La labor del auditor y su equipo, deben quedar
sustentados en documentos que respalden su actuación. Estos son la base de
las acciones del auditor y la prueba fehaciente de las tareas desarrolladas en un
lapso dado. Con ello es posible tener una idea de la calidad del trabajo
ejecutado y la confiabilidad de los resultados. Los documentos recopilados,
ordenados, analizados, referenciados y archivados, son los papeles de trabajo.
Esos documentos se sustentan en las evidencias que el
auditor logró recabar a lo largo de su actuación. Su juicio y opiniones se
apoyan en esas evidencias, las cuales le permiten tener el conocimiento y la
seguridad razonable que haga posible que emite un informe que señale la
razonabilidad de la situación financiera de la empresa en un momento
determinado. Una opinión, que debe aclararse en toda circunstancia, carece de
ser una verdad absoluta, siendo más bien un acercamiento razonable a la realidad
observada.
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos
que contienen los datos e información obtenida por el auditor en su revisión y
análisis, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los procedimientos
aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.
De acuerdo a Estupiñan (2006), los papeles de trabajo “incluyen todas la
evidencias obtenidas por el auditor para mostrar el trabajo que ha efectuado,
los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido”
(p. 37). Este mismo autor menciona que “en los papeles de trabajo el auditor
tiene las bases para preparar su informe, la evidencia del alcance de su examen
y la prueba de la responsabilidad profesional tenida en el curso de su
investigación” (ibídem).
Por su parte, Bermúdez (2007), comenta que los papeles
de trabajo son “todos los documentos que sirva de apoyo para el conocimiento,
confrontación, verificación, etc, es un papel de trabajo, los cuales son
conocidos también como cédulas o planillas de trabajo. En ellos el auditor escribe
su labor” (p. 67). Estos documentos forman parte del expediente que respalda la
actuación efectuada por el auditor, por lo cual de suma importancia para
evaluar la calidad, eficiencia y transparencia de su desempeño.
Los
papeles de trabajos permiten sistematizar, agilizar y hacer más eficiente la
labor del auditor y su equipo. De acuerdo a Benjamín (2007) los papeles de
trabajo “no son otra cosa que los registros de donde se describen las técnicas
y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenidas y
a la conclusiones a la que se llega” (p. 88). Estos documentos ofrecen los
soportes necesarios que permiten al auditor sostener su trabajo en las
distintas circunstancia que pudieran presentarse a lo largo de su actuación.
Los
papeles de trabajo y los documentos que los sustentan, llamados evidencias de
auditoría, son el medio que posee el auditor para demostrar el trabajo que
realizó y si el mismo fue apegado a las normas de auditoría existente. Es con
sus papeles de trabajo que puede responder ante terceros en cuanto a la
calidad, honestidad y pertinencia de su actuación. De allí del cuidado,
transparencia,
responsabilidad e inteligencia que debe tener al elaborar estos
documentos. Son los papeles de trabajo los soportes que posee el auditor para
emitir su opinión, debido a que ellos contienen la información recopilada que
sustenta todo lo que deba señalar en la oportunidad que corresponda. Su trabajo
será evaluado en función a los papeles de trabajo que haya elaborado. Por
tanto, de ellos depende para mostrar su capacidad profesional, independencia y
objetividad.
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Dentro del
proceso de auditoría, los papeles de trabajos son el enlace entre los momentos
de ejecución y de la conclusión o informe, debido a que aquellas contienen las
evidencias, los soportes o las pruebas, que permiten establecer una opinión
razonable del evento objeto de examen.
Los papeles de trabajo deben reunir los
requisitos siguientes:
- Que sean útiles y necesarios.
- Que cada documento contenga información de la
misma naturaleza, y en general que guarden inequívoca correspondencia con los
procedimientos aplicados y con las observaciones, conclusiones o
recomendaciones contenidas en los informes.
- Que su contenido
sea claro, preciso y redactado en forma impersonal.
Algunos de los
principales objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:
- Servir de registro en las intervenciones
efectuadas, para mostrar en detalle la secuencia de la labor cumplida en el
área, actividad u operación analizada.
- Constituir el respaldo de los informes, por
cuanto deben proporcionar las evidencias que sustenten, expliquen y justifiquen
las observaciones, conclusiones y recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo
pueden clasificarse de la siguiente manera:
- Los vinculados con la ordenación, planificación y programación de la intervención, tales como el oficio credencial, el memorándum
de designación, el programa de trabajo, las instrucciones de los supervisores,
las cuantas e informes de los auditores y demás documentos afines.
- Los derivados de la actividad analítica,
elaborados por el auditor a partir de la aplicación de los procedimientos y
técnicas apropiados para el tipo de intervención, tales como Cédulas de
trabajo, Cédulas Sumarias, Cédulas de Hallazgos, Minutas, acta, encuestas,
cuestionarios de control interno, así como oficios, solicitudes de recaudos y
demás instrumentos para el requerimiento de información a la entidad u
organismo controlado.
