sábado, 10 de diciembre de 2016
domingo, 22 de mayo de 2016
La Formación Continua como Herramienta Potenciadora de la Administración Pública
La formación continua como herramienta potenciadora de la administración pública from Jesús Rodolfo Andrade León
NOTA: Si tiene alguna dificultad para visualizar el PDF, puede hacer CLICK en el Link de arriba
lunes, 8 de febrero de 2016
La Gestión Administrativa
La Gestión
La sociedad actual confronta serías dificultades para atender sus múltiples necesidades, siendo los recursos disponibles para satisfacerla escasos por naturaleza. Cada día se habla con
mayor fuerza de mejorar la productividad y la eficiencia. Se incentiva a la
sociedad de ser más equilibrada en el uso de los recursos. Ello es cada vez más
relevante, por lo cual se encuentra bajo escrutinio constante.
En este escenario las organizaciones pasan
a tener un rol fundamental. Son ellas las llamadas a atender las exigencias de
la sociedad. Son las organizaciones las principales protagonistas de la
sociedad moderna. Son oferentes y consumidores al mismo tiempo. Son la suma de
talentos, que supera ampliamente cualquier esfuerzo individual. Por tanto, de
las organizaciones se espera que alcance sus objetivos y metas.
Las organizaciones para el logro de sus
objetivos, que le permita su supervivencia y desarrollo deben ejecutar
cotidianamente un conjunto de actividades que tienen que estar enmarcados o guiados
por una intencionalidad que le haga posible entender el entorno con la cual
convive, utilizando, además, los recursos y talentos proveniente de su
interior. Todo para buscar satisfacer las necesidades de diversos grupos de
interés.
Ello es posible cuando se efectúa una gestión administrativa eficiente, eficaz y efectiva. Ahora bien, se entiende por
gestión administrativa al proceso que comprende la ejecución de determinadas
funciones y actividades, que se efectúan en las organizaciones para que en las
mismas se pueda dirigir, administrar, dinamizar, organizar y aprovechar los
recursos, así como al talento humano que haga posible la consecución de los
objetivos organizacionales. Para Terry, citado por Hurtado (2008), a través de
la gestión administrativa que, es un arte, se alcanzan resultados utilizando
ciertas habilidades. Dichas habilidades se sustentan en el conocimiento, la
aptitud y actitud, de los dirigentes de una organización. Por su parte
Chiavenato (2008) define a la gestión
administrativa como “el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”
(p. 10).
sábado, 30 de enero de 2016
miércoles, 27 de enero de 2016
Estructura del Control Interno
La teoría de control interno que ampara el presente escrito proviene del informe COSO (Committee of Sponsoring
Organizations- dependiente de la comisión parlamentaria Treadway de EE.UU).
Dicho documento fue publicado en EEUU en el año 1992. Según Rebaza y Santo
(2015), ese documento fue producto de la necesidad surgida por los procesos de
integración de la economía mundial que requería de un modelo integrador de las
diferentes prácticas de control interno existente a la fecha. Fue un intento de
crear un marco conceptual que permitiera la operacionalización de las
herramientas del control interno. A través del COSO se pretendió crear un
modelo estándar que permitiera la evaluación del control interno, estableciendo
las mejores prácticas para su diseño e implantación en las organizaciones.
De acuerdo a Viloria (2005) y Mantilla (1998) el modelo teórico COSO, el control interno se encuentra estructura en cinco componentes: el ambiente de control, la evaluación de riesgo, las actividades de control, la información y comunicación y supervisión, seguimiento o monitoreo.
El ambiente de control. El control interno debe fundamentarse en una actitud ética, honesta y
transparente de los miembros de la organización, comenzado por los líderes de
la misma. El control debe ser visto como un mecanismo de mejoramiento continuo,
que permite minimizar riesgos y en el que cada individuo aporta soluciones
importantes. Para Estupiñan (2006) el ambiente de control “es el elemento que
proporciona disciplina y estructura…se determina en función de la integridad y
competencia personal de una organización; los valores éticos son elemento
esencial que afecta a otros componentes de control” (p. 4). En ello coincide la
firma Coopers & Lybrand (2007), quienes afirman que la mencionada variable
o componente influye de manera importante en la creación de una conciencia de
control en el personal, es un modelador del comportamiento organizacional y
fortalece la disciplina institucional.
