Algunas nociones de presupuesto empresarial

El presupuesto es un instrumento de planificación en el cual se cuantifican ciertos hechos hipotéticos que se suponen deberían ocurrir en el futuro. Para Polimeni y otros (2003), “el presupuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el progreso hacia el logro de tales objetivos” (p. 345). Significa, entonces, que además de ser un mecanismo administrativo de previsión, también resulta en una herramienta de control de gestión.

Para Neuner, J. (1982), “el presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios” (p. 541). Agrega además, este autor que “los presupuesto tienen por finalidad auxiliar a la dirección en la coordinación de sus funciones de venta, de producción y de administración” (ibídem). Es por tanto el presupuesto una herramienta administrativa que permite el seguimiento y control de la gestión empresarial. Apoya, además, la toma de decisión, lo cual hace posible ajustar a la organización a los cambios del entorno.

El presupuesto debe definir,

- Qué es lo que se va a hacer

- Quién lo va a hacer

- Con qué medios (materiales, financieros, humanos, entre otros)

- Qué resultados se espera alcanzar.

El presupuesto una vez diseñado, puede ser utilizado para constatar los niveles del cumplimiento de los planes establecidos por la empresa. Esto permite, en caso de existir desviaciones o incumplimiento, tomar las medidas necesarias a fin de ajustar el rumbo a seguir con respecto a la consecución de las metas. Por tanto, más allá de la cuantificación de los escenarios de corto plazo, que por sí ya es importante, este instrumento administrativo es una guía de acción para la organización, como ya se ha comentado.

La empresa tiene diversas razones para presupuestar. Alguna de ellas pueden ser: le permite prever el dinero que le ingresará y cuánto gastarán en un periodo determinado; hace posible estimar las utilidades futuras y permite identificar qué parte del negocio deben mejorar.

Importancia del uso de los presupuestos

El uso de presupuesto es tanto una herramienta de planificación como una de control. Cuando los dirigentes de una empresa establecen un rumbo de acción, un caminos a seguir, unos objetivos a alcanzar, están en el campo gerencia estratégica, y esta se apoya en el uso de los presupuesto como medio de operacionalización de esos planes estratégicos. El presupuesto permite traducir el complejo entramado de las estrategias al ámbito operativo, lo cual es muy importante si se desea al apoyo y la participación de los miembros de la organización. 

El presupuesto, además, también es importante, debido a que permite, de acuerdo a Horngre, C., Datar, S. y Foster, G. (2007), realizar tres acciones importantes:

-        ” - Promueve la coordinación y la comunicación entre las subunidades dentro de la compañía

-         -  Proporciona un marco de referencia para evaluar el desempeño

-          - Motiva a los gerente y otros empleados (p.182).

Con respecto a la coordinación y la comunicación, Horngren y otros (2007) menciona que “la coordinación consiste en hacer coincidir y equilibrar, de la mejor manera posible, todos los aspectos de la producción o el servicio y todos los departamento dentro de una compañía para que ésta alcance su meta” (p. 182). Por otra parte, la comunicación tiene que ver con el proceso que pretende que todos los involucrados en la organización reciban el mensaje que les permita entender que se espera de ellos en cuanto a su contribución a las metas

CONTÁCTEME

establecidas por la empresa. El presupuesto debe motivar a todas a las áreas a integrar esfuerzos de manera mancomunada para empujar todos hacia la misma dirección. Deben realizar esfuerzos de forma conjuntas, relacionándose como equipos de trabajos, soslayando los intereses individuales que pueden afectar el desempeño organizacional.

Los presupuestos establecen medidas anticipadas que se esperan alcanzar en un lapso dado. Que tan cerca o lejos de ellas se encuentre una unidad, un departamento o la empresa en general, de esas medidas anticipadas hace posible evaluar el desempeño de los mismos. Es decir, los presupuestos permiten comparar los resultados reales alcanzados contra los que se esperaba lograr. Esa misma cualidad de los presupuesto como mecanismos para evaluar el desempeño, se transforma a su vez en un medio para motivar a los miembros de la organización. De acuerdo a los resultados obtenidos, se harán esfuerzos adicionales para mejorar las actuaciones, cuando las circunstancias así lo exijan.

El presupuesto es un medio para maximizar las utilidades, debido a que es posible estimar anticipadamente cuál rumbo debe tomarse para alcanzar los objetivos de corto plazo. En caso de identificarse algunas dificultades o riesgos, es factible, entonces tomar las medidas necesarias con suficiente antelación para retornar a la dirección deseada.

Objetivos de los presupuestos

Los presupuestos tienen varios importantes objetivos. Una de ello es la planificación, que se logra por medio de la cuantificación de los planes establecidos por la empresa. El presupuesto permite la coordinación de la empresa. Es un mecanismo que amalgama los diferentes intereses de la organización, estimulando la unión de sus componentes en pro de alcanzar las metas establecidas en el presupuesto. Diferentes dependencias que realizan actividades distintas, poseen motivaciones disimiles e incluso aporte diferentes, deben necesariamente confluir en torno al cumplimiento del presupuesto empresarial.

