El Proceso de Auditoría de Estado

 

Una Auditoría de Estado es aquel examen, que debe ser objetivo y posterior a los hechos, que efectúa un profesional capacitado o conjunto de ellos, generalmente al servicio de un órgano de control fiscal, conocido como Contraloría General, si es externo o Auditoría Interna si es propio de la institución. El mismo tiene como propósito determinar el nivel de transparencia, economía, eficiencia, eficacia y efectividad de las actividades, procedimientos y procesos financieros, administrativos y técnicos, así como de los programas, proyectos y planes que se ejecutan en los órganos, entes e instituciones que forman parte de la administración pública.

Las Auditorías de Estado tienen diversas finalidades. Una de ella es determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, sublegales y técnica por parte del auditado. También pretende examinar el grado de operatividad y eficiencia del sistema de control interno del objeto a evaluar. Con esto se pretende contribuir a fortalecer de ese sistema de control por medio de las recomendaciones que sean pertinentes. Adicionalmente, esta investigación busca indagar sobre la razonabilidad y exactitud de la información contable, presupuestaria y financiera del auditado. Asimismo, se propone analizar la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto en la gestión de los recursos públicos, bajo la perspectiva del uso óptimo de los mismos. Por último, con la Auditoría de Estado se pretende constatar el grado de cumplimiento de los planes y objetivos que se traza el objeto auditado.

La Auditoría de Estado como examen posterior debe cumplir un método de trabajo sistemático que garantice la transparencia, objetividad y calidad de los resultados. Es decir, esta clase de auditoría cuenta con protocolos, técnicas, pruebas y herramientas de aceptación general que ofrece la seguridad razonable de la veracidad de los hallazgos y opiniones que emite el auditor. Tanto los hallazgos, como las opiniones del auditor se basan en evidencias que se obtienen luego de un proceso de investigación que debe ser objetivo, sin sesgo y ajustado a la ética profesional. De allí la importancia de los métodos y técnicas que aplica el auditor.

Un proceso de Auditoría de Estado debe cubrir varias etapas. La planificación es la primera que debe ejecutar el auditor o su equipo. Le sigue el trabajo de campo, que es el momento en el cual se efectúa propiamente el examen posterior con la aplicación de los métodos, técnica y pruebas de auditoría. Continúa con la emisión de los informes preliminares y definitivos, con los que se ofrece información al auditado con respecto a los hallazgos más importantes. Por último, concluye el proceso con la realización de una auditoría de seguimiento, para verificar que las recomendaciones hayan sido implantadas.

De la planificación. Antes de salir al campo, el equipo auditor debe planificar el proceso de auditoría. Deben investigar a la institución que se auditará. Se debe conocer su visión, misión, su estructura, sus procesos, su sistema de control interno, así como los riesgos existentes. Ello exige un trabajo documental y de visitas exploratorias. Con esta información el equipo auditor puede establecer el objetivo general y los específicos, así como el alcance de la actuación fiscal. También le será posible preparar el correspondiente PROGRAMA de auditoría, en el cual se reseñan los procedimientos y técnicas, así como las pruebas de cumplimiento y sustantivas necesarias para obtener las evidencias de auditoría.

El auditor y su equipo debe considerar al momento de planificar su trabajo acatar los principios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material. De igual forma, debe tener presente que el costo del control nunca debe superar los beneficios que se esperan de él.

Del trabajo de campo. En esta etapa se procede a la aplicación de los procedimientos de auditoría previstos en el programa de trabajo, que hace posible evaluar el control interno y los demás elementos claves de la investigación. El propósito de esta fase, es la obtención de las evidencias que soporten los hallazgos, básicos para emitir una opinión profesional con respecto al objeto evaluado. En esta instancia se aplican las pruebas de cumplimiento y las sustantivas. Para ellos se utilizan un conjunto de técnica tales como: las verbales, oculares, físicas, documentales y escritas, entre otras. El trabajo de campo exige que el auditor y su equipo posean la experiencia, el conocimiento y la capacidad profesional que le permita alcanzar los objetivos planteados dentro del proceso de auditoría.

De los informes. Los resultados se presentan por medio de dos informes: El preliminar y el definitivo. Con el primero, el auditado recibe la información de los hallazgos que el auditor obtuvo al realizar su labor de investigación. En esta instancia el auditado tiene la posibilidad de demostrar si los hallazgos guardan relación con la realidad de los hechos o no. Ello implica que puede oponer opinión, siempre y cuando tenga medios probatorios sólidos y contundentes que permita desestimar el criterio inicial del auditor. Generalmente esos elementos probatorios deben ser evidencia físicas, documentales o de cualquier índole que justifique sin lugar a duda el intento del auditado por desvirtuar el, o los hallazgos.  En este sentido, una opinión, queja o desagrado jamás será un medio para desincorporar un hallazgo del informe preliminar. Luego de un tiempo prudencial de espera, en Venezuela son 10 días hábiles, este informe se considera definitivo, para lo cual se agregan las conclusiones y recomendaciones. Estas últimas serán objeto de un seguimiento, que se realiza en la etapa final del proceso de Auditoría de Estado.

Del seguimiento. Una vez que se entrega el informe definitivo, el auditado debe generar un PLAN DE ACCIONES CORRECTIVA. Este plan lo revisa y aprueba el órgano de control fiscal externo o interno, según sea el caso. La aprobación dependerá de la pertinencia de las acciones correctivas con respecto a las recomendaciones que se realizan en el informe definitivo y de la viabilidad de su cumplimiento. Una vez transcurrido un plazo prudencial, el auditor y su equipo proceden a realizar una auditoría de seguimiento con el propósito de detectar hasta qué punto el auditado acató las recomendaciones que se realizaron en su oportunidad.

Al final, la Auditoría de Estado tiene sentido si se cumple con la etapa final y se logra que se implanten las recomendaciones que se originan del informe final. De fallar este objetivo continuarán las falencias dentro de la administración pública en detrimento de los ciudadanos. No obstantes, se debe recordar que de acuerdo a la características de los hallazgos, de las consecuencia de los mismos sobre la transparencia, pulcritud, economía, eficiencia, eficacia y efectividad en el manejo de los recursos públicos y que se traduzcan en inobservancia de las leyes y normas, ello supondrá el inicio de procedimientos administrativos sancionatorios para quienes incurrieron en dicho desacato. De acuerdo a la gravedad de los hechos esas acciones sancionatorias, que en principio son administrativas, puede derivar en medidas penales. Por tanto, la calidad de las evidencia como medio probatorio cobra un protagonismo único.