomar en cuenta la competencia actual y futura, las condiciones económicas y sociales del mercado, las regulaciones que existen en el sector, los grupos de poder o interés que se relacionan con la corporación, los proveedores de insumos, entre otros actores.
El entorno guarda una gran importancia en el proceso de planificación estratégica, de un modo tal, que sin su análisis adecuado todo plan que se diseñe está condenado al fracaso desde su concepción hasta su ejecución. A largo plazo una organización que le resta atención a su entorno no sobrevivirá. Para aspirar a trascender en el tiempo, sobrevivir y prosperar, las empresas deben reaccionar y aprender a gestionar de manera eficiente su medio ambiente externo. La mejor forma para manejar el entorno es a través del diseño e implantación de un plan estratégico que permita racionalizar, reflexionar y comprender los mecanismos para enfrentarlo. En tal sentido, enseguida se comenta sobre ese proceso de elaboración del plan.
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