Para elaborar el
presupuesto de efectivo se deben realizar un conjunto de presupuestos previos.
En tal sentido se comienza con el presupuesto de ventas. Con él se establece el
nivel de actividad que se proyecta tenga la organización en un periodo
determinado. Ello significa que al tener las previsiones de los ingresos, tanto
en monto como en volumen, es posible proyectar el nivel de producción necesaria
para responder a las unidades que se esperan vender.
Este presupuesto de
producción junto con la previsión de los inventarios permite establecer las
previsiones de compras. De igual forma, dentro del proceso operacional se debe
prever los gastos indirectos de fabricación necesarios para la elaboración de
los productos que se deben colocar en venta. Es conveniente aclarar, que para
los casos de empresas comerciales y de servicios el presupuesto de producción
deja lugar al presupuesto de compra de productos terminados o el de los costos
y gastos del servicio prestado.
Una vez que se elaboran los planes operativos, se deben estimar los
gastos en los cuales deben incurrir la empresa para cumplir con sus
operaciones. Estos es, presupuestar los gastos de ventas, de mercadeo y
administrativos.
Todo este conjunto de
presupuestos se conocen como presupuesto de operaciones que junto con el
financiero conforman el presupuesto maestro. El presupuesto de operaciones
permite elaborar el estado de resultado proforma, o simplemente el estado de
resultado presupuestado.
Cada uno de estos
presupuestos tiene un efecto sobre los movimientos de efectivo de la empresa.
Por ejemplo, al elaborar el presupuesto de venta se debe establecer las
políticas que se aplicarán a las mismas, es decir qué porcentaje será de
contado y cuánto a crédito, en qué plazo se requerirá que el cliente pague sus acreencias,
entre otras. Lo mismo ocurre con las compras: cuánto permitirá el proveedor que
serán de contado o a crédito, cuáles condiciones le permitirá a la empresa, así como otros aspecto
relevantes. De igual forma, los gastos de ventas, verbigracia, las comisiones
de los vendedores, los gastos de mercadeo y los gastos administrativos
afectarán los movimientos de efectivo de la organización.
Todas estas
transacciones que impactan en la disponibilidad financiera de la organización
se plasman en el presupuesto de efectivo. Este documento de planificación es,
según Horngren y Sundem (1994), “un estado de entrada y desembolso planeado y
se ve muy afectado por el nivel de operaciones resumida en el estado de
resultado presupuestado” (p. 307). En este instrumento financiero se debe
estimar las entradas de efectivo de las cuentas por cobrar productos de las
ventas, una vez se hagan realizable, las salidas originadas por los pagos que se
deben hacer a los proveedores, teniendo en cuenta los plazos para la cancelación
de las deudas causadas por las compras. También es necesario estimar los
movimientos monetarios para cancelar al personal de manera habitual, los gastos
financieros y otras transacciones que requieran aplicación y usos de los fondos
(gastos de ventas, administración, mercadeo, entre otros), teniendo en cuenta
los momentos en que se aprecian ocurran.
El presupuesto de
efectivo que se elabora adecuadamente, esto es, ajustado a premisas
técnicamente sólidas, permite a la empresa minimizar la cantidad de dinero que
se prevé permanecerá ociosa, o en caso contrario, establecer los momentos que
se tiene previsto la escasez del mismo. En uno u otra circunstancia la
administración podrá tomar las decisiones adecuadas que permita aprovechar
financieramente los excesos o cubrir el déficit. Todo esto permite crear valor desde
su tesorería a la organización.
Esquemáticamente el
presupuesto de efectivo se puede presentar de forma muy resumida en el
siguiente cuadro:
Habitualmente se establece
para el diseño del presupuesto de efectivo un saldo inicial al cual deben
adicionarse todos los cobros en efectivo que permitirá determinar la
disponibilidad del periodo. A esta se le cargan los pagos en efectivo que se deben
realizar en el mismo lapso, lo que al final resulta en la cantidad de dinero
ocioso, o deficitario, según el caso. En algunos modelos se le agrega un el
rubro, el de saldo mínimo aceptado, el cual es una especie de alerta que le
indica el punto crítico en el que la tesorería debe efectuar las acciones
necesarias para asegurar la disponibilidad de fondos.
La principal diferencia
existente entre un presupuesto de efectivo y un presupuesto general de
ingresos, costos y gastos, es que el primero permite planificar las
fluctuaciones de efectivo en un lapso determinado, mientras que los otros
muestran las transacciones que se espera ocurra en los segmentos mencionado, con
base al sistema de contabilidad por acumulación. Van Horne (2002), con respecto
a este tema refiere lo siguiente:
Los
presupuesto de entrada y salidas de efectivos sólo proporcionan información
sobre la posición prospectiva futura del efectivo de una empresa, mientras que
los estados financieros proforma incluyen cálculos esperados de todos los
activos y pasivos, además de los rubros del estado de resultado (p. 180)
Existe una diferencia
entre el flujo contable y el flujo de efectivo. La contabilidad refleja un
principio de estimación, mientras que el flujo de efectivo o de tesorería muestran
movimientos reales que ocurren tanto en la cuenta caja como en la de banco. El
beneficio contable es un reflejo del exceso de ingresos sobre los costos y
gastos, sin que ellos sea realmente entrada de efectivo. Una empresa puede
mostrar beneficios contables en un período determinado y sin embargo no tener la
capacidad de responder por sus compromisos inmediatos. Situación que la coloca
en riesgo y atenta contra su permanencia en el mercado. Como menciona muy
acertadamente Hartley (s/f), las empresas deben obtener beneficios tanto en el
corto como en el largo plazo, pero los resultados de corto plazo son
apremiantes para la supervivencia de las mismas. Es con ello que la empresa
puede continuar su funcionamiento y evitar la quiebra. Por tanto, pensar en el
largo plazo como acción estratégica es muy importante, pero para que ello
ocurra se deben tomar las previsiones en el corto plazo para que el flujo de efectivo
sea suficiente. Este mismo autor señala que “la quiebra se produce cuando la
empresa se queda sin fondos y es incapaz de hacer frente a sus obligaciones de
pago a su vencimiento” (p. 12).
Resulta entonces, que
la gestión de la tesorería de la empresa debe asegurar la adecuada gestión del
flujo de caja. Esto exige al área financiera que se asegure la entrada
suficiente de fondos, en el momento adecuado, para poder responder con las
distintas obligaciones que se deben pagar en el plazo previsto. En este sentido
se observa un problema de temporalidad o de sincronización entre los flujos de
entradas y salidas de la empresa. El tesorero debe tener la capacidad de
gestionar el riesgo operativo que esta situación plantea.
La administración del
flujo del efectivo de la empresa es compleja. Por ejemplo, muchas veces el
beneficio que se obtiene de las ventas en un periodo dado no se refleja en el
cash flow en el momento que ella ocurre debido a que esta se realiza a crédito
y las mismas se transforman en efectivo real un tiempo después. Entonces, la
empresa muestra un beneficio contable en sus libros, pero ciertamente esto no
se traduce en una variación positiva del efectivo. Ocurre una entrada de
efectivo de esa venta cuando se vence la factura y el cliente la paga. Esta
parte de la administración del presupuesto de efectivo corresponde a la gestión
de crédito de la empresa y se asocia a la cuentas por cobrar. Todo esto implica
que la utilidad neta de la empresa es distinta al flujo de efectivo de la
misma. Situación que sucede debido a las ventas a crédito como se ha
mencionado, así como por la existencia de ajuste al valor de los activos
conocidos como amortizaciones y depreciaciones.
De igual forma, una
compra no necesariamente significa una salida de efectivo cuando se realiza. Es
posible que el proveedor le ofrezca algunos días a la empresa para pagar esa
adquisición. Esta parte de la gestión corresponde al manejo de las cuenta por
pagar.
Generalmente existe un desfase
de la cuentas por cobrar y pagar, lo cual afecta la disponibilidad del
efectivo. Estas dos variables, junto con el manejo del inventario se denominan
ciclo del efectivo. Este ciclo forma parte de uno mayor conocido como ciclo
operativo.
Existen varios
elementos que puede afectar el flujo de efectivo de una empresa. Uno de ellos
es el crecimiento que puede experimentar. En primer lugar, crecer requiere de
la empresa planificación. Debe tener en cuenta que esta dinámica de crecimiento
se traduce en mayores compras de activos, aumento de las ventas, de la
adquisición de materias primas o productos, nuevas deudas o emisión de
acciones, aumentos de las cuentas por cobrar y pagar, dependiendo de las
políticas de la empresa. En fin, el aumento de las operaciones influye de forma
directa en la composición del flujo de caja por la necesidad del uso del
efectivo para responder antes las necesidades que surgen por el incremento de
las actividades de la empresa. Crecer exige recursos.