El ambiente de control se encuentra asociada
a la cultura organizacional de la organización. El control interno debe
fundamentarse en esas creencias, actitud, valores y aceptación por parte de sus
integrantes de la institución. Sin embargo, debe reconocerse que para la
existencia de un ambiente de control propicio es necesario que la dirigencia
predique con el ejemplo. Muy poco efecto tendría el diseño de un sistema de
control interno que sea inobservado desde la cumbre de la organización, lo cual
ocurre con frecuencia. Según Rebaza y Santos (2015), el ambiente de control
tiene como pilares fundamentales la integridad, los valores éticos y la propia
estructura organizativa.
Para Mantilla (1998), el ambiente de control
“consiste en la integridad, los valores éticos, y la competencia del personal
de la entidad, así como la filosofía y el estilo de operación de la
administración” (p. 9). El autor en referencia se refiere al “tono en los
alto”, lo cual significa que las máximas autoridades, debe propiciar con el
ejemplo la existencia de un ambiente propicio para el fortalecimiento del
control interno de los procesos, situación que redunda en beneficio de la
organización y de todos sus integrantes.
Con respecto al “tono en los alto”, White y
Prywes (2010), mencionan una investigación desarrollada en la Universidad de
Michigan, EEUU, la cual estuvo enfocada en el estudio del control interno de un
conjunto de empresas estadounidenses. Explican los autores que los resultados
de la investigación mostraron un factor preponderante que afectaba la
eficiencia del control interno en cualquier organización. Ello lo llamaron “el
tono en la cúpula”. Al respecto comentaron que “los empleados tiene que saber
que sus líderes esperan que se rijan por normas transparentes de integridad y
por las políticas y procedimientos establecidos, de lo contrario sufrirán las
consecuencias. Por ello, se le pedirá cuentas” (p. 58). Un fuerte liderazgo
enfocado en el control interno como un valor intrínseco, es una condición
importante para el fortalecimiento de la gestión administrativa. Poco se les
puede requerir a los integrantes de un cuerpo social si sus dirigentes ofrecen
ejemplo de actuación que distan de la moral y la ética.
El
ambiente de control influye de manera decisiva en la forma como la organización
diseña sus actividades, debido a que impacta los objetivos y metas, en cuanto a
la posibilidad de alcanzarlos. Las instituciones con sólidos sistemas de
controles internos, lo son por tener a personas involucradas, con clara
conciencia de su importancia en la organización y de su responsabilidad en el
éxito de la misma. Poseen fuerte arraigo y compromiso institucional, siendo
parte de una cultura organizacional en el que control es un componente de ella.
En fin, hacen gala de un tono por lo alto positivo: el ejemplo de la moral,
integridad y la ética desde arriba.
La
evaluación riesgo.
La
organización para ejecutar sus actividades rutinarias debe enfrentar diversos
riesgos financieros, de mercados y operacionales, entre otros. Unos alimentados
por circunstancia externas y otras internas. Ahora bien, un riesgo puede
definirse como la probabilidad de que ciertos objetivos no sean alcanzado
(Viloria, 2005). Por su parte, Rebaza y Santos (2015) afirman que esa
posibilidad obstruccionista a los objetivos deseados puede originarse por
eventos internos y externos. Las causas que impiden el logro de los objetivos
organizacionales pueden ser diversas, pero es necesario que ellas sean
identificadas, previstas, conocidas y por supuestos afrontadas. De allí radica
la importancia de la evaluación de los riesgos.
Los riesgos deben ser
administrados con el propósito de minimizar su impacto en la organización, pero
para ello es necesario evaluarlos, lo cual a su vez requiere que sean
adecuadamente identificados y analizados. Los riesgos deben asociarse con las
metas y objetivos que ponen en peligro, debido a que ellos merecen los mayores
esfuerzos y atención. Debe recordarse, que administrar tiene sus costos, por lo
cual el manejo de los riesgos debe efectuarse con criterios de economía y
eficiencia.