La posibilidad de control es un objetivo crucial del uso de los presupuestos, que permite comparar los resultados obtenidos con los estimados con anticipación. Es una contraposición del presupuesto con lo real, lo cual permite verificar el nivel de desviación de los resultados.

El presupuesto es una herramienta de dirección que ayuda a los niveles superiores de la organización a establecer políticas, a tomar decisiones y a determinar la visión organizacional.

En última instancia, el presupuesto establece la estructura organizacional. La empresa debe adecuarse a la visión de futuro, a las previsiones del mismo, a lo que se espera alcanzar. Todo ello se traduce en el presupuesto, por lo que el diseño empresarial debe amoldarse a ese camino preestablecido.

Ventajas y desventajas del presupuesto

El uso del presupuesto supone para la empresa múltiples ventajas, dentro de la cuales se tienen las siguientes:

- Obliga a las divisiones funcionales estar atento a los objetivos presupuestarios y realizar sus mayores esfuerzos para lograrlo. Esto contribuye a la coordinación, unión y organización de la estructura. Todo trabajando para un mismo fin.

- Procura de antemano sobre las necesidades existen para el desarrollo de las actividades previstas en el presupuesto. Esto es, es posible efectuar previsiones y análisis de escenario, que afinarán la toma de decisión.

- Visión de futuro. El presupuestar hace posible establecer previamente los objetivos a alcanzar, las necesidades del mercado, los tipos de productos aceptados en ese mercado y los método de producción que debe utilizarse para producir lo que el mercado exige.

-Es una base coherente para la toma de decisión y fijación de políticas empresariales.

-Define responsabilidades. Se establece que debe hacer cada quien de la organización, cuáles son sus alcances y limitaciones, así como sus competencias y aporte al conjunto.

- El presupuesto estimula la coordinación y la cooperación. Los miembros de la organización se ven motivados a colaborar para el logro de los objetivos.

- La elaboración del presupuesto obliga a la empresa a analizar la secuencia de las operaciones, lo cual es una oportunidad para verificar el modelo de negocio, la cadena de valor y sus ventajas competitivas. Siendo posible además, evaluar posible debilidades que ponen en riesgo la marcha del negocio.

- El control que puede ejercerse por medio del presupuesto es otra ventaja significativa del uso de esta herramienta. La posibilidad de administrar los cambios detectados en el presupuesto, producto de las desviaciones en el cumplimiento del mismo es un hecho significativo que facilita el logro de los objetivos.

En cuanto a las desventajas se tiene que el presupuesto se basa en cifras estimadas, no en reales, lo crea un elevado riesgo operacional si las base de previsión no se cumplen o son los supuesto inadecuadamente establecidos.

Otra desventajas tiene que ver con el hecho de que el presupuesto es susceptible de errores e imprevistos difíciles de controlar.

La elaboración del presupuesto y sus actividades previas

Las empresas deben planificar si desean sobrevivir en entornos cada vez más complejo, en el cual la incertidumbre incrementa los riesgos financieros, de mercado y operacionales. Planificar permite poner orden en las ideas organizacionales, enfrentar escenarios, auto evaluarse, conocer cuáles son las necesidades de recursos y con cuales dispone. En fin, la planificación es un proceso que señala cuales son los caminos de pueden ser recorridos, en qué condiciones y bajo cuales consecuencias. Es tarea de la gerencia tomar el mejor de ellos, maximizando los resultados.

Sin planes, imperan las sorpresas, el desorden, el caos y la sombra del fracaso a la vuelta de la esquina. Convierte a la Administración cotidiana en un juego de azar, en el cual se espera el número del sorteo. Los planes, deben pasar del plano de las ideas, al de las acciones y esto se logra por medio de los presupuestos, que son los instrumentos a través de los cuales se cuantifican las previsiones que se reseñan en los mismos.

Para diseñar un buen presupuesto es necesario tener un conocimiento profundo de la empresa, conocer sus fortalezas, debilidades, las oportunidades que tiene en el mercado y las amenaza que este ofrece. Debe existir la adecuada exposición de los planes y de las políticas que lo acompañan. Debe contarse con la coordinación suficiente para la ejecución de los planes y políticas, debido a que sin ello la desorientación y el desorden pueden hacer inviable la concreción del presupuesto. Es necesario fijar el periodo presupuestario. Es importante que existan niveles de dirección y vigilancia, que controle constantemente los logros alcanzado durante la implantación del presupuesto. Por último y tal vez lo más importante, es el apoyo que el proceso presupuestario debe tener de la directiva de la empresa, sin esto el presupuesto es un documento que puede reposar en algún mobiliario de la institución.

Para la elaboración del presupuesto es necesario que el área de presupuesto inicie el proceso de elaboración tres o cuatro meses antes del cierre del ejercicio económico, por lo cual deben iniciarse las reuniones de trabajo pertinentes. Es necesario que se cumplan por lo menos con las siguientes etapas: Iniciación, elaboración de los presupuestos parciales, negociación y consenso, consolidación de los presupuestos, aprobación del presupuesto, y la de seguimiento y control de los presupuestos

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Etapa de iniciación. En esta etapa se debe aclarar los elementos más importantes del plan operativo anual, haciendo énfasis en los objetivos generales establecidos por la empresa, concatenando a los individuales que debe cumplir cada unidad o centro de responsabilidad.