- Documentos donde consten los resultados de la
intervención, tales como informes parciales, preliminares, del auditor,
definitivo o institucional.
- Los enmarcados de la entidad controlada o de
otros organismos externos que constituyan medios idóneos para sustentar las
observaciones, conclusiones y recomendaciones derivadas de la intervención
fiscal.
Siguiendo la Declaración sobre Normas y Procedimientos
de Auditoría Interna No.2 (DNAI No. 2), emitida por la Federación de Colegios
de Contadores Públicos de Venezuela, que se refiere a “Documentación de Trabajo
de Auditoría Interna”, debe comentarse que los papeles de trabajo deben proveer
suficientes detalles de la información que sustentan los puntos encontrados en
la auditoria, y los comentarios que, en ellos se expresan, ofrezcan el
resultado esperado, para generar recomendaciones pertinentes, bien
fundamentada.
En pocas palabras, los papeles de trabajos deben constituirse
en evidencias cuyas características básicas deben ser las siguientes:
- Suficiente: Esto significa que
debe estar sustentado en hechos, adecuado y convincente.
- Competente: Es decir que sean
confiable, y cuya obtención se logre a través del uso de técnica de auditoría
apropiado.
- Relevante: Debe apoyar los
hallazgos y recomendaciones de la auditoría y ser consistente con sus
objetivos.
- Útil: Que ofrezca bases
sólidas para sostener los hallazgos y recomendaciones.
Los papeles de trabajo le permiten al auditor llevar a cabo su labor de
forma organizada. La documentación de las distintas actividades que se ejecutan
en una auditoría permite tener un control adecuado de los hallazgos que
pudieran obtenerse, lo cual se verá reflejado en el informe final. Otra
utilidad que puede observarse en el manejo de los papeles de trabajo. es la
posibilidad que ofrecen los mismos de soportar los comentarios del auditor con
respecto a la labor que ejecuta.
Indudablemente, los papeles de trabajo son un
medio estelar para dejar evidencia cierta del trabajo llevado a cabo por el
auditor. Estos documentos permiten comprobar las actividades realizadas dentro
de la auditoría, la calidad, economía y eficiencia existente dentro de las
mismas. Estos documentos son un mecanismo auxiliar de supervisión, que junto a
los planes y programas, hacen posible efectuar un seguimiento adecuado del
equipo de trabajo. Para la culminación del proceso de auditoría en un informe
escrito, los papeles de trabajo tienen una importante utilidad, debido a que
facilita la realización del mismo. Cualquier aseveración, prueba o conclusión
que se plasme en el informe debe estar respaldado suficientemente en los documentos
probatorios. A la luz de los papeles de trabajo, los involucrados en el proceso
de la auditoria pueden discutir las observaciones, conclusiones y
recomendaciones generadas a lo largo de la actuación. Evidencia en manos, es
posible revisar los papeles de trabajo, analizarlos, verificarlos, cotejarlos. En
fin, manejarlo, con lo cual es viable mejorar los resultados finales de la
actividad. Por último, los papeles de trabajo son sumamente importantes debido
a que proporciona apoyo ante reclamos de seguros, casos de fraude y litigios
judiciales.
El contenido de los papeles de trabajo puede variar de acuerdo a la
naturaleza del trabajo ejecutar, el informe a presentar, condiciones de los
registros de la organización, información financiera, administrativa, de
gestión y otras informaciones necesarias para el auditor. Sin embargo, a pesar
de las particularidades de cada auditoria, estos documentos deberían contener
los siguientes datos:
-
Nombre de la organización a la cual se le
realiza la auditoria
-
Área o cuenta que se va a examinar
-
Periodo del examen a efectuar
-
Nombre del auditor
-
Fecha en que el auditor realiza el trabajo
-
Nombre del supervisor del trabajo
-
Fecha en que el revisor realiza su trabajo
-
Índice de la hoja de trabajo
-
Referencia cruzadas, preferiblemente
alfanumérica
-
Marcas de auditoria
-
Observaciones y conclusiones
Los papeles de trabajo, de acuerdo a Gardiner (2009)
son elaborado por el auditor, los cuales prueban que las actividades que
realizó, cómo las realizó y qué resultado alcanzó. Son de su propiedad y no
tiene la obligación de entregarlo. Los papeles de trabajo deben ser
confidenciales, accesible solo a personas autorizadas, que por razones
laborales requieran de la información plasmada en esos documentos.
En casos muy específicos, los papeles de trabajos
pueden ser solicitados y entregados, bajos criterios de resguardo y seguridad
comprobados, a entes externos, tales como la Contraloría General de la
República, tribunales judiciales, cuando se ventilen casos de su interés,
compañía de seguros, para atender reclamos, entre otros.
Bermúdez, J.
(2007). Control, auditoria y revisión
fiscal. Bogotá: Ecoe Ediciones Ltda.
Declaración sobre Normas y Procedimientos de Auditoría
Interna No.2 (DNAI No. 2),
emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela
Estupiñan, R.
(2004). (2007). Pruebas selectivas en la auditoria.
Bogotá: Eco Ediciones.
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