Evaluar los riesgos implica su identificación
y análisis, “que se relaciona con el logro de los objetivos; la administración
debe cuantificar magnitud, proyectar su probabilidad y sus posibles
consecuencia” (Estupiñan, 2006: p. 6).
La
evaluación de riesgo debe conllevar al establecimiento de políticas de
administración que permita su manejo, para ello es necesarios establecer
las normas y procedimientos para que
haga posible de manera lógica identificar los riesgos, cuantificarlos,
valorarlos y minimizarlos.
Las
actividades de control.
Al
respecto Coopers & Librand (1997), menciona que las actividades de control
se refieren a “las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se
llevan a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman
las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
consecución de los objetivos” (p. 5). Cada acción que se lleva a cabo en la
institución tiene aparejado las correspondientes actividades de control. Desde
la más simple transacción hasta la más compleja, son objeto de mecanismos de
control interno: una firma, un sello, una revisión, una conciliación o una
autorización, son ejemplo de ello.
Actividades de control
bien diseñadas y por supuestos, respetadas y justamente aplicadas, minimizan de
manera considerable la exposición de los riesgos. De allí su importancia para
la institución.
De acuerdo a Estupiñan (2006), las
actividades de control se clasifican en:
“Controles preventivos
Controles detectivos
Controles correctivos
Controles manuales o de usuarios
Controles de cómputos o de tecnología de
información
Controles
administrativos” (p. 7)
La
información y la comunicación.
Un
sistema de control interno eficiente debe permitir el manejo adecuado de la
información que se genera en los procesos. Debe ser posible obtener, analizar y
suministrar información que sea útil, oportuna y pertinente para los miembros
de la organización y que permita que los mismos ejecuten sus actividades y
cumplan sus responsabilidades de acuerdo a lo que se espera de ellos.
Resulta importante para
las organizaciones tener una perspectiva clara de lo que representa la
información y la comunicación. Ellas son elementos que permite la generación de
conocimiento que coadyuva al crecimiento y desarrollo de las mismas. En el
medio interno y externo de la organización existen infinidad de datos, que
estando aislados no agregan valor, pero siendo manejados, combinados y
transformados de acuerdo a determinados objetivos, son convertidos en
información, la cual por medio de un proceso de análisis crítico permite
obtener el conocimiento necesario para fortalecer la comunicación institucional
y la toma de decisiones.
En los procesos
generados por las operaciones de la organización, debe existir mecanismo que
permitan de manera oportuna verificar que los resultados se están alcanzando
según lo esperado. De constatarse alguna desviación el sistema de información
debe ser capaz de señalarlo, permitiendo que se tomen los correctivos
necesarios. Ese mismo sistema de información debe posibilitar la comunicación
clara, transparencia y ágil de los involucrados en el proceso o procedimiento
objeto de control.
Es
necesaria la existencia de un sistema de información que permita, en tiempo
real, el manejo de reporte e informes útiles para la toma de decisión.
Supervisión,
seguimiento o monitoreo.
Las
actividades que rutinariamente se ejecuta en una organización y las cuales con
objeto del sistema de control interno, deben ser monitoreadas constantemente
para verificar que el mismo esté funcionando adecuadamente, es decir que
funcione según lo planificado. Esta situación es imprescindible para el manejo
de los riesgos.
De lo antes señalado se
desprende que el monitoreo y seguimiento del control interno es un proceso
continuo y periódico que permite su evaluación constante, con lo cual se logra
establecer cuál es el nivel de funcionamiento del mismo. Todo ello permite, en
caso de ser necesario, tomar los correctivos que sean necesarios.
El mantenimiento de un
sistema de supervisión y seguimientos de los controles internos es muy
importante en entornos dinámicos, en los cuales los cambios son cada vez más
acelerados. Esos cambios, ponen en riesgo de obsolescencia a cualquier
mecanismo de control. Acciones eficientes en el pasado, pueden no serlo en el
presente, por lo cual conveniente estar atento a ello, para ajustar cuando sea
necesario, hecho que asegura que el cumplimiento de los objetivos y la
salvaguarda de los activo sea posible.
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