Debe entregarse a cada uno de los responsables de elaborar el plan un “Dossier” en el que se informe aspectos tales como: antecedentes de los hechos más importantes que afectaron al presupuesto del año base, factores claves con respecto a la competencia, evolución del presente año en cuanto a los resultados obtenidos, proyecciones de las variables macroeconómicas del año a presupuestar, entre otros elementos de interés.

Debe generarse, además un plan presupuestario, o cronograma de actuación en el que se indique cuándo deben cubrirse las diferentes etapas para la elaboración del instrumento.

Etapa de elaboración de los centros de responsabilidad. En esta etapa cada centro de responsabilidad debe elaborar sus previsiones, de acuerdo a sus realidades, necesidades y características particulares. Es aquí en la que se diseñan los distintos presupuestos operativos y financieros. Algunos de ellos son los de ventas, de producción, compras, de personal, de efectivos, proformas, entre otros.

Por supuesto, el centro de responsabilidad que ofrece la información básica para el desarrollo de la actividad presupuestaria es el de venta. Es aquí en donde se realizan las estimaciones en cuanto a los niveles de ingresos que se proyecta tendrá la empresa en el lapso que abarca el presupuesto. Se prevé cantidad de bienes y/o servicios vendidos y el precio unitarios de los mismos. Con toda esta información se procede a elaborar el resto de las previsiones operativas y financieras.

Etapa de negociación y consenso. Cada centro de responsabilidad una vez elaborado sus respectivos presupuestos deben presentarlo ante los niveles de decisión directivas para su revisión análisis y aprobación. Es en este momento en cada uno de ellos ejercen el trabajo político necesario para la aceptación de sus requerimientos, en función de sus intereses particulares.

Cada centro de responsabilidad buscará que su propuesta sufra la menor cantidad de modificaciones posible. Sin embargo, la Dirección de la empresa, en virtud de su visión de conjunto, efectuará cambios y variaciones que permitan la armonía del plan de manera global, como un todo.

Ambos segmentos, los centros de responsabilidad y la Dirección de la organización entrarán en un proceso de negociación, que de acuerdo al grado de autonomía y los niveles de participación que posean los encargados de elaborar el presupuesto llevarán a un resultado final por consenso.

Todo este proceso de negociación y de consenso estará supeditado a la filosofía de gestión de la empresa, en cuanto a los niveles de imposición de criterio maneja. Puede ser una empresa en las cuales las decisiones se toman autocráticamente, o tal otra, en la que funciona la participación como mecanismos concertada de gestión.

Etapa de consolidación del presupuesto. Una vez concluidos los acuerdos y aceptados los mismos productos de los consensos alcanzados, se procede a la consolidación de los distintos presupuestos, por medio de la elaboración del presupuesto maestro.

 Etapa de aprobación. Una vez consolidado el presupuesto, el mismo debe ser aprobado por los niveles autorizados para ello. Por supuesto, que su aprobación no es una tarea automática, sino más bien productos de una serie de reuniones y presentaciones ante la dirección, que debe evaluar el impacto de las cifras que arroja el presupuesto sobre la actividad y resultados esperados de la organización.

En esta instancia es posible que se apruebe el presupuesto en las condiciones presentada, pero también puede suceder que se apruebe parcialmente, con algunas correcciones que debe llevarse a cabo, o peor aún, existe la posibilidad de que el presupuesto sea totalmente rechazado, lo que implicaría iniciar todo proceso.

 Etapa de seguimiento y control. Una vez elaborado, aceptado y aprobado el presupuesto, es necesario hacerle seguimiento al mismo, con el propósito de mantener un control de sus resultados, intentando con ello, corregir cualquier posible desviación. Ese mismo seguimiento y control permite evaluar el desempeño de los miembros de la organización, teniendo en cuenta los resultados alcanzados, según el plan.

Conclusiones

El presupuesto es un instrumento de planificación en el cual se cuantifican ciertos hechos hipotéticos que se suponen deberían ocurrir en el futuro. El presupuesto una vez diseñado, puede ser utilizado para constatar los niveles del cumplimiento de los planes establecidos por la empresa. Esto permite, en caso de existir desviaciones o incumplimiento, tomar las medidas necesarias a fin de ajustar el rumbo a seguir con respecto a la consecución de las metas. Por tanto, más allá de la cuantificación de los escenarios de corto plazo, que por sí ya es importante, este instrumento administrativo es una guía de acción para la organización.

El presupuesto permite la coordinación de la empresa. Es un mecanismo que amalgama los diferentes intereses de la organización, estimulando la unión de sus componentes en pro de alcanzar las metas establecidas en el presupuesto. Diferentes dependencias que realizan actividades distintas, poseen motivaciones disimiles e incluso aporte diferentes, deben necesariamente confluir en torno al cumplimiento del presupuesto empresarial.

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