En periodo de
crecimiento la empresa experimentará posibles aumentos de los gastos de capital
lo que pudiera generar un flujo de caja negativo. Ello debido a que la
adquisición de esos activos requieren pagos casi de inmediatos y los beneficios
que se traducen en efectivo real ocurren a los largo de la vida útil de los
mismos. Por tanto, la empresa debe decidir cómo financia esos gastos de
capital: con deuda o con nuevos aporte de los accionistas en caso de que las
operaciones sean insuficientes como fuente de financiamiento.
Por otra parte, el
crecimiento también puede impactar en la política comercial de la empresa. En
cuánto se puede permitir el aumento de sus créditos a los clientes, en qué
condiciones y como maneja sus cuentas por cobrar es una decisión fundamental.
Al igual cómo gestionará sus cuentas a pagar. Ambos aspectos afectan de forma
directa el flujo de caja de la empresa por el sentido de temporalidad o de
sincronización tanto de las entradas como de las salidas de efectivo.
Igual situación
ocurrirá con los inventarios, los cuales debe ser adquiridos en mayor cantidad o
frecuencia para poder atender el aumento de la demanda que se asocia con el
crecimiento de la empresa. Esta actividad de compra afecta de forma directa los
niveles mostrado en el flujo de caja de la organización.
Como se ha mencionado,
el crecimiento que experimenta la empresa se debe planificar, debido a que si
el mismo se gestiona inadecuadamente se corre el riesgo de tener la incapacidad
de responder a esta realidad, lo cual pudiera traducirse en la posibilidad
cierta de quiebra. Por tanto, al ser el crecimiento un objetivo estratégico
fundamental también se transforma en una situación delicada para la empresa,
que requiere especial atención por parte de sus dirigentes y de los miembros de
la misma. Esto explica por qué muchas empresas que a pesar de su crecimiento
desaparecen del mercado. Ello es por su incapacidad de contar con capital o
fuentes de financiamiento suficientes que le permita responder antes las
exigencias que el crecimiento genera.
Otro aspecto que afecta
la determinación del presupuesto del efectivo, y que por tanto se debe tomar en
cuenta, es la inflación la cual se define como un aumento generalizado y
sostenido de los precios en un periodo determinado. Esta tiene un importante
impacto en el flujo de caja. Ello se debe a que la inflación genera un
crecimiento del valor o precio de los insumos, los activos y todo lo que
requiere la empresa para operar. En términos prácticos, la inflación causa
efectos muy similares en la empresa como cuando la misma está creciendo en
términos de mayores niveles de negocios. Por tanto, las estrategias para
enfrentarla son similares.
La
dirección financiera de cualquier empresa se enfrenta a un gran reto en cuanto
a la acertada gestión del flujo de caja. Son por medio de las decisiones de los
responsables de las finanzas que el flujo de efectivo puede ser manejado de un
modo tal que permita contar con los recursos suficientes para atender todas y
cada una de las obligaciones que surgen producto del giro comercial de la
institución. Ello es de importancia crucial para evitar la quiebra y la
insolvencia de la empresa.
Se
reconoce la importancia de que la empresa obtenga beneficios a lo largo su vida
económica. Esto es uno de sus objetivos fundamentales. Sin embargo, para que
ello ocurra debe asegurase que en el corto plazo pueda responder por las
obligaciones que sus operaciones le exige. Por tanto, en lo inmediato la
empresa debe tener la capacidad suficiente de generar flujo de caja positivo. Fallar
en esto le puede costar su permanencia en el mercado.
Referencias Bibliográfica
Hartley, W.C.F. (S/F) Cash flow: su planificación y control. Bilbao: Ediciones Deusto.
Horngren,
C y Sundem, G. (1994). Contabilidad
Administrativa. México: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Novena edición
Van
Horne, J. y Wachowicz, J. (2002). Fundamento
de administración financiera. México: Pearson Educación.
No hay comentarios:
Publicar un